Niektóre przychody pracownicze są zwolnione ze składek ZUS

Pracodawca nalicza pracownikowi składki ubezpieczeniowe do ZUS od przychodu w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskiwanego ze stosunku pracy. Do tego przychodu wlicza się nie tylko wypłaty pieniężne, ale też wartość otrzymanych świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń. Niektóre jednak przychody pracownicze pracodawca może wyłączyć pracownikowi z podstawy wymiaru składek, przez co nie potrąci mu należności do ZUS.

Bonusy z dopłatą pracownika

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wyłączone są m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Tak przewiduje § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), zwanego rozporządzeniem składkowym.

Aby jednak mogło być zastosowane to zwolnienie, muszą zostać spełnione określone warunki (patrz ramka). Przede wszystkim dana korzyść powinna wynikać z aktu należącego do katalogu źródeł prawa określonego w Kodeksie pracy, tj. z zapisów zawartych w układach zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, które przewidują możliwość zakupu przez pracownika danego artykułu czy usługi po cenach niższych niż detaliczne. Oprócz tego odpowiednie przepisy zakładowe muszą także wyraźnie wskazywać na obowiązek współfinansowania przez pracowników danego świadczenia. Jeśli jedynie przewidują ich finansowanie przez pracodawcę, ich wartość pracodawca powinien pracownikom oskładkować.

Do najpopularniejszych świadczeń korzystających ze zwolnienia ze składek ZUS wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego należą: karnety sportowe, abonamenty medyczne, polisy grupowego ubezpieczenia na życie.

Świadczenie urlopowe

Z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych (społecznych i zdrowotnej) wyłączone jest również udzielone pracownikowi świadczenie urlopowe. Z tym że ze zwolnienia składkowego może korzystać tylko takie świadczenie, które zostało wypłacone:

• na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS (Dz. U. z 2024 r. poz. 288) oraz
• w kwocie nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS.

Takie zwolnienie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego. Składkom ZUS nie podlega więc świadczenie urlopowe, które zostało wypłacone pracownikowi w wysokości ustalonej odpowiednio do rodzaju zatrudnienia oraz wymiaru jego czasu pracy (patrz Tabela 1).

Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi świadczenie urlopowe w kwocie wyższej niż wysokość odpisu podstawowego, to wówczas od nadwyżki ponad kwotę odpisu jest zobowiązany naliczyć i opłacić składki ubezpieczeniowe (przykład).

Dobrowolne posiłki

Zwolniona ze składek ZUS może być również wartość posiłków – w określonym limicie kwotowym, gdy pracodawca zapewnia je z własnej woli. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowi bowiem wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu. Zwolnienie składkowe na podstawie tego przepisu jest jednak ograniczone kwotowo – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 450 zł. Ewentualną nadwyżkę ponad kwotę 450 zł pracodawca powinien więc uwzględnić pracownikom w podstawie wymiaru składek ZUS.

Aby wartość posiłków udostępnianych przez pracodawcę dobrowolnie mogła korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, powinny zostać spełnione określone warunki:

• pracodawca udostępnia pracownikom posiłki, co oznacza, że z wyłączenia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, nie korzysta wartość posiłków przygotowywanych przez pracowników,
• udostępnianie posiłków nie zostało zastąpione wypłatą ekwiwalentu za te świadczenia,
• wartość posiłków nie przekracza miesięcznie kwoty 450 zł (od ewentualnej nadwyżki ponad tę kwotę należy naliczyć składki ZUS),
• posiłki są udostępniane np. poprzez przekazywanie bonów, talonów, kuponów lub kart przedpłaconych uprawniających do nabycia jedynie posiłków w postaci gotowej lub przetworzonej, co wyklucza zakup artykułów spożywczych służących do ich przygotowania,
• realizacja bonów, talonów, kuponów lub kart następuje wyłącznie w placówkach gastronomicznych (np. barach, stołówkach, restauracjach) lub handlowych.

Co ważne, ww. przepis nie zastrzega, aby dla celów zwolnienia ze składek ZUS świadczenie to zostało uregulowane w przepisach zakładowych. Ponadto ma on też zastosowanie nie tylko do wartości posiłków gotowych do spożycia (do kwoty 450 zł), ale też do wartości przekazanych pracownikom kuponów, talonów, bonów żywieniowych i kart przedpłaconych, o ile uprawniają do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych.

Dojazdy do pracy

Wśród przychodów uzyskiwanych ze stosunku pracy, których nie wlicza się pracownikowi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (także zdrowotne), w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego wymienia się też korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegające m.in. na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Powołany przepis pracodawca może jednak zastosować tylko w przypadku, gdy określone świadczenie przekazuje pracownikom w formie niepieniężnej (patrz Tabela 2). Przykładem świadczenia, które spełnia warunki zwolnienia ze składek ZUS wynikającego z powołanego przepisu, jest korzystanie – celem dojazdu do/z pracy – z transportu organizowanego przez pracodawcę (niezależnie od tego, czy jest to transport własny czy wynajęty). Oskładkowaniu nie podlega też wartość biletów udostępnionych przez pracodawcę, a przyznanych pracownikom na podstawie układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.

Pracodawca nie powinien również naliczać pracownikom składek ZUS w przypadku, gdy przejazdy odbywają się służbowym autem, z miejsca garażowania samochodów służbowych położonego w miejscu zamieszkania pracowników do miejsca wykonywania obowiązków pracowniczych. W opinii organów podatkowych takie przejazdy służą wyłącznie celom służbowym i tym samym nie stanowią nieodpłatnego świadczenia generującego po stronie pracowników przychód ze stosunku pracy.

Zapomogi

Przyznanie przez pracodawcę zapomogi pieniężnej skutkuje po stronie pracownika powstaniem przychodu ze stosunku pracy. To powoduje, że udzielając pracownikowi finansowego wsparcia, zasadniczo pracodawca powinien oskładkować mu kwotę wypłaty. Jeżeli jednak zapomoga zostanie przyznana w odpowiednich okolicznościach lub będzie sfinansowana z określonego źródła, wówczas takie świadczenie może być zwolnione ze składek ZUS.

Pracodawca nie powinien naliczać składek do ZUS (społecznych ani zdrowotnej) od przyznanej pracownikowi zapomogi pieniężnej, która została sfinansowana ze środków ZFŚS. Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią bowiem podstawy wymiaru składek, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego. Zwolnienie składkowe wynikające z tego przepisu funkcjonuje bez ograniczenia kwotowego.

Jeśli zapomogi zostaną przyznane z ZFŚS w równej kwocie każdemu pracownikowi, bez zróżnicowania wartości udzielonej pomocy, to należy je oskładkować.

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią również zapomogi losowe, które zostały wypłacone w przypadku: klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia składkowego. Zapomogi wypłacone pracownikom w takich okolicznościach również korzystają ze zwolnienia składkowego bez ograniczenia kwotowego.

Dodatki przysługujące za okres choroby

Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są także dodatki do pensji pracownika przysługujące za okresy pobierania przez niego świadczeń chorobowych. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego oskładkowaniu nie podlegają składniki wynagrodzenia (np. dodatek stażowy, funkcyjny), do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego) i świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 62 (2250) z dnia 2025-08-04

Odpowiedzialność sprzedawcy i wykonawcy wobec klientów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl