Zostały trzy tygodnie na dostarczenie informacji PIT-11 pracownikom. W jaki sposób przesłać PIT-11 do pracownika? Czy należy uzyskać potwierdzenie odbioru druku PIT-11?
» KAS ostrzega: Płatniku sprawdź, czy wpisałeś prawidłowy nr PESEL/NIP podatnika
Wielu pracowników nadal oczekuje na otrzymanie informacji PIT-11 od swojego pracodawcy. Na jego podstawie możliwe jest bowiem dokonanie rozliczenia PIT za poprzedni 2023 rok. W jakiej formie przesłać druk PIT-11 pracownikowi? Czy należy posiadać potwierdzenie odbioru?
Źródło: shutterstock
PIT-11 do końca lutego
Pracownicy chcieliby otrzymać PIT-11 jak najszybciej. W świetle jednak przepisów ustawy o PIT pracodawca ma obowiązek przesłać informację o przychodach z innych źródeł oraz dochodach i pobranych zaliczkach w roku poprzednim w terminie do:
- Końca stycznia do urzędu skarbowego (w 2024 roku do 31 stycznia),
- Końca lutego do pracownika (w 2024 roku do 29 lutego).
Oznacza to, że ostateczny termin przekazania PIT-11 pracownikowi minie z ostatnim dniem lutego.
Formy wysyłki PIT-11 do pracownika
Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazania informacji PIT-11 osobiście. W zakładach pracy, w których wszyscy pracownicy pracują stacjonarnie, jest to najkorzystniejsza forma przekazania druku pracownikowi. Można bowiem uzyskać od razu podpis pracownika będący potwierdzeniem terminowego otrzymania PIT-11 od pracodawcy. Co jednak w przypadku pracowników świadczących pracę poza miejscem, w którym stacjonuje zakład pracy np. pracownicy zdalni?
W ich przypadku pracodawca może skorzystać zarówno z tradycyjnej, jak i elektronicznej formy przekazania PIT-11. Skuteczne będzie doręczanie PIT-11 za pośrednictwem e-maila, czy programu komputerowego. Druk PIT-11 bez przeszkód można wysłać również kurierem lub pocztą.
[potykacz_pit_3]
Co z potwierdzeniem odbioru PIT-11 przez pracownika?
Przepisy ustawy o PIT nakładają na pracodawcę jedynie obowiązek dostarczenia w ściśle określonym terminie PIT-11 pracownikowi. Nie ma przy tym mowy o obowiązku posiadania potwierdzenia przekazania tego druku. Oznacza to, że skuteczne będzie przesłanie PIT-11 bez uzyskiwania dodatkowych poświadczeń. Na takim stanowisku stanął m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny, który w orzeczeniu z 2018 roku (sygn. akt. I SA/Po 418/18) uznał, że skoro w ustawie o PIT wskazane jest jedynie pojęcie "przesłania" druku, bez dalszego uściślenia, to należy uznać, że z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika dodatkowego obowiązku oznaczającego konieczność posiadania dowodu doręczenia PIT podatnikowi. Oznacza to, że doręczanie PIT-11 bez posiadania dowodu otrzymania go, jest tak samo skuteczne, jak w przypadku pracownika, który takie otrzymanie własnoręczne poświadczył.
Czy warto posiadać potwierdzenie odbioru PIT-11?
Choć w ustawi brak przepisu nakładającego na płatnika obowiązek posiadania poświadczenia odbioru druku PIT-11 przez pracownika, to dla bezpieczeństwa pracodawcy warto o takie potwierdzenie zadbać. W sytuacji spornej pracodawca może wówczas bez przeszkód potwierdzić, że druk PIT-11 został dostarczony do osoby zatrudnionej w ustawowym terminie. Poświadczeniem odebrania druku może być nie tylko własnoręczny podpis pracownika, lecz również potwierdzenie odebrania e-maila, w przypadku wysyłki PIT-11 drogą elektroniczną. To jednak nie wszystko. Programy komputerowe umożliwiające wygenerowanie i wysyłkę PIT-11 do pracownika, również umożliwiają pobranie potwierdzenia wysyłki druku do odbiorcy. W przypadku wysyłki druku drogą tradycyjną, pocztową – warto wysłać druk listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Odpowiedzialność za niedostarczenie PIT-11 do pracownika i US
Przekazanie informacji PIT-11 jest obowiązkiem pracodawcy, którego niewypełnienie jest zagrożone sankcją karno-skarbową. Nierzetelny pracodawca naraża się na grzywnę w wysokości do 180 stawek dziennych. O tym co grozi pracodawcy za nieprzekazanie PIT-11 do US i pracownika pisaliśmy w artykule ,, Ekspert tłumaczy co się stanie, jeżeli pracodawca nie przekaże pracownikowi PIT-11”.