Dokonywanie płatności pomiędzy przedsiębiorcami w 2022 r.

Gazeta Podatkowa

W 2022 r. limit płatności gotówkowych w rozliczeniach pomiędzy przedsiębiorcami wynosi 15.000 zł. Na podstawie ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, zwanej Polskim Ładem, miał zostać znacznie obniżony do poziomu 8.000 zł. Ustawodawca podjął jednak decyzję o przesunięciu o rok terminu na wdrożenie tej regulacji. W jaki sposób przedsiębiorcy dokonują rozliczeń transakcji w 2022 r.? Kiedy mogą dokonać tego z wykorzystaniem gotówki, a kiedy za pośrednictwem rachunku bankowego?

Dokonywanie płatności pomiędzy przedsiębiorcami w 2022 r.
Źródło: shutterstock.com

Limit płatności gotówką

Zgodnie z przepisami zawartymi w art. 19 Prawa przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty.

Obie wymienione przesłanki muszą być spełnione łącznie. Zatem, jeśli wartość transakcji przekracza kwotę 15.000 zł, a jedną ze stron nie jest inny przedsiębiorca, to obowiązek płatności za pośrednictwem rachunku bankowego nie ma zastosowania.

Pojęcie przedsiębiorcy przy dokonywaniu rozliczeń

Limit uprawniający do rozliczeń gotówkowych ma zastosowanie w odniesieniu do wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu w CEIDG albo rejestru przedsiębiorców KRS. Zatem odnosi się do przedsiębiorców jednoosobowych, spółek i innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, jak również wszystkich, którzy do takich rejestrów powinni być wpisani, ale nie dopełnili tego obowiązku. Poza tym zasady dotyczące rozliczeń mają też zastosowanie do wspólników spółek cywilnych.

Płatności powyżej 15.000 zł przy transakcjach z innym przedsiębiorcą, za pośrednictwem rachunku bankowego, muszą też dokonywać spółki z o.o. i spółki akcyjne w organizacji. Są one bowiem tzw. ułomnymi osobami prawnymi będącymi przedsiębiorcami niewpisanymi do KRS. Limitu transakcji gotówkowych muszą przestrzegać również fundacje, izby gospodarcze, które równocześnie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS, tzn. gdy prowadzą działalność gospodarczą. Ponadto limit ten dotyczy przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce poprzez oddział zarejestrowany w KRS (przykład 1) oraz zagranicznych oddziałów polskiego przedsiębiorcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami oddział nie jest odrębnym przedsiębiorcą, dlatego bez względu na to, w którym kraju polski przedsiębiorca zarejestruje swój oddział, stosuje się do niego przepisy Prawa przedsiębiorców. Ograniczenie to ma także zastosowanie w odniesieniu do polskiego przedsiębiorcy w ramach czasowego transgranicznego świadczenia usług.

Warto zaznaczyć, że limit gotówkowy obowiązuje również w przypadku przedsiębiorcy nabywającego towary lub usługi w okresie zawieszenia działalności. To samo dotyczy przyjmowania należności.

Natomiast limit 15.000 zł nie dotyczy m.in.:

  • podmiotów wpisanych wyłącznie w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
  • komorników, gdyż nie są przedsiębiorcami w rozumieniu Prawa przedsiębiorców,
  • przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych,
  • osób fizycznych dokonujących zakupu przedmiotów do majątku prywatnego przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej, które następnie zostaną wciągnięte do ewidencji środków trwałych prowadzonych przez nich działalności gospodarczych (taka osoba nie spełnia definicji przedsiębiorcy).

Poza tym limitu obrotu gotówkowego nie muszą stosować przedsiębiorcy zarejestrowani poza Polską, ale świadczący usługi na terytorium Polski. Dotyczy to jednak tylko tych sytuacji, w których aktywność zagranicznego przedsiębiorcy może zostać uznana za transgraniczne świadczenie usług. Jeżeli przedsiębiorca zagraniczny miał obowiązek zarejestrować w Polsce oddział, a tego nie zrobił - transakcja przekraczająca limit ustawowy powinna być opłacona w formie bezgotówkowej.

Jednorazowa wartość transakcji

Prawo przedsiębiorców nie zawiera definicji pojęcia "jednorazowa wartość transakcji". Wyjaśnień w tym zakresie udzielił resort finansów. Z odpowiedzi z dnia 8 lutego 2017 r. na interpelację nr 9279 wynika, że jako transakcję traktować należy taką czynność prawną (umowę) zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Jednorazowa wartość transakcji to cała wartość należności lub zobowiązań związanych z odpłatną dostawą towaru lub odpłatnym świadczeniem usług, które zostały określone w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przepisy Prawa przedsiębiorców mówią o płatności, a więc kwocie, która jest przekazywana kontrahentowi, dlatego do obliczania wysokości limitu przyjmuje się wartość brutto.

Zatem jednorazowa wartość transakcji to:

  • cała wartość wierzytelności lub zobowiązań,
  • wartość wyrażona w pieniądzu,
  • wartość wynikająca z odpłatnej dostawy towaru lub odpłatnego świadczenia usług,
  • wartość określona w umowie zawartej pomiędzy przedsiębiorcami.

W tym przypadku bez znaczenia pozostaje fakt, w jakiej walucie ma być dokonane rozliczenie. Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zgodnie z wyjaśnieniami zamieszczonymi na stronie serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorcy BIZNES.GOV.PL (www.biznes.gov.pl) zasady dotyczące limitu płatności gotówką stosuje się także w przypadku:

  • nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych,
  • dokonania i przyjęcia płatności:
    • po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej,
    • po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania - określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie o podatku tonażowym.

Co ważne, limit płatności gotówką ma zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do zobowiązań, które powinny zostać uregulowane w formie zapłaty pieniężnej. Natomiast inne formy regulowania wzajemnych zobowiązań, np. kompensata czy wymiana barterowa, nie podlegają pod limit płatności.


Limit 15.000 zł dotyczy wartości transakcji - bez względu na liczbę płatności dokonanych w ramach tej transakcji.


Wiele niejasności wśród przedsiębiorców budzi kwestia dokonywania płatności z tytułu najmu czy dzierżawy nieruchomości od innego przedsiębiorcy (przykład 2). W tej sprawie stanowisko zajął m.in. Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z dnia 19 lutego 2021 r., sygn. akt II FSK 2704/18, orzekł on, że: "W przypadku dokonywania wielu płatności na podstawie jednej umowy, od momentu przekroczenia przez sumę tych płatności kwoty 15.000 zł, podatnik (...) ma obowiązek dokonywać płatności czynszu za pośrednictwem rachunku płatniczego, a niewykonanie tego obowiązku z mocy prawa wywołuje skutek określony w u.p.d.o.f. Skutek ten dotyczy nadwyżki ponad ww. kwotę, gdyż (...) obowiązek płatności bezgotówkowych w rozważanym przypadku dotyczy tej nadwyżki".

Przykład 1

Niemiecka spółka zarejestrowała w KRS oddział, na rzecz którego zamierza kupić w Polsce wyposażenie biura.

Oddział nie jest odrębnym przedsiębiorcą (przedsiębiorcą jest niemiecka spółka), jednak ze względu na fakt rejestracji oddziału w rejestrze przedsiębiorców KRS, podlega on polskiemu prawu, w tym limitowi transakcji gotówkowych.


Przykład 2

Pan Marian w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (na podstawie wpisu w CEIDG) zawarł z innym podmiotem gospodarczym umowę najmu nieruchomości na czas nieokreślony, z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Miesięczny czynsz najmu wynosi 7.000 zł.

W tym przypadku, jeżeli pan Marian zdecyduje się na wypowiedzenie umowy najmu np. zaraz po jej zawarciu, wówczas musiałby zapłacić równowartość 3 opłat, tzn. 21.000 zł (3 × 7.000 zł).

Z tego wynika, że już pierwszy czynsz powinien uregulować bezgotówkowo.

Zatem, aby ustalić wartość transakcji i obowiązek zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego, należy wziąć pod uwagę wysokości wynagrodzenia oraz przyjęty okres rozliczeniowy. W przypadku umów najmu znaczenie ma długość okresu wypowiedzenia.

Poza tym limit transakcji gotówkowych stosuje się do zaliczek. Wynika to z faktu, że w przypadku prawidłowego wykonania zobowiązania przez strony umowy (transakcji), wartość zaliczki jest zaliczana na poczet płatności.

O limicie należy również pamiętać zawierając umowę, gdzie zapłata będzie dokonywana w systemie ratalnym. Wszystkie raty stanowią bowiem jedną transakcję, ponieważ są związane z jednym zakupem. Sytuacja się komplikuje w przypadku, kiedy mamy do czynienia z płatnościami ratalnymi z klauzulą waloryzacyjną. Jeżeli dostawa będzie realizowana przez kilka miesięcy, wartość transakcji - przez zastosowanie klauzul waloryzacyjnych - może ulec znacznej zmianie. Wówczas może się zdarzyć, że przedsiębiorca ze względu na ich zastosowanie może przekroczyć limit 15.000 zł. Ma to obecnie miejsce w odniesieniu do przypadków, w których indeksem odniesienia jest wartość ropy. Zgodnie z wyjaśnieniami zamieszczonymi na portalu Biznes.gov.pl decydujące jest wyliczenie wartości dokonane przy pierwszej płatności częściowej za daną transakcję:

  • jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji, stosując aktualną wartość wskaźnika waloryzacyjnego, wiedziała, że całkowita wartość transakcji przekroczy limit - pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo i wszystkie płatności związane z tą transakcją powinny być dokonane w taki sposób (nawet, jeżeli ostateczna wartość transakcji będzie niższa niż limit ustawowy),
  • jeśli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji, stosując aktualną wartość wskaźnika waloryzacyjnego wiedziała, że ostateczna cena nie przekroczy limitu - pierwsza płatność może być dokonana w formie gotówkowej i w takiej formie strony mogą kontynuować rozliczenie; z chwilą, kiedy wartość transakcji podczas płatności częściowej przekroczy limit ustawowy, każda następna płatność powinna być dokonywana bezgotówkowo, będzie to konieczne nawet, jeżeli ostateczna wartość transakcji albo wartość wyliczona na potrzeby kolejnej płatności częściowej będzie niższa niż limit ustawowy.

Sankcje z tytułu płatności gotówką powyżej 15.000 zł

Zgodnie z przepisami sankcje za dokonanie płatności gotówką po przekroczeniu limitu ponosi płacący, a nie przyjmujący płatność. Przedsiębiorca, który dokona zapłaty w gotówce, w przypadku gdy jednorazowa wartość takiej transakcji przekracza 15.000 zł, nie ma prawa zaliczyć jej wartości do kosztów podatkowych w tej części, w jakiej płatność za nią została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Jeżeli już nią obciąży koszty, wówczas w części, w jakiej płatność dotycząca transakcji została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego, w miesiącu jej dokonania musi zmniejszyć koszty podatkowe albo w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów - zwiększyć przychody.

Natomiast żadne konsekwencje nie są przewidziane dla przyjmującego zapłatę ponad limit.

Definicja rachunku płatniczego

Rachunek płatniczy to rachunek prowadzony dla jednego lub większej liczby użytkowników służący do wykonywania transakcji płatniczych, przy czym przez rachunek płatniczy rozumie się także rachunek bankowy oraz rachunek członka spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, jeżeli rachunki te służą do wykonywania transakcji płatniczych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 ze zm.)


autor: Kinga Romas
Gazeta Podatkowa nr 25 (1900) z dnia 2022-03-28

Potrącenia z wynagrodzenia pracownika i zleceniobiorcy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Polski Ład