W razie wystąpienia różnych nieprzewidzianych zdarzeń losowych lub pogorszenia sytuacji materialnej pracownika, pracodawca może mu przyznać zapomogę losową. Wartość takiego świadczenia stanowi dla zatrudnionej osoby przychód ze stosunku pracy, który zasadniczo podlega oskładkowaniu, co w ostatecznym rozrachunku wpływa na obniżenie kwoty netto przyznanego świadczenia. Jednak w niektórych sytuacjach pracodawca nie musi potrącać pracownikowi składek ZUS od udzielonej mu zapomogi.
Składki ZUS od zapomogi
Dla osoby zatrudnionej na etacie podstawę wymiaru składek społecznych i zdrowotnej stanowi przychód w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskany ze stosunku pracy. Przychodem pracowniczym jest m.in. przyznana przez pracodawcę zapomoga pieniężna. Oznacza to, że jeśli pracodawca udzieli pracownikowi finansowego wsparcia, taką wypłatę powinien mu uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS. Jeżeli jednak zapomoga zostanie przyznana w odpowiednich okolicznościach lub zostanie sfinansowana z określonego źródła, wówczas takie świadczenie może być zwolnione ze składek ZUS.
Okoliczności przyznania zapomogi
Wśród przychodów wymienionych w rozporządzeniu MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), zwanego rozporządzeniem składkowym, które nie stanowią dla pracownika podstawy wymiaru składek, w § 2 ust. 1 pkt 22 wymienia się zapomogi losowe wypłacone w przypadku: klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Zapomogi wypłacone pracownikom w takich okolicznościach korzystają ze zwolnienia składkowego bez ograniczenia kwotowego.
Zdarza się, że pracownikom, którzy mają trudną sytuację materialną, zakłady pracy wypłacają zapomogi pieniężne np. w okresach przedświątecznych. Jeśli zapomoga jest wypłacana ze środków obrotowych i nie jest związana z żadnym ze wskazanych zdarzeń, tj. klęską żywiołową, indywidualnym zdarzeniem losowym czy długotrwałą chorobą, to jej wartość pracodawca powinien wliczyć pracownikowi do podstawy wymiaru składek (społecznych, zdrowotnej i ewentualnie na FP, FS i FGŚP). Tylko gdyby trudna sytuacja materialna pracownika była związana z jednym ze wspomnianych przypadków (tj. klęską żywiołową, indywidualnym zdarzeniem losowym lub długotrwałą chorobą), wypłacona zapomoga nie podlegałaby składkom na podstawie przywołanego § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia składkowego.
Zapomoga z ZFŚS
Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje ZFŚS, to może on sfinansować zapomogi pieniężne ze środków tego Funduszu, w ramach działalności socjalnej.
Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej). Takie zwolnienie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego. W razie więc przyznania pracownikowi zapomogi pieniężnej, która została sfinansowana ze środków ZFŚS, pracodawca nie powinien od takiej wypłaty naliczać składek na ubezpieczenia społeczne. Nie trzeba też od nich naliczać składek na FP, FS i FGŚP. W konsekwencji tego typu wypłaty nie stanowią też podstawy wymiaru składki zdrowotnej, ponieważ ustala się ją na takich samych zasadach, co podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych (z pewnymi wyjątkami niemającymi znaczenia w omawianym przypadku). Zwolnienie składkowe wynikające z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego również nie ma limitu kwotowego.
Trzeba jednak pamiętać, że nie można skorzystać ze zwolnienia wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego, jeśli zapomogi zostaną przyznane w równej kwocie każdemu pracownikowi, bez zróżnicowania wartości udzielonej pomocy. Wtedy pracodawca powinien je oskładkować. Różnicowanie pomocy w zależności od sytuacji bytowej jest bowiem podstawową zasadą dysponowania środkami ZFŚS i nie może jej zmienić nawet regulamin Funduszu. Zapomoga pieniężna wypłacona ze środków ZFŚS z pominięciem tej zasady nie może zatem być traktowana jako świadczenie socjalne i tym samym nie może korzystać ze zwolnienia określonego w § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego.
Wypłata z funduszu socjalno-bytowego
Zwolnione z oskładkowania są również zapomogi wypłacone z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS. Jednak w tym przypadku zwolnienie ze składek jest ograniczone. Jak wynika bowiem z § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego, wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS przysługuje do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w ustawie o ZFŚS.
Jeśli więc pracodawca wypłaci pracownikowi zapomogę z takiego funduszu w wysokości nieprzekraczającej określonego limitu, to jej wartości nie musi uwzględniać obdarowanemu pracownikowi w podstawie wymiaru składek ZUS.
Przykład Pracownikowi znajdującemu się w trudnej sytuacji materialnej pracodawca przyznał zapomogę pieniężną w kwocie 8.000 zł. Wypłata zostanie mu przekazana na rachunek bankowy na koniec sierpnia 2025 r. wraz z wynagrodzeniem za ten miesiąc w kwocie 7.800 zł. Wariant I - Zapomoga zostanie przyznana ze środków obrotowych w związku z chorobą i leczeniem syna. W tym przypadku cała kwota zapomogi będzie zwolniona ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia składkowego. Pracodawca naliczy składki ZUS jedynie od kwoty sierpniowego wynagrodzenia (tj. 7.800 zł). Wariant II - Zapomoga zostanie sfinansowana z ZFŚS. Ze zwolnienia z oskładkowania korzysta cała kwota wypłaconej pracownikowi zapomogi (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego). Pracodawca oskładkuje tylko kwotę sierpniowej pensji (tj. 7.800 zł). Wariant III - Zapomoga zostanie sfinansowana ze środków obrotowych. W tym przypadku do oskładkowania pracodawca przyjmie kwotę 15.800 zł (tj. sierpniową pensję oraz zapomogę). |
autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 69 (2257) z dnia 2025-08-28
Zwolnienia od podatku - problematyczne zagadnienia. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl