Od 1 maja 2026 r. nowe zasady liczenia stażu pracy obowiązują już wszystkich pracodawców, także w sektorze prywatnym. To moment przełomowy, bo po raz pierwszy na szeroką skalę można wliczyć do stażu pracy okresy wykonywania działalności gospodarczej, współpracy B2B czy pracy na umowach cywilnoprawnych. Kluczowe jest jednak to, że nic nie dzieje się automatycznie. Bez aktywności pracownika lata doświadczenia mogą przepaść. Wyjaśniamy jakie działania należy podjąć, aby korzystać z uprawnień wynikających z doliczonego stażu pracy.
Zmiany w stażu pracy od 1 maja 2026 roku obejmują też sektor prywatny
Zmiana przepisów od 1 stycznia 2026 r. rozszerzyła definicję stażu pracy. Do tej pory liczył się głównie etat. Obecnie uwzględnia się także inne formy aktywności zawodowej, o ile były związane z pracą i często także z ubezpieczeniem społecznym. Od 1 maja 2026 r. regulacje obejmują już wszystkich pracodawców, co oznacza pełne wdrożenie reformy.
Najważniejsza różnica polega na tym, że pracownik sam musi udokumentować te okresy. Pracodawca nie ma obowiązku ich samodzielnego ustalania ani poszukiwania danych.
Jakie okresy można doliczyć do stażu pracy?
Zakres możliwych do uwzględnienia okresów jest szeroki i obejmuje różne formy aktywności zawodowej.
- Działalność gospodarcza i współpraca
Do stażu można doliczyć prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, także w okresie korzystania z ulgi na start. Uwzględnia się również współpracę jako osoba współpracująca przy działalności.
2. Umowy cywilnoprawne
Nowe przepisy obejmują umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług oraz umowy agencyjne. Wliczana może być również współpraca realizowana w ramach takich kontraktów.
3. Spółdzielnie
Do stażu zaliczane są okresy pracy w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz spółdzielniach kółek rolniczych.
4. Opieka nad dzieckiem
Uwzględnia się także okresy zawieszenia działalności gospodarczej z powodu opieki nad dzieckiem oraz czas wykonywania obowiązków jako osoba współpracująca w takim okresie.
5. Praca za granicą
Możliwe jest doliczenie pracy wykonywanej poza Polską, również poza etatem, pod warunkiem jej odpowiedniego udokumentowania.
Niezbędne uzyskanie zaświadczenia z ZUS
Podstawowym źródłem danych jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wydaje on zaświadczenia na podstawie informacji zgromadzonych na koncie ubezpieczonego.
Wniosek składa się elektronicznie poprzez platformę eZUS w zakładce Usługi. Należy wyszukać formularz dotyczący wydania zaświadczenia i przesłać go online. ZUS przygotowuje dokument na podstawie zgłoszeń do ubezpieczenia i odprowadzanych składek.
Co zrobić, gdy ZUS nie ma danych?
W wielu przypadkach szczególnie przy starszych okresach lub nieregularnych umowach dane mogą być niepełne. W takiej sytuacji konieczne jest złożenie wniosku o postępowanie wyjaśniające.
Do wniosku można dołączyć różne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy, takie jak umowy, rachunki, wpisy do ewidencji działalności gospodarczej czy dokumenty zagraniczne. Im bardziej kompletna dokumentacja, tym większa szansa na pozytywne rozpatrzenie.
Okresy sprzed 1999 roku
Dla okresów sprzed reformy systemu ubezpieczeń obowiązują odrębne procedury. Jeśli aktywność przypada wyłącznie przed 1999 rokiem, stosuje się wniosek US 7. Jeśli obejmuje także lata późniejsze, konieczne jest połączenie dokumentów US 7 i USP.
Uzyskane zaświadczenia i dokumenty należy przekazać do działu kadr lub bezpośrednio pracodawcy. Dopiero na tej podstawie następuje przeliczenie stażu pracy.
Bez tego etapu nawet komplet dokumentów nie wywoła żadnych skutków prawnych. Pracodawca musi mieć formalną podstawę do aktualizacji stażu.
Jakie korzyści daje przeliczenie stażu?
Najważniejsze efekty to zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, często do 26 dni, a także dostęp do dodatków stażowych, odpraw i nagród jubileuszowych. W praktyce może to oznaczać realny wzrost wynagrodzenia i dodatkowych świadczeń.
Ustawodawca wprowadził ograniczenie czasowe na złożenie dokumentów. Pracownicy mają 24 miesiące od momentu objęcia przepisami.
Dla sektora publicznego termin liczony jest od 1 stycznia 2026 r., a dla sektora prywatnego od 1 maja 2026 r. Po upływie tego okresu niewykazane lata nie będą mogły zostać doliczone. Każdy, kto pracował poza etatem, powinien jak najszybciej podjąć działania. Brak wniosku oznacza utratę lat stażu, które mogą mieć znaczący wpływ na warunki zatrudnienia i przyszłe świadczenia.
