Planowane zmiany w przepisach dotyczących e-Doręczeń

W 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na większość podmiotów publicznych oraz określone podmioty niepubliczne, tj. na przedsiębiorców z KRS i CEIDG oraz przedstawicieli określonych zawodów zaufania publicznego. Co ważne, do końca 2025 r. trwa okres przejściowy w e-Doręczeniach. Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. Jego celem jest usprawnienie i rozwój funkcjonowania e-Doręczeń. Nowelizacja ta ma też doprecyzować niektóre przepisy i wyeliminować pojawiające się wątpliwości w stosowaniu ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Potrzeba zmian

Wdrażanie w praktyce doręczeń elektronicznych pozwoliło wyłapać już konkretne zauważone w tym procesie trudności. To one są przyczyną konieczności wprowadzenia określonych zmian do ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Opracowało je Ministerstwo Cyfryzacji i ujęło w projekcie ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz niektórych innych ustaw (druk nr UD236 z wykazu RCL - stan na dzień oddania GP do druku).

Doprecyzowanie wybranych regulacji

Według projektu w ustawie ma być dodana regulacja, która będzie wprost wskazywać, że podmioty niepubliczne zobligowane ustawowo do posiadania adresu do e-Doręczeń (tj. przedsiębiorcy z KRS i z CEIDG oraz osoby wykonujące określone zawody zaufania publicznego) mają obowiązek wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi poprzez e-Doręczenia. Wprowadzony ma być też wyjątek od tej zasady. Dzięki niemu podmioty niepubliczne zobligowane ustawowo do posiadania adresu do e-Doręczeń uzyskają możliwość odstąpienia od doręczenia korespondencji w postaci elektronicznej w zakresie, w jakim to wynika z odpowiedniego stosowania art. 6 ustawy, np. w przypadku gdy dokumenty nie są pierwotnie sporządzone w postaci elektronicznej.

Projektodawcy podkreślili, że proponowana zmiana jest podyktowana koniecznością ustalenia jednolitego i jednoznacznego sposobu wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi zobligowanymi ustawowo do posiadania adresu do e-Doręczeń a podmiotami publicznymi. Ponadto wprowadzenie jednoznacznej reguły dotyczącej formy/kanału korespondencji ma porządkować sposób korespondencji przez te podmioty z podmiotami publicznymi przez zobligowanie do korzystania z e-Doręczeń.

Projektodawcy chcą też ułatwić m.in. spółkom handlowym, a konkretnie podmiotom niepublicznym wpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS, składanie wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń poprzez dodanie regulacji, że wniosek ten za taki podmiot może złożyć jedna z osób uprawnionych do reprezentacji tego podmiotu.

Kolejną regulacją, która ma potwierdzić obecny kierunek wykładni przepisów ustawy, jest ta dotycząca kwestii wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Według proponowanej regulacji jasno ma być wskazane, że podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną mają obowiązek wyznaczenia co najmniej jednego takiego administratora, a dla podmiotu niepublicznego będącego osobą fizyczną w dalszym ciągu będzie to uprawnienie, a nie obowiązek.

Połączenie systemów z e-Doręczeniami

Wprowadzona ma być regulacja, która wymagać będzie od podmiotów publicznych zintegrowania z systemem e-Doręczeń (a konkretnie z infrastrukturą usług związanych z e-Doręczeniami) innych niż adres do e-Doręczeń rozwiązań techniczno-organizacyjnych. Możliwość skorzystania z tych innych rozwiązań techniczno-organizacyjnych i wyłączenie stosowania ustawy o doręczeniach elektronicznych przewiduje art. 3 pkt 1 lit. d) ustawy. Z tą regulacją koresponduje np. art. 144 § 1a Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). W świetle tych przepisów organ podatkowy może zamiast przez e-Doręczenia komunikować się np. z przedsiębiorcą z KRS przez e-US, jeśli przedsiębiorca ten wyraził zgodę na doręczanie korespondencji przy wykorzystaniu systemu e-US. Projektowana regulacja nie zakłada rezygnacji z istniejących systemów wymiany korespondencji (w tym m.in. przez e-US), lecz zobowiązuje właściciela systemu (podmiot publiczny, który nim administruje) do udostępnienia również dodatkowo kanału komunikacji w ramach usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Jednocześnie, z uwagi na potrzebę zapewnienia czasu na dostosowanie techniczne wprowadzenia tego rozwiązania, projektodawcy proponują, aby regulacja ta weszła w życie po upływie 36 miesięcy od dnia wejścia w życie projektowanej ustawy.

Nowy katalog

W projekcie przewidziano utworzenie Katalogu Podmiotów Publicznych (KPP). Ma go prowadzić minister właściwy do spraw informatyzacji. W katalogu tym mają być gromadzone dane o podmiotach publicznych i podmiotach niepublicznych realizujących zadania publiczne (patrz ramka).

Do KPP, po utworzeniu konta podmiotu, przekazywane mają być automatycznie, za pośrednictwem interfejsu programistycznego aplikacji danego systemu, dane podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych realizujących zadania publiczne w szczególności z rejestru REGON, ePUAP czy z Krajowego Rejestru Sądowego. Aktualnie dane dotyczące również podmiotów publicznych są zbierane w tych rejestrach. Przy tym żaden z tych rejestrów nie posiada kompletnych danych o podmiotach publicznych. Stworzenie KPP ma zatem m.in. na celu zebranie w jednym systemie najważniejszych informacji o podmiotach publicznych oraz podmiotach realizujących zadania publiczne, a także ujednolicenia tych informacji.

Utworzenie KPP ma też na celu wyeliminowanie zauważonych problemów związanych z kwalifikowaniem wybranych podmiotów jako publicznych.

KPP jako rejestr publiczny ma stanowić referencyjne źródło danych o podmiotach realizujących zadania publiczne dla obywateli, przedsiębiorców i administracji publicznej. KPP ma być istotnym źródłem danych dla bazy adresów elektronicznych, które posłuży do weryfikacji wniosków o nadanie adresu do e-Doręczeń dla podmiotów publicznych.

Konto w KPP ma tworzyć minister właściwy do spraw informatyzacji na wniosek podmiotu publicznego. W określonych okolicznościach ma także mieć uprawnienie do utworzenia takiego konta z urzędu. Dla podmiotu niepublicznego realizującego zadania publiczne wniosek o utworzenie konta w KPP ma składać podmiot publiczny powierzający lub zlecający realizację zadania publicznego. Przepisy regulujące prowadzenie KPP mają wejść w życie po upływie 14 dnia od dnia ogłoszenia, z określonymi wyjątkami. Natomiast nałożenie obowiązków związanych z KPP na podmioty publiczne oraz podmioty niepubliczne realizujące zadania publiczne ma nastąpić od dnia 1 stycznia 2029 r.

W projekcie ustawy przewidziano też inne zmiany. W tym miejscu wskazać warto, że nie mają one na celu wydłużenia okresu przejściowego dla e-Doręczeń.

Według projektu ustawa ma wejść w życie po upływie 14. dnia od dnia ogłoszenia, z szeregiem wyjątków.

autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa nr 80 (2268) z dnia 2025-10-06

Odpowiedzialność sprzedawcy i wykonawcy wobec klientów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

KsięgowośćPrzedsiębiorcaHome 3