Wydatki na noclegi w hotelu i bilety lotnicze – kiedy przedsiębiorca może je zaliczyć do kosztów?

Dyrektor KIS w wydanej 19 lipca 2023 r. interpretacji podatkowej   stwierdził, że przedsiębiorczyni może zaliczyć do kosztów działalności m.in.: noclegi w hotelu i bilety lotnicze (0113-KDIPT2-1.4011.423.2023.2.AP). Kiedy taki wydatek może być kosztem? I jak dokumentować koszty w działalności gospodarczej? - tłumaczymy 

Wnioskodawczyni prowadząca działalność modelingową i sprzedająca swoje usługi na platformie internetowej, która polega na świadczeniu usług modelingowych prezentowanych na platformie internetowej, jak również robieniu zdjęć, które są również zamieszczane na platformie internetowej, skierowała wniosek dotyczący zaliczania do kosztów działalności określonych wydatków. Jak tłumaczyła we wniosku,  dostęp do platformy mają subskrybenci, którzy po opłaceniu subskrypcji miesięcznej zyskują dostęp do oglądania zdjęć i wysyłania wiadomości prywatnych. Klienci mają możliwość zapłacenia za Custom Requests — personalne zdjęcie zgodne z ich wymogami lub za film, również według ich uznania, które jest im udostępniane w wiadomości prywatnej po uiszczeniu opłaty.

Co może być kosztem działalności?

Wnioskodawczyni wskazała, że w związku z prowadzoną działalnością ponosi różne koszty. W celu nagrania filmu, czy wykonania sesji zdjęciowej, musi zadbać o odpowiednią scenerię, otoczenie, czy tło związane z nagraniem. Przedsiębiorczyni wskazała, że ponosi wydatki na zakup biletów (lotniczych, przewozu pociągiem, autobusem), zakup usług noclegowych (pobyt w hotelu, apartamentach, etc.), biletów wstępu/wejścia na różnego rodzaju eventy/miejsca/przestrzenie dla siebie i w przyszłości dla operatora, którego zamierza zatrudnić.

Źródło: Shutterstock

Wydatek zaliczany do kosztów musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą

Wnioskodawczyni wskazała, że jej działalność polega na świadczeniu usług modelingowych prezentowanych na platformie internetowej. Klienci zainteresowani zakupem usług dokonują płatnej subskrypcji na platformie internetowej, otrzymując dostęp między innymi do zdjęć, filmów i możliwości rozmów prywatnych w formie czatu z wnioskodawczynią. Zdjęcia, filmy są tworzone i realizowane przez przedsiębiorczynie. Dodatkowo wnioskodawczyni wskazała, że zamierza zatrudnić  osobę fizyczną na stanowisku operatora w sierpniu 2023 r. Operator będzie współpracował na podstawie umowy zlecenia. Wydatki, na operatora, to: koszt wynagrodzenia dla zleceniobiorcy, bilety wstępu na różnego rodzaju eventy, wydatki na usługi noclegowe, wydatki na bilety, wydatki na zakup sprzętu niezbędnego do realizacji zdjęć i filmów. Wszystkie poniesione wydatki będą związane z rodzajem prowadzonej działalności. Zdjęcia i filmy są realizowane w różnych miejscach, obiektach. Wnioskodawczyni  nie jest w stanie wykonywać działalności bez wsparcia operatora. Operator zajmuje się wykonywaniem zdjęć, robieniem filmów, organizowaniem scenerii. Co istotne, operator posiada odpowiednie wykształcenie, tj. jest z zawodu technikiem grafiki i poligrafii cyfrowej, te umiejętności umożliwiają obróbkę zdjęć i finalnie lepszy jakościowo produkt dla klienta.

Kiedy wydatek można zaliczyć do kosztów?

Dyrektor KIS wskazał, że możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów podatkowych uzależniona jest m.in. od łącznego spełnienia następujących przesłanek:

-        wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

-        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

-        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

-        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;

-        został właściwie udokumentowany;

-        wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Ważny związek przyczynowo skutkowy między działalnością w ponoszonymi wydatkami

Jak wskazał Dyrektor KIS, w przypadku świadczenia usług należy przyjąć, że pomiędzy wydatkami a prowadzoną działalnością gospodarczą musi istnieć obiektywny związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Na podstawie pozyskanej interpretacji przedsiębiorczyni będzie mogła zaliczyć do kosztów wydatki na zakup biletów (lotniczych, przewozu pociągiem, autobusem), zakupu usług noclegowych (pobyt w hotelu, apartamentach, etc.), biletów wstępu dla siebie i operatora, pod warunkiem wykazania, że były konieczne do właściwego przygotowania do udziału w zdjęciach do filmów oraz sesjach fotograficznych i wydatki te służą charakteryzacji otoczenia i są niezbędne do prowadzenia działalności. Ponoszone wydatki muszą być właściwe udokumentowane i niezbędne dla  prowadzonej działalności gospodarczej.

KosztyFormy zatrudnieniaFormy opodatkowaniaPodatki 2023