Szkolenie zarządu w kosztach podatkowych

Robert Nogacki

Wydatki na szkolenie kadry zarządczej zatrudnionej w oparciu o inną umowę niż umowa o pracę, sfinansowane przez podatnika, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Choć twierdzenie to wydaje się proste, organy podatkowe nie zawsze zgadzały się z takim podejściem, często kwestionując możliwość klasyfikacji w koszty podatkowe wydatku niedotyczącego pracownika. W ostatnim czasie można jednak zaobserwować korzystniejsze dla podatników stanowisko fiskusa.

Warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu

Zgodnie z przepisem dotyczącym kosztów uzyskania przychodów możliwe jest odliczenie dla celów podatkowych wszelkich kosztów, o ile nie są wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem, że wykaże się ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Znaczenie ma także cel poniesienia wydatku. Innymi słowy, kosztami uzyskania przychodów są, poza wyjątkami, wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Podsumowując więc, aby zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu, muszą być łącznie spełnione następujące warunki: (i) w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika; (ii) jest definitywny; (iii) zachodzi związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a przychodem; (iv) spełniony jest cel – uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów; (v) odpowiednia dokumentacja; (vi) wydatek nie został wykluczony przez ustawodawcę.

Związek przyczynowo-skutkowy

Duże trudności interpretacyjne sprawia warunek zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem (celem wydatku). Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Może to być związek o charakterze bezpośrednim – poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła lub pośrednim.

W przypadku szkolenia kadry zarządczej niezbędne jest więc uzasadnienie, jak wydatek poniesiony na uczestnictwo członka kadry zarządczej w szkoleniu może przełożyć się na osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła. Przykładowo w interpretacji z 28 maja 2014 r. nr ITPB1/415-287/14/MP fiskus uznał, że wydatki na sympozja i kursy poświęcone kontaktom z chorym mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, gdyż zwiększają wiedzę podatnika w zakresie prowadzonej działalności, podczas gdy w interpretacji z 16 maja 2013 r. nr IPTPB1/415-147/13-2/AP organ uznał, że wydatki na studia doktoranckie, jako zwiększające ogólny poziom wiedzy, nie mogą być kosztem podatkowym z uwagi na brak związku pomiędzy wydatkiem a prowadzoną działalnością.

Powyższe przykłady pokazują więc, że w przypadku szkoleń czy kursów należy dokonać każdorazowo weryfikacji, czy istnieje związek pomiędzy poniesionym wydatkiem (szkoleniem) a działalnością gospodarczą i przychodami.

Przykładowa interpretacja Dyrektora KIS

O konieczności weryfikacji związku przyczynowo-skutkowego przekonał się podatnik, który wystąpił z wnioskiem o indywidualną interpretację, wskazując, że ponosi lub refinansuje koszty indywidualnych kursów oraz szkoleń, których uczestnikami jest kadra zarządzająca. Zgodnie z treścią zapisów umowy zlecenia o świadczenie usług w zakresie zarządzania szczegółowy zakres szkoleń, w jakich powinni oni uczestniczyć, został określony w formie załącznika do Umowy. Dyrektor KIS w interpretacji z 27 czerwca 2019 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.176.2019.3.AS, potwierdzając stanowisko podatnika, wskazał, że wydatki Spółki na kursy i szkolenia uzupełniające aktualizujące wiedzę i kompetencje kadry zarządczej, poniesione na podstawie umowy zlecenia o świadczenie usług zarządzania mogą stanowić koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że z zawartych umów/uchwał bądź z postanowień/regulaminów/statutu wynika konieczność poniesienia ww. wydatków na rzecz kadry zarządczej. Dodatkowo organ zaznaczył, że celowość poniesienia wydatku powinna zostać wykazana przez spółkę w momencie poniesienia wydatku. Zatem w przypadku wydatków na szkolenia powinno się wcześniej zweryfikować związek z działalnością i cel wydatku. Warto przy tej okazji skontaktować się z doradcą podatkowym, który, znając orzecznictwo i interpretacje organów, pozwoli zminimalizować ryzyko podatkowe w tym zakresie.

Umowa o pracę vs umowa cywilna

Warto zwrócić uwagę na poczynione rozróżnienie pomiędzy umową o pracę a umowami cywilnymi. Analizując interpretację, wydaje się, że zdecydowanie więcej pracy administracyjnej należy wykonać w przypadku kadry zarządczej zatrudnionej na podstawie umowy cywilnej niż przy umowie o pracę. W szczególności organ wskazał, że w przypadku umowy o pracę jedynym wymogiem jest przeanalizowanie celowości szkolenia. Z kolei w przypadku, gdy zarządzający nie są pracownikami konieczność ponoszenia wydatków winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku – z uchwał wspólników, umowy spółki czy też regulaminów lub statutu. Powoduje to konieczność głębszej weryfikacji umów cywilnych zawieranych z zarządzającymi, aby w takich umowach znalazły się odpowiednie zapisy, co pozwoli zminimalizować ryzyko podatkowe.

Koszty