Pobierz e-pity 2018

Ewidencja czasu pracy na nowych zasadach

Gazeta Podatkowa

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Bez dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy w praktyce niemożliwe jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2019 r. zakres tej dokumentacji uległ znacznemu rozszerzeniu, zmieniły się również zasady wypełniania karty ewidencji czasu pracy. Wydłużeniu uległ też okres przechowywania całości dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Do końca 2018 r. mniej danych w ewidencji

Do 31 grudnia 2018 r. pracodawca ewidencjonował dane dotyczące czasu pracy w karcie ewidencji czasu pracy. Informacje, które należało zamieszczać w tej karcie, określało obowiązujące do końca ubiegłego roku rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). W porównaniu do aktualnego stanu prawnego, wskazane rozporządzenie przewidywało dość wąski zakres karty ewidencji czasu pracy, która do 31 grudnia 2018 r. zasadniczo była jedynym dokumentem dotyczącym ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia wykazywało się w niej pracę:

  • w poszczególnych dobach (bez wskazywania godzin pracy), w tym przypadającą w niedziele i święta oraz w porze nocnej,
     
  • w dniach wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
     
  • w nadgodzinach, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
     
  • wykonywaną przez młodocianego przy pracach generalnie wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

Do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej na starych zasadach dołączało się ponadto wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach i - co wynikało raczej z praktyki niż z przepisu - wnioski urlopowe.

Od 1 stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Porównując je do rozporządzenia poprzednio obowiązującego, można stwierdzić znaczne uściślenie i rozbudowanie informacji podawanych w karcie ewidencji czasu pracy (którą nowe rozporządzenie nazywa ewidencją czasu pracy). Z aktualnego rozporządzenia jednoznacznie wynika, że należy wykazywać liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i nadgodzin) oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Konieczne jest również określenie rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Od 1 stycznia br. nie wystarczy już podanie ogólnej informacji o odbyciu przez pracownika dyżuru - trzeba podać godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, miejsce odbywania i liczbę godzin dyżuru. Ponadto w przypadku dni wolnych rozporządzenie wymaga wskazania tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w takim dniu czy dzień wolny z tytułu niedzieli lub święta).

Karta ewidencji to nie wszystko

Bieżące rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozszerzyło zakres dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy stała się jedynie jednym z jej elementów. Poza nią, od 1 stycznia 2019 r. na wspomnianą dokumentację składają się określone w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wnioski, dokumenty i zgody. Należą do nich przykładowo: wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych czy zwolnienia na dziecko do lat 14, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy czy zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie jej poza stałe miejsce pracy (patrz tabela).

Powyższe dokumenty, wnioski i zgody składają się, razem z ewidencją czasu pracy, na dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Należy w tym miejscu zasygnalizować, że dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (m.in. wnioski urlopowe) nie należą do ewidencji czasu pracy, w związku z tym powinny być przechowywane osobno. Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego stanowią one inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (gromadzoną odrębnie od dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy). Na tę inną dokumentację składają się również:

  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (§ 6 pkt 3 rozporządzenia),
     
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 pkt 4 rozporządzenia).

Funkcjonująca czasami praktyka dołączania wniosków urlopowych do karty ewidencji czasu pracy nie ma więc już podstaw prawnych. Na takie wnioski oraz inną dokumentację określoną w § 6 pkt 2-4 rozporządzenia, pracodawca powinien wygospodarować osobne miejsce.


Wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Karta bez godzin pracy

W odniesieniu do niektórych pracowników ustawodawca wprowadził możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie uproszczonej. Dotyczy to osób objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za pracę w nocy lub w nadgodzinach (art. 149 § 2 K.p.). Uproszczenie ewidencji czasu pracy w przypadku tych pracowników polega na braku obowiązku wykazywania godzin pracy. Ponieważ przepis, który to dopuszcza, ma rangę ustawową, regulacje rozporządzenia dokumentacyjnego przewidujące od 1 stycznia br. wymóg ewidencjowania godzin pracy nie mają w tym zakresie zastosowania. W odniesieniu do pracowników wskazanych w art. 149 § 2 K.p. pracodawca nadal więc nie musi wykazywać godzin pracy i ich liczby w karcie ewidencji czasu pracy. Nie oznacza to jednak, że jest zwolniony z pozostałych wymogów związanych z prowadzeniem tej karty oraz innej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

Nawet przy uproszczonej ewidencji czasu pracy pracodawca jest zobowiązany wykazywać pozostałe (tj. poza godzinami pracy) elementy tej ewidencji. W konsekwencji musi w karcie ewidencji odnotowywać dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia, zwolnienia od pracy, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, czy urlop. Jedyna informacja, której nie trzeba wykazywać we wspomnianej karcie, to dni pracy. Poza tym pracodawca stosuje w całej rozciągłości przepisy rozporządzenia dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym w zakresie gromadzenia określonych w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wniosków, dokumentów i zgód.

Dłuższy okres przechowywania

Do końca 2018 r. przepisy prawa pracy nie określały wprost okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. W piśmiennictwie z zakresu prawa pracy prezentowany był pogląd, że dokumenty te - chodziło głównie o karty ewidencji czasu pracy - powinny być przechowywane przez okres 3 lat, z uwagi na 3-letni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Pogląd ten, na gruncie obowiązujących obecnie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, stracił jednak swoją aktualność.


Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł.


Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także (zasadniczo) przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. W świetle rozporządzenia dokumentacyjnego obowiązującego od 1 stycznia br., do dokumentacji tej zalicza się, oprócz akt osobowych, również dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy i inne dokumenty gromadzone przy tej ewidencji powinny więc być przechowywane przez okres 10 lat, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres.

Okres przejściowy dla ewidencji

Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. zawiera przepisy przejściowe określające zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w okresie przypadającym na przełomie starych i nowych przepisów. Regulacje przejściowe dotyczą też ewidencji czasu pracy. Jak wynika z § 20 ust. 3 tego rozporządzenia, do zakresu kart ewidencji czasu pracy prowadzonej w dniu 1 stycznia 2019 r. można stosować przepisy poprzedniego rozporządzenia. Dopuszczalne jest więc prowadzenie takich kart w węższym zakresie, określonym przez poprzednie rozporządzenie - jednak tylko do upływu okresu, którego dotyczą.

Ponieważ w zdecydowanej większości karty ewidencji czasu pracy były (i są) prowadzone w okresach miesięcznych, przywołany przepis przejściowy w praktyce ma już znikome zastosowanie - na ogół nie spotyka się bowiem kilkumiesięcznych kart ewidencji czasu pracy. Należy przy tym zaznaczyć, że w przywołanym przepisie przejściowym chodziło o karty ewidencji czasu pracy kontynuowane w dniu 1 stycznia 2019 r., a nie założone (rozpoczęte na nowy okres) od 1 stycznia 2019 r. Takie karty - prowadzone na przełomie miesięcy - w praktyce mogły i mogą występować w niektórych systemach czasu pracy, np. w ruchu ciągłym.

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy
Ewidencja czasu pracyWnioski pracownikaDokumentyZgody

zawierająca dane o:

-liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
-liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej i nadliczbowych,
-dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
-liczbie godzin dyżuru oraz godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia (ze wskazaniem miejsca pełnienia dyżuru),
-rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
-rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
-wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
-czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach mu wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

dotyczące:

-udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
-ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy na dziecko do 14 lat (art. 188 K.p.),
-ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 K.p.),
-stosowania tzw. systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.),
-stosowania tzw. weekendowego systemu czasu pracy (art. 144 K.p.),
-stosowania ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 1401 K.p.).

związane:

-ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 K.p.),
-z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 K.p.),
-z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.
-pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy; na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych; w porze nocnej; w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 K.p.),
-pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 K.p.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 36 (1598) z dnia 2019-05-06

Zatrudnianie emerytów i rencistów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Wymiar czasu pracy