Szczególnie problematycznym zagadnieniem jest forma certyfikatu. Certyfikat rezydencji stanowi tzw. dokument urzędowy, a co za tym idzie, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej powinien on zostać przedstawiony organom podatkowym w oryginale, bądź urzędowo poświadczonym odpisie. Często mogą pojawić się wątpliwości czy przesłany przez kontrahenta certyfikat rzeczywiście jest oryginałem, certyfikatem w formie elektronicznej czy też może kopią. W pierwszej kolejności należy ustalić, jaka jest praktyka w zakresie wydawania certyfikatów rezydencji w danym państwie.

Forma certyfikatu

Certyfikaty niektórych państw są wydawane wyłącznie w formie elektronicznej. Certyfikat elektroniczny, to certyfikat wydany w formie elektronicznej przez organy skarbowe danego państwa. Nie stanowią certyfikatów elektronicznych, przykładowo, elektroniczne kopie certyfikatów papierowych. Do państw, w których obowiązuje forma elektroniczna należą  Francja, Hiszpania, Wielka Brytania (w większości regionów), Czechy, Irlandia.

Procedury należytej staranności w podatku od źródła

Otrzymując certyfikat rezydencji w formie elektronicznej, należy każdorazowo zweryfikować, czy w danym kraju taka forma wystawiania certyfikatów jest obowiązująca. Takie stanowisko zostało wskazane również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 2 marca 2016 r. o sygn. ITPB3/4510-16/16/DK. W tej samej interpretacji zostało także zaznaczone, że ,,W przypadku, kiedy jedyną możliwością otrzymania certyfikatu rezydencji podatnika jest pobranie go i/lub wydrukowanie danego dokumentu, po uprzednim podaniu danych identyfikujących podatnika, z oficjalnej strony internetowej właściwego urzędu, dokument taki można uznać, jako spełniający wymogi formalne przewidziane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Stanowisko w zakresie możliwości korzystania z certyfikatów elektronicznych potwierdza m.in. Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2017 r. o sygn. DPP7.8221.33.2017.GFQV stwierdzając, że: ,,(…) certyfikat elektroniczny jest tak samo ważny jak papierowy, jeżeli urząd skarbowy w danym państwie wydaje je w obu tych formach i obie mają równorzędny status, zgodnie z tamtejszymi przepisami.(…)”.

Należy jednak mieć na uwadze, że zdarzają się w tym zakresie stanowiska niekorzystne dla podatników. Przykładowo, w sytuacji, w której certyfikat rezydencji nie zostanie pobrany z oficjalnej strony zagranicznego urzędu, lecz zostanie przesłany lub w inny sposób dostarczony przez kontrahenta, organy podatkowe mogą kwestionować możliwość skorzystania z tego typu certyfikatu rezydencji.

Dwa tryby „uniknięcia” obowiązku poboru podatku

W Interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0114-KDIP2-1.4010.232.2018.I.JC z dnia 31 sierpnia 2018 r. zostało zaznaczone, że „(…)będące w posiadaniu Wnioskodawcy certyfikaty rezydencji pobrane ze stron internetowych kontrahenta, nie stanową certyfikatu rezydencji, o którym mowa w art. 4a pkt 12 w związku z art. 26 ust. 1 updop i tym samym Spółka jest zobowiązana pobierać podatek u źródła w Polsce z tytułu wypłacanego wynagrodzenie (…)”. Powyżej wskazane stanowisko nie jest jednak stanowiskiem wiodącym.

Procedura uproszczona

Co do zasady należy posługiwać się certyfikatami w oryginale. Zgodnie z nowymi regulacjami istnieje jednak możliwość skorzystania z procedury uproszonej i posługiwania się kopią certyfikatu rezydencji.

Procedura uproszczona umożliwia  posługiwanie się kopią certyfikatu rezydencji kontrahenta w sytuacji kiedy dokonywana jest płatność za usługi niematerialne i łączna wartość płatności na rzecz kontrahenta w danym roku nie przekroczyła kwoty 10.000 zł. W przypadku, gdy podatek jest pobierany od należności kontrahenta wyrażonej w walucie obcej, do przeliczenia wartości podatku na polskie złote należy przyjąć kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty należności.

Moment pozyskania certyfikatu

Zalecane jest, aby płatnik dysponował certyfikatem zawsze w momencie dokonywania płatności, niemniej jednak, późniejsze uzyskanie certyfikatu nie powinno wpływać na możliwość zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, o ile z jego treści będzie wynikać, że na moment płatności kontrahent był rezydentem danego kraju.

Stanowisko w tym zakresie jest również szeroko prezentowane w praktyce.  Przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 30 grudnia 2013 r., nr IPTPB1/415-683/13-5/AP potwierdza, że: „(…)Udokumentowanie rezydencji podatkowej podmiotu zagranicznego uzyskującego przychody wymienione w art. 29 ust. 1, art. 30a ust. 1 oraz art. 30b ust. 1 cyt. ustawy, może nastąpić zarówno przed, jak i po dokonaniu płatności.Jednakże w razie uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności, taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową podmiotu za okres, w którym została dokonana płatność. (…)”

koniec części 2 z 3

Aleksandra Bojarska,
Associate Kancelarii LTCA

Kancelaria LTCA Zarzycki Niebudek
Adwokaci i Doradcy Podatkowi Sp. k.

Część 1: Przegląd problemów praktycznych: Certyfikaty rezydencji

Cześć 3: Pobór podatku u źródła, klauzula gross-up itd.

Inne podatkiCIT