W dobie rosnącej popularności samochodów elektrycznych coraz więcej firm korzysta z takich pojazdów w ramach flot służbowych. Praktycznym wyzwaniem staje się jednak kwestia rozliczania kosztów ładowania, szczególnie gdy odbywa się ono poza siedzibą pracodawcy – na przykład w domu pracownika. Czy koszty ładowania samochodu elektrycznego w domu pracownika mogą zostać ujęte w kosztach firmowych? – wyjaśniamy
Ładowanie poza firmą a koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ustaw o CIT i PIT, firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Koszty energii elektrycznej zużywanej do ładowania służbowego auta – podobnie jak paliwo – mieszczą się w tym katalogu, jeśli samochód wykorzystywany jest do celów służbowych.
Problem pojawia się, gdy pojazd ładowany jest poza siedzibą firmy, np. w domu pracownika. W takiej sytuacji faktura za energię wystawiana jest na pracownika, który domaga się zwrotu kosztów od pracodawcy. Czy taki wydatek również może być kosztem firmowym?
Fiskus jest na tak
W interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.100.2025.2.ASK) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrot kosztów energii elektrycznej poniesionych przez pracownika na ładowanie auta elektrycznego służbowego – również jeśli odbywa się to w miejscu zamieszkania.
Żeby jednak wydatek ten mógł zostać zaliczony do kosztów, muszą być spełnione określone warunki techniczno-dokumentacyjne.
Źródło: Shutterstock
Dokumenty, które pozwolą na rozliczenie ładowania samochodu w kosztach firmowych
Rozliczenie kosztów ładowania auta w domu pracownika będzie możliwe, jeśli firma zadba o:
- Oddzielny punkt poboru energii (PPE) – przypisany wyłącznie do miejsca postojowego, z dedykowanym licznikiem energii.
- Ładowarkę z funkcją zdalnego raportowania – umożliwiającą dokładne śledzenie zużycia prądu.
- Fakturę na pracownika – wystawioną przez dostawcę energii, obejmującą zużycie energii w danym okresie.
- Zestawienie zużycia – przygotowane przez pracownika na podstawie danych z ładowarki i faktury, przekazywane pracodawcy jako załącznik do rozliczenia.
Co w przypadku wykorzystania auta do celów prywatnych?
Jeżeli pojazd jest użytkowany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych (co jest częstą praktyką), należy uwzględnić ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT. W takiej sytuacji 25% kosztów energii należy wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że firma może odliczyć 75% kosztów zwracanych pracownikowi.
Czy zwrot kosztów energii stanowi przychód pracownika?
Dyrektor KIS w interpretacji z 24 kwietnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.192.2025.2.MJ) potwierdził, że zwrot kosztów energii elektrycznej nie stanowi dodatkowego przychodu pracownika, o ile mieści się w granicach zryczałtowanego przychodu z tytułu użytkowania pojazdu służbowego.
Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT:
- 250 zł miesięcznie – dla pojazdów elektrycznych i aut o mocy do 60 kW,
- 400 zł miesięcznie – dla pozostałych pojazdów
Interpretacje podatkowe z kwietnia 2025 r. otwierają nowe możliwości dla firm inwestujących w elektromobilność. Umożliwiają bezpieczne podatkowo odliczanie kosztów ładowania samochodów służbowych poza siedzibą firmy, o ile wdrożone zostaną właściwe procedury i dokumentacja.