Przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb ZFŚS

Gazeta Podatkowa

Jednym z obowiązków pracodawcy jest zaspokajanie w miarę możliwości potrzeb socjalnych pracowników. W większości przypadków realizacja tego obowiązku następuje w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca, przyznając świadczenia socjalne z tego Funduszu, musi mieć na względzie zasady przetwarzania danych osób uprawnionych do świadczeń.

Minimalny zakres danych

Kodeks pracy, określając katalog podstawowych obowiązków pracodawcy, jako jeden z nich wskazuje obowiązek zaspokajania przez pracodawcę, w miarę posiadanych środków, potrzeb socjalnych pracowników (art. 94 pkt 8 K.p.). Zazwyczaj pracodawcy, którzy mają możliwość wywiązywania się z tej powinności, czynią to poprzez prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wydatkowanie środków tego Funduszu następuje na zasadach określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.). W odniesieniu do przyznawania ulgowych świadczeń ustawa ta przewiduje wymóg stosowania tzw. kryterium socjalnego, tj. brania pod uwagę całokształtu sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej. Aby dokonać takiej oceny, pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tej sytuacji. Jest ona potwierdzana przez osoby uprawnione poprzez złożenie oświadczenia lub/i dokumentów dotyczących ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS). Stosowanie przepisów ustawy o ZFŚS, w tym regulacji dotyczącej kryterium socjalnego, powoduje więc gromadzenie przez pracodawcę dużego zasobu danych o osobach uprawnionych i członkach ich rodziny. W praktyce więc przy przetwarzaniu różnorodnych danych wykazywanych w oświadczeniach osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS pojawiały się pytania o dopuszczalny zakres gromadzenia tych danych oraz formę ich pozyskiwania. Przykładowo, wątpliwości pracodawców budziła kwestia wykorzystywania dla celów socjalnych danych z dokumentów podatkowych współmałżonka pracownika czy przetwarzania danych o zdrowiu. W tych różnych kwestiach, nieuregulowanych wprost w ustawie o ZFŚS, wypowiedziały się odpowiednie organy. Urząd Ochrony Danych Osobowych w swojej opinii wskazał, że różne dokumenty przydatne do ustalenia kryterium socjalnego zasadniczo powinny być przedkładane pracodawcy jedynie do wglądu (patrz stanowisko w ramce). Podkreślił również zasadę minimalizacji gromadzonych danych.

Przeglądy w dowolnym terminie

Pracodawca może przetwarzać dane osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania danego świadczenia oraz przez okres dochodzenia do niego praw lub roszczeń. Ponadto jest zobowiązany dokonywać przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania (art. 8 ust. 1c i ust. 1d ustawy o ZFŚS). Dane niepotrzebne powinien usuwać.

Ustawa o ZFŚS nie określa maksymalnej częstotliwości dokonywania przeglądu danych przetwarzanych dla potrzeb Funduszu ani terminów przeprowadzania przeglądu. Wprowadza jedynie minimalny wymóg przeprowadzenia jednego przeglądu w ciągu roku. Pojawia się więc pytanie, czy pracodawca może dokonywać przeglądów częściej i czy ma możliwość swobodnego ustalenia terminu tej czynności. Odpowiedzi na te pytania również udzieliły urzędy - UODO i resort pracy. Potwierdziły one możliwość dokonywania częstszych niż raz w roku przeglądów danych osobowych z ZFŚS i dowolność pracodawcy w ustalaniu terminu przeglądu. Z opinii UODO wynika też, że przeglądowi podlegają wszystkie dane gromadzone w związku z administrowaniem ZFŚS.

"(...) art. 8 ust. 1 (...) ustawy (o ZFŚS - przyp. red.) zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. (...) pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

(...) W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. (...). Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. (...)".

Pismo Urzędu Ochrony Danych Osobowych udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 14 czerwca 2019 r.

 


"(...) pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. (...) o częstotliwości i terminie dokonywania tego przeglądu w roku kalendarzowym decyduje pracodawca, uwzględniając cel takiego przeglądu. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r.

 


"(...) Wprowadzenie (...) obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. (...)".

Stanowisko UODO udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 11 (1677) z dnia 2020-02-06

Najczęstsze problemy dotyczące wdrożenia RODO. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

ZFŚSRODO