O tym, że KSeF obejmie największych podatników już w lutym 2026 roku mówi się nie od dziś. Mało kto wie jednak, że w harmonogramie wdrożenia KSeF znajduje się pułapka. Termin przypadający w lutym obejmie bowiem wszystkich podatników, którzy po tym terminie będą chcieli odebrać faktury kosztowe w dotychczasowy sposób.
Już w 2026 roku Krajowym System e-Faktur zacznie być obligatoryjny w stosunku do większości podatników. Choć przepisy prawa zwalniają z odpowiedzialności za niekorzystanie z KSeF aż do końca 2026 roku, to mało kto ma świadomość, że nieprzygotowanie do KSeF może bardzo zaszkodzić. Przedsiębiorcy będą bowiem mieli duże problemy w odbieraniu faktur kosztowych od podatników, którzy z KSeF zaczną korzystać już w lutym.
Źródło: shutterstock
Każdy podatnik powinien być przygotowany do odbioru faktury z KSeF już w lutym
Kluczowa data, która umyka przedsiębiorcom, to luty 2026 roku. Wszyscy bowiem skupiamy się wyłącznie na obowiązku wystawiania faktur sprzedażowych. Przedsiębiorcy, których obowiązek korzystania z KSeF obejmie dopiero w kwietniu 2026 lub nawet w 2027 roku żyją w przekonaniu, że mają jeszcze wiele czasu na wdrożenie nowego systemu. Nic bardziej mylnego. Zbyt mało wspomina się bowiem o fakturach kosztowych odbieranych od swoich dostawców / kontrahentów, którzy z KSeF będą korzystać już od lutego. Wspomniani podatnicy nie będą już zobowiązani wystawiać faktury w alternatywny do KSeF sposób. Mniejsi przedsiębiorcy, którzy nie wdrożą odpowiednich narzędzi i nie zorganizują dostępu do systemu, będą miały dużą trudność w odbieraniu faktury od swoich dostawców w dotychczasowej formie.
Innymi słowy: nawet jeśli mniejsi przedsiębiorcy sami nie będą jeszcze wystawiać faktur sprzedażowych w KSeF, to i tak powinni być gotowi na obsługę kosztów poprzez system już kilka miesięcy wcześniej. Mowa dokładnie o lutym 2026 roku.
Bez kar do końca 2026 r. za brak wdrożenia KSeF pułapką dla przedsiębiorców?
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że do końca 2026 r. nie będzie nakładać kar za brak korzystania z KSeF. Na pierwszy rzut oka można by pomyśleć, że ,,skoro obowiązek wystawiania faktur mnie nie dotyczy aż do kwietnia, to mam jeszcze czas”. To niestety błędne założenie choćby w kontekście odbierania faktur. Wystarczy, że kontrahent przedsiębiorcy wystawi fakturę wyłącznie w KSeF (a nie będzie miał już obowiązku wystawiać jej inaczej), a podatnik bez dostępu do systemu nie będzie mógł jej zobaczyć.
Zwlekanie z KSeF skróci przedsiębiorcy również czas na potencjalne przygotowania i szkolenia. Te organizuje już od wakacji m.in. Krajowa Administracja Skarbowa.
Jak wdrożyć KSeF w małej firmie krok po kroku?
Perspektywa prac wdrożeniowych związanych z Krajowym System e-Faktur budzi niepokój wielu przedsiębiorców. Zanim przystąpimy do działania warto zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami korzystania z KSeF. Redakcja zachęca do zapoznania się z wywiadem przeprowadzonym z Bogdanem Zatorskim, Kierownikiem ds. Analiz Biznesowych Wymagań Prawnych w Symfonii. Wyjaśnia on jak krok po kroku podejść do kwestii wdrożenia KSeF w swojej firmie. Wywiad dostępny jest tutaj.