PIT-4R to specjalna roczna deklaracja o pobranych i należnych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych, składana przez płatnika podatku – czyli osobę lub firmę, która pobierała zaliczki od pracowników, zleceniobiorców czy innych świadczeniobiorców w danym roku podatkowym. To zestawienie sumy naliczonych i pobranych zaliczek oraz ewentualnych korekt – nie dla pracownika, ale dla urzędu skarbowego.

Kto ma obowiązek i do kiedy składać PIT-4R?

Deklarację PIT-4R musi złożyć:

• pracodawca,
• płatnik pobierający zaliczki od wynagrodzeń (np. umowy o pracę, zlecenia),
• każdy podmiot, który w ciągu roku pobierał zaliczki od osób fizycznych nie tylko za siebie, ale za innych.

Jeżeli płacisz zaliczki tylko za siebie (np. JDG bez pracowników), deklaracji nie składasz – bo nie ma obcych podatników. Jeżeli już zatrudniałeś pracownika czy udzielałeś umowy zlecenia musisz złożyć deklaracje. Ważny jest termin.

Najlepszy sposób na wystawianie PIT-ów.

Dzięki programowi e-pity Płatnika w prosty i łatwy sposób wystawisz deklaracje PIT-11, PIT-8C, PIT-4R, PIT-8AR , PIT-R oraz IFT-1/IFT-1R.

Gdzie i jak składać deklarację?

Dokument składany jest do właściwego urzędu skarbowego:

• dla osób fizycznych – według miejsca zamieszkania,
• dla firm – według siedziby lub miejsca prowadzenia działalności.

PIT-4R nie trafia do pracowników ani nie służy im bezpośrednio. Pracownicy czy zleceniobiorcy muszą poczekać na PIT-11, aby przygotować swoje rozliczenie roczne.

Deklarację PIT-4R należy wysłać obowiązkowo elektronicznie poprzez:

• e-Deklaracje (system Ministerstwa Finansów),
• Twój e-Urząd Skarbowy,
• programy rozliczeniowe (np. e-pity Płatnika).

Co wykazujemy w PIT-4R?

PIT-4R ma kilka części, z których najważniejsze jest C. Wykaz należnych zaliczek:

Część A i B

Dane płatnika: NIP, nazwa, adres.
Wskazanie właściwego urzędu skarbowego.

Część C – kluczowe dane

To tam wpisujesz:

1. Liczbę podatników – czyli ile osób było objętych poborem zaliczek każdego miesiąca (np. liczba pracowników, zleceniobiorców).
2. Kwoty należnych zaliczek – sumy podatków, które powinny być pobrane za każdy miesiąc.

W PIT-4R wpisujesz zaliczki należne, czyli te które powinny być pobrane za dany miesiąc, niekoniecznie zapłacone do urzędu w tym samym miesiącu.

Przykład: zaliczka pobrana w grudniu 2025, wpłacona do US w styczniu 2026 – należy ją pokazać w PIT-4R za grudzień 2025.

Źródło: Shutterstock

Najczęstsze błędy w PIT-4R i jak ich uniknąć

Błędy, które najczęściej się zdarzają w PIT-4R to:

• wpisanie błędnego urzędu skarbowego,
• pomylenie zaliczek należnych z wpłaconymi,
• nieuwzględnienie byłych pracowników, którym wypłacono wynagrodzenia w danym roku,
• nieuwzględnienie ulg i wynagrodzenia za terminowe wpłacanie podatków,
• brak elektronicznego podpisu lub błędy w e-Deklaracjach.

Należy pamiętać PIT-4R składa się, nawet jeśli zaliczki wynoszą 0, ale tylko, gdy było zatrudnienie i obowiązek poboru zaliczek – wtedy składasz zerową deklarację. Jeżeli używasz e-Deklaracje – deklaracje podpisujesz elektronicznie (profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny). Składając PIT-4R należy złożyć jedną deklaracje za cały rok, niezależnie od liczby pracowników czy zleceń.

Termin złożenia PIT-4R

Deklarację PIT-4R składa się do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym.

Jeżeli płatnik zakończy działalność przed tym terminem, deklarację należy złożyć najpóźniej w dniu zaprzestania działalności.

Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Za rok 2025 PIT-4R należy złożyć do 2 lutego 2026 r. z uwagi na to, że 31 stycznia 2026 r. przypada w sobotę.

PIT-4R a inne deklaracje płatnika

Złożenie PIT-4R po terminie stanowi wykroczenie skarbowe i może skutkować nałożeniem grzywny. W skrajnych przypadkach zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym sankcje mogą obejmować także karę ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności.

Wysokość kary zależy od decyzji sądu i jest ustalana w stawkach dziennych.