Nie od dziś wiadomo, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie dział jako system online. Przepisy nie zwolnią przedsiębiorcy z konieczności wystawienia faktury, nawet gdy system lub połączenie z internetem zawiedzie. Jak będzie trzeba postępować w przypadku braku dostępu do internetu lub awarii systemu? Resort finansów uspokaja. Jak twierdzi - są na to konkretne procedury postępowania.
» Wdrożenie KSeF krok po kroku w JDG i mikrofirmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]
Przerwy w dostępie do PUE ZUS, prace serwisowe w JPK, to tylko nieliczne trudności z jakimi systematycznie mierzą się zarówno biura rachunkowe, jak i sami przedsiębiorcy. Z tego powodu uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur w lutym 2026 roku budzi liczne obawy. Podatnicy pytają co będzie się działo w sytuacji braku dostępu do internetu, prac serwisowych, czy awarii systemu KSeF. O odpowiedź na te pytania poprosiliśmy Ministerstwo Finansów.
Źródło: ChatGPT
Dwa tryby funkcjonowania KSeF rozwiązaniem dla awarii i innych trudności
Jak poinformowało Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na zadane przez nas zapytanie - Krajowy System e-Faktur będzie funkcjonował w dwóch trybach: trybie online oraz trybie offline. Pierwszy tryb będzie umożliwiał podatnikowi wystawiania faktur w czasie rzeczywistym (w formacie XML) podczas, gdy tryb drugi pozwoli na wystawienie faktury (zgodnie ze wzorem FA(3)) poza systemem, a następnie jej dosłaniu do KSeF w czasie późniejszym.
W ramach trybu offline podatnik będzie więc wystawiał faktury w sytuacji wystąpienia nieoczekiwanych okoliczności związanych zarówno z brakiem dostępu do internetu, awarii (również w systemie wystawcy), czy prowadzenia prac serwisowych w KSeF.
» KSeF 2026: Ważne daty i kluczowe aktualizacje. Sprawdź, co czeka przedsiębiorców jesienią
KSeF offline. Kiedy i jakie rozwiązanie zastosować?
Jak tłumaczy resort finansów procedura postępowania uzależniona będzie od rodzaju nieoczekiwanych sytuacji, jakie wystąpią. ,,Ustawa o podatku VAT zapewnia rozwiązania w zakresie wystawiania faktur w sytuacji:
- niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu – tzw. tryb offline,
- awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu),
- awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu)".
Podatnik skorzysta więc z jednego z trzech zaprojektowanych przez ministerstwo trybów offline:
- Tryb offline24 (np. na wypadek braku internetu),
- Tryb offline – niedostępność KSeF – prace serwisowe systemu,
- Tryb awaryjny – awaria systemu KSeF.
Źródło: Krajowa Administracja Skarbowa (szkolenie)
Niedostępność KSeF - prace serwisowe
Informacja o możliwości występowania tego typu przerwy w dostępie do KSeF będzie podawana z odpowiednim wyprzedzeniem. Jak wyjaśnia resort finansów ,,Użytkownicy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostaną odpowiednio wcześniej poinformowani o planowanych pracach serwisowych. Przerwy techniczne będą miały charakter krótkotrwały i zaplanowany, a ich terminy zostaną zakomunikowane z wyprzedzeniem, tak aby podatnicy mogli się do nich przygotować, ponieważ w czasie prac serwisowych nie będzie możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Informacje o niedostępności systemu będą publikowane w formie komunikatu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF)”.
Fakt prowadzenia prac serwisowych nie zwalnia podatnika z obowiązku terminowego wystawiania faktur. Jak dodaje resort ,,W trakcie niedostępności systemu, będzie możliwe wystawianie faktur w trybie offline. Podatnik wystawia wtedy fakturę w postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.Po zakończeniu okresu nieodstępności KSeF, podmiot, który wystawił fakturę, jest zobowiązany przesłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności systemu.
Fakturę wystawioną w powyższy sposób podatnik może przekazać w sposób uzgodniony, w tym również poza KSeF:
- podmiotom innym niż zarejestrowanym do VAT,
- podmiotom nieposługującym się NIP, w tym konsumentom i podmiotom zagranicznym, lub
- podmiotom korzystającym ze zwolnienia w procedurze SME.
- W takim przypadku wystawiający jest zobowiązany oznaczyć tę fakturę kodem weryfikującym. Pozostali podatnicy – krajowi, otrzymują fakturę w KSeF".
Awaria KSeF ogłaszana w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu
Kolejną sytuacją, która może utrudnić bądź nawet uniemożliwić korzystanie z KSeF jest awaria systemu, która każdorazowo będzie ogłaszana zarówno w komunikacie na BIP MF jak i za pośrednictwem niezależnego interfejsu.
Jak tłumaczy Ministerstwo Finansów ,,Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF. We wskazanym interfejsie będzie pojawiał się komunikat o awarii w określonym przedziale czasowym zakreślonym wskazanymi datami. W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika elektroniczny wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 – datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany opatrzyć kodem weryfikującym i może przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W czasie awarii, fakturę wystawioną w ten sposób, podatnik może udostępnić każdemu nabywcy. Faktury wystawione w trakcie trwania awarii wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF”.
Awaria systemu ogłaszana w środkach społecznego przekazu
Ustawa o VAT przewiduje również proces postępowania w przypadku awarii systemu KSeF ogłaszanej za pośrednictwem środków społecznego przekazu np. gdy nie będzie możliwe ogłoszenie awarii na stronie BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. ,,W takim przypadku faktury i faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad, tj. podatnicy będą mogli wystawiać faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne. Faktury wystawione w tym okresie nie będą podlegały obowiązkowi przesłania ich do Krajowego Systemu e-Faktur po zakończeniu tej awarii” – wyjaśnia resort.
Tryb offline24. Problemy po stronie podatnika
Problemom technicznym występującym po stronie podatnika, które uniemożliwią bieżące wystawienie faktury w KSeF, dedykowany będzie tzw. tryb offline24. Z tego trybu skorzysta każdy podatnik bez podawania przyczyny. Dotyczyć on będzie m.in. sytuacji braku dostępu do internetu bądź wydłużonego czasu oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.
Co w takiej sytuacji należy robić? Podatnik korzystając z trybu offline24 będzie musiał wystawić fakturę poza KSeF, lecz nadal w postaci elektronicznej, stosując wzór struktury logicznej FA(3). Następnie niezwłocznie przesyłać wspomnianą fakturę do KSeF – w terminie nie późniejszym niż następny dzień roboczy po dniu jej wystawienia.
Nie przegap bezpłatnych szkoleń Krajowej Administracji Skarbowej
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur budzi wiele obaw, dlatego warto się do niego dobrze przygotować. Zachęcamy do skorzystania m.in. z bezpłatnych szkoleń organizowanych tuż po wakacjach przez Krajową Administrację Skarbową. Więcej o szkoleniach w artykule ,, Szkolenia KSeF w Twoim urzędzie skarbowym. Sprawdź gdzie i kiedy”.