Prowokacja w KSeF na 4 mln zł. „Żart” skończył się gigantycznym podatkiem

Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się areną bezprecedensowych walk medialno-politycznych. Pojawienