Spółka handlowa jako przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS może udzielić prokury, czyli specjalnego pełnomocnictwa. W procedurze powoływania prokurenta w spółce handlowej istotne są czynności dotyczące ustanowienia prokury/powołania prokurenta oraz udzielenia prokury, a także ujawnienia tego faktu w KRS.
Kto może być prokurentem?
Prokurentem spółki handlowej może być osoba pełnoletnia z pełną zdolnością do czynności prawnych. Nie może być ona skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa wymienione w art. 18 § 2 K.s.h. (Dz. U. z 2024 r. poz. 18). Poza tym może być to osoba niezwiązana ze spółką albo taka, którą już łączy ze spółką określony stosunek prawny (np. stosunek pracy). Przy tym w handlowej spółce osobowej prokury nie można udzielić wspólnikowi, który jest uprawniony do reprezentacji spółki (w tym np. wspólnikowi spółki jawnej czy komplementariuszowi spółki komandytowej). Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 stycznia 2025 r., sygn. akt I USKP 88/23, potwierdził, że komandytariusz może być prokurentem spółki komandytowej. W myśl bowiem art. 118 K.s.h. komandytariusz może reprezentować spółkę jedynie jako pełnomocnik, a zatem nie zostało mu przyznane ustawowe prawo reprezentacji spółki.
Natomiast w spółce kapitałowej prokura może być udzielona wspólnikowi (akcjonariuszowi). Prokury nie można udzielić członkowi zarządu czy organu nadzoru.
Prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (patrz ramka). Jedynie w przypadku najważniejszych czynności wymienionych w art. 1093 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071) prokurent musi legitymować się pełnomocnictwem do poszczególnej czynności.
Prokura jest specjalnym rodzajem pełnomocnictwa materialnoprawnego udzielanego osobie fizycznej mającej pełną zdolność do czynności prawnych (prokurentowi) przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Jej zakres - określony w ustawie - obejmuje upoważnienie prokurenta do dokonywania między innymi czynności sądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa (art. 1091 § 1 K.c.). Z wyrok SN z dnia 9 stycznia 2025 r., sygn. akt I USKP 88/23 |
Prokurent samodzielny w praktyce może zatem indywidualnie reprezentować spółkę przy wszystkich bieżących czynnościach dotyczących jej funkcjonowania. Poza prokurą samodzielną spółka może też udzielić jednej osobie (kilku osobom) prokury łącznej. Wtedy prokurent (każdy z prokurentów) nie może sam reprezentować spółki. Do skutecznego składania oświadczeń woli za przedsiębiorcę (np. podpisania umowy) konieczne jest złożenie oświadczenia woli (tu: podpisania umowy) zgodnie ze sposobem wykonywania prokury łącznej. Prokura łączna może być ustanawiana w różnych wariantach, np. z innym prokurentem, ewentualnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania osobowej spółki handlowej (zob. art. 1094 § 1 i § 11 K.c.).
Jakich formalności trzeba dopełnić?
Ustanowienie prokury/powołanie prokurenta to czynność ze sfery prowadzenia spraw spółki, a zatem wspólnicy/członkowie zarządu powinni w tej kwestii podjąć stosowną uchwałę. Zasady dotyczące tej kwestii mogą być określone w umowie spółki/statucie. Istotne jest tu prawo prowadzenia spraw spółki (a nie prawo jej reprezentacji). Jeśli umowa spółki/statut milczy w tej kwestii, oznacza to, że zastosowanie mają reguły kodeksowe. Zgodnie z nimi:
- ustanowienie prokury w spółce osobowej wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki (por. art. 41 K.s.h., ma on odpowiednie zastosowanie w pozostałych spółkach na mocy art. 89, art. 103 K.s.h. przy uwzględnieniu w spółce komandytowej art. 121 § 2 oraz art. 126 § 1 pkt 1 K.s.h.),
- powołanie prokurenta w spółce kapitałowej oraz spółce partnerskiej z zarządem wymaga zgody wszystkich członków zarządu (art. 97, art. 208 § 6, art. 371 § 4 oraz art. 30064 § 2 K.s.h.) ewentualnie wszystkich dyrektorów prostej spółki akcyjnej z radą dyrektorów (art. 30075 § 3 zd. 1 K.s.h.).
