Do obowiązkowego wdrożenia KSeF pozostały już tylko trzy tygodnie. Choć większość przedsiębiorców etap wdrożenia powinno mieć za sobą, to wciąż pojawia się sporo pytań dotyczących działania Krajowego Systemu e-Faktur. Jednym z najczęściej poruszanych tematów jest to, jak korzystać z KSeF w sytuacji, gdy firma nie ma dostępu do Internetu.

» Szef KAS: w tym roku nie będzie sankcji za nieprzystąpienie do KSeF

Przedsiębiorcom zostały ostatnie trzy tygodnie na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Choć pierwszy etap uruchomienia KSeF przypada 1 lutego i dotyczyć będzie większych firm, to warto pamiętać, że wszystkie firmy powinny być gotowe na odbiór faktur w tym systemie już w lutym. Mowa o fakturach kosztowych od podatników, którzy z KSeF zaczną korzystać już w przyszłym miesiącu.

Ile czasu na wystawienie FV w KSeF? Wszystko zależy od trybu …

Zastanawiając się nad tym, ile przedsiębiorca będzie miał czasu na wystawienie faktury w KSeF warto pamiętać, że sam system diametralnie zmienia zasady wykonywania tej czynności. Jak tłumaczy Ministerstwo Finansów ,,W pierwszej kolejności należy podkreślić, że KSeF nie jest systemem do raportowania wystawianych faktur, tylko system ten służy do ich wystawiania. Dokument przygotowywany w systemach księgowych podatnika musi być wystawiony przy użyciu KSeF. Dokument taki jest przesyłany do systemu, a walor faktury otrzymuje dopiero po otrzymaniu nr KSeF, poza wyjątkami typu offline 24, offline, czy tryb awaryjny”. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca wystawia fakturę w trybie online, musi być wysłana do KSeF jeszcze tego samego dnia.

To jednak nie wszystko. Jak dodaje resort: ,,Fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF (o ile data wskazana w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania pliku xml faktury do KSeF). Natomiast w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność systemu) lub w trybie awaryjnym ustawa określa termin na dosłanie faktur do KSeF:

1. W przypadku trybu offline24 – fakturę dosyła się niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia,

2. W przypadku trybu offline (niedostępność systemu) – fakturę dosyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności,

3. W przypadku trybu awaryjnego – fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF. Faktury w ww. trzech trybach uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA”.

Brak dostępu do Internetu. Co z KSeF?

Obawy przedsiębiorców budzi kwestia tego co robić, gdy z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy nie ma możliwości bieżącego wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (np. brak dostępu do Internetu). Ministerstwo Finansów przewidziało konkretny proces postępowania w sytuacji pojawienia się wspomnianej okoliczności.

Problemom technicznym występującym po stronie podatnika, które uniemożliwią bieżące wystawienie faktury w KSeF, dedykowany będzie tzw. tryb offline24. Z tego trybu skorzysta każdy podatnik bez podawania przyczyny. Dotyczyć on będzie m.in. sytuacji braku dostępu do internetu bądź wydłużonego czasu oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.

Co w takiej sytuacji należy robić? Podatnik korzystając z trybu offline24 będzie musiał wystawić fakturę poza KSeF, lecz nadal w postaci elektronicznej, stosując wzór struktury logicznej FA(3). Następnie niezwłocznie przesyłać wspomnianą fakturę do KSeF – w terminie nie późniejszym niż następny dzień roboczy po dniu jej wystawienia.

O innych możliwych problemach z KSeF i terminach wystawiania faktur pisaliśmy w artykule ,,Brak internetu, awaria KSeF. Jak wysyłać faktury? Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”.