Finansowanie pracownikom dojazdów do pracy a ZUS

Gazeta Podatkowa

W przypadku gdy pracodawca zapewnia pracownikom bezpłatny lub częściowo odpłatny przejazd środkami lokomocji do i z pracy, wówczas po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy. Przychód ten stanowi dla nich podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeśli jednak tego typu świadczenie pracodawca zagwarantuje im odpowiednimi przepisami zakładowymi, wówczas może ono korzystać ze zwolnienia z oskładkowania.

Zwolnienie składkowe

Wśród przychodów ze stosunku pracy, których pracodawca nie musi uwzględniać pracownikowi w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, znajdują się korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegające m.in. na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Takie zwolnienie wynika z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), zwanego rozporządzeniem składkowym. W konsekwencji takie świadczenia nie stanowią też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Zwolnienie ze składek wynikające z powołanego przepisu ma miejsce tylko wtedy, gdy dane świadczenie pracodawca przekazuje pracownikom w formie niepieniężnej. Przykładem świadczenia, które spełnia warunki wynikające z powołanego przepisu, jest korzystanie z transportu organizowanego przez pracodawcę - własnego lub wynajętego.

Co oskładkować?

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego nie można objąć zwolnieniem składkowym wypłaconych pracownikom ekwiwalentów w formie pieniężnej tytułem zwróconych pracownikowi kosztów zakupu biletów miesięcznych.

Wypłacając pracownikom ryczałt za dojazdy do i z pracy, np. zgodnie z regulaminem wynagradzania, pracodawca także powinien kwotę tej wypłaty uwzględnić im w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego nie można bowiem zwolnić ze składek wypłacanych pracownikom zryczałtowanych stałych kwot pieniężnych (dodatków do wynagrodzenia) ustalonych w jednakowej wysokości przez pracodawcę dla uprawnionych osób (por. interpretację Oddziału ZUS w Lublinie z dnia 5 października 2018 r., znak: WPI/200000/43/1084/2018).

Również wartość dodatkowego świadczenia pieniężnego dla pracownika dojeżdżającego do pracy własnym środkiem transportu pracodawca powinien wliczyć mu do podstawy wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej). Tego typu świadczenie podlega bowiem oskładkowaniu, nawet jeśli jego wypłatę przewidują przepisy wewnętrzne obowiązujące w zakładzie pracy. Na zwolnienie ze składek ZUS takiego świadczenia nie pozwala treść § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Przez korzystanie z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, o których mowa w tym przepisie, należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego (na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów) lub transportu organizowanego przez pracodawcę (por. interpretację Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 16 stycznia 2015 r., znak: DI/100000/43/1489/2014). Przepisu tego nie można więc stosować w przypadku korzystania przez pracownika z transportu prywatnego. Dodatkowo warunkiem zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych tego typu świadczeń jest odpowiedni zapis w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź przepisach o wynagradzaniu.

Gdy natomiast przejazdy odbywają się służbowym autem - z miejsca garażowania samochodów służbowych położonego w miejscu zamieszkania pracowników do miejsca wykonywania obowiązków pracowniczych - wówczas w opinii organów podatkowych służą one wyłącznie celom służbowym i tym samym nie stanowią nieodpłatnego świadczenia generującego po stronie pracowników przychodu ze stosunku pracy. Wtedy od takiego świadczenia nie należy naliczać składek ZUS.

Przykład

Spółka z o.o. częściowo finansuje dojazdy do zakładu produkcyjnego z miejsca zamieszkania 18 pracownikom. Każdemu z nich finansuje 50% przypadających na daną osobę kosztów tego transportu, natomiast pozostałe 50% opłacają osoby korzystające z dowozów, co zostało zawarte w regulaminie wynagradzania.

Wariant I - dofinansowywane dowozy spółka organizuje pracownikom wynajętym w tym celu autobusem. Miesięczny koszt takich dowozów przypadający na jedną osobę to 140 zł.

Częściowo odpłatne świadczenie, jakie uzyskują dowożone osoby z tytułu takiego dofinansowania dowozu, w kwocie 70 zł (tj. 140 zł × 50%) stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy. Od wartości udzielonego świadczenia firma nie powinna naliczać pracownikom składek społecznych ani zdrowotnej (na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego).

Wariant II - pracodawca zwraca pracownikom połowę kosztów dojazdów na podstawie przedłożonych biletów miesięcznych.

W marcu 2019 r. pracownik przedłożył bilet miesięczny na kwotę 140 zł. W tej sytuacji będącą przychodem ze stosunku pracy kwotę dofinansowania w wysokości 70 zł (tj. 140 zł × 50%) spółka powinna mu doliczyć do uzyskanego w tym samym miesiącu wynagrodzenia ze stosunku pracy i od sumy tych świadczeń naliczyć składki społeczne i zdrowotną (ewentualnie też składki na FP, FS i FGŚP).

 

Zasady oskładkowania dojazdu do/z pracy na koszt pracodawcy
Przychód pracownika (zagwarantowany przepisami o wynagradzaniu) związany z dojazdami do/z pracy w postaci:Składki ZUS
przekazania biletów umożliwiających korzystanie z transportu publicznegoNIEpodstawa prawna zwolnienia: § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego
korzystania z transportu zorganizowanego przez pracodawcęNIE
świadczenia pieniężnego (np. ekwiwalentu pieniężnego) rekompensującego poniesione wydatki, w tym na bilety umożliwiające korzystanie z transportu publicznegoTAK
zwrotu kosztów dojazdu transportem prywatnymTAK


autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 26 (1588) z dnia 2019-04-01

Najnowsze interpretacje w zakresie PIT i CIT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

KosztyFormy zatrudnieniaKodeks pracyPIT-11Rozliczenie roczne