Poza ustanowieniem prokury/powołaniem prokurenta przepisy wymagają także udzielenia prokury na piśmie, pod rygorem nieważności. Stanowi o tym art. 1092 § 1 zd. 1 Kodeksu cywilnego. Może być ono sporządzone w formie elektronicznej, przy tym konieczne jest wówczas złożenie kwalifikowanych e-podpisów (art. 781 K.c.). Udzielenie prokury stanowi czynność z zakresu reprezentacji spółki, tj. funkcjonowania spółki na zewnątrz. Oznacza to, że udzielenie prokury następuje w drodze złożenia pisemnego oświadczenia przez spółkę z zachowaniem reguł reprezentacji spółki. W praktyce czynności te (ustanowienia prokury/powołania prokurenta i udzielania prokury) mogą się zlać w jedną czynność. Dotyczy to np. sytuacji, gdy wszyscy wspólnicy czy członkowie zarządu podpiszą się pod dokumentem w sprawie udzielenia prokury.
Powołanie prokurenta trzeba ujawnić w KRS.
Wpis prokury do KRS
W KRS (w dziale 2, rubryce 3) są ujawniane dane dotyczące prokurentów i rodzaju prokury. W przypadku prokury łącznej wpisywany jest także sposób jej wykonywania, a przy prokurze oddziałowej musi być wskazane dokładne oznaczenie oddziału przedsiębiorstwa, do którego zakresu spraw prokura została ograniczona.
Powołanie prokurenta w KRS może nastąpić w szczególności w trybie tradycyjnym. W tym celu spółka handlowa musi złożyć e-wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl; zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy", a następnie "e-formularze KRS"). Opłata sądowa od niego to 250 zł plus 100 zł za ogłoszenie wpisu w MSiG (do czasu zniesienia tej opłaty - pisaliśmy o tym m.in. w GP nr 85 z 2025 r., na str. 17).
Do wniosku o wpis do KRS udzielenia prokury należy dołączyć:
- uchwałę w sprawie ustanowienia prokury/powołania prokurenta i ewentualnie pismo w sprawie udzielenia prokury (o ile uchwała nie stanowi jednocześnie dokumentu udzielenia prokury); o tym, jak postąpić z papierowym załącznikiem do e-wniosku składanego do KRS, pisaliśmy m.in. w GP nr 85 z 2025 r., na str. 17,
- dowód uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 17 zł od złożenia do akt rejestrowych dokumentu dotyczącego udzielenia prokury,
- oświadczenie prokurenta obejmujące zgodę na powołanie oraz jego adres do doręczeń; wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli jest ona wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego prokurenta (art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz. U. z 2025 r. poz. 869); dokument ten można przygotować w postaci elektronicznej z e-podpisem (kwalifikowanym, osobistym albo ePUAP) w celu załączenia do e-wniosku,
- dowód wpłaty opłat, jeżeli opłaty zostały wniesione przelewem poza systemem PRS.
Wpis w KRS ustanowienia prokury i jej wykreślenia z rejestru ma charakter deklaratoryjny (ujawniający), a nie konstytutywny. Oznacza to w praktyce, że udzielenie prokury jest ważne z chwilą, gdy oświadczenie spółki handlowej w tej kwestii zostało przekazane prokurentowi, niezależnie od tego, czy następnie zgłoszono prokurę do KRS. Prokurent może zatem działać za spółkę, a swoje umocowanie może wykazać, przedstawiając np. uchwałę w sprawie powołania prokurenta (zawierającą oświadczenie o udzieleniu prokury) oraz odpis z KRS w celu potwierdzenia, że osoby, które podpisały się pod uchwałą, były uprawnione do reprezentacji spółki, i udzielenia prokury w dacie, w której to nastąpiło.
Gazeta Podatkowa nr 87 (2275) z dnia 2025-10-30
Kontrola w firmie - podatkowa, ZUS, Sanepid, Inspekcja Handlowa. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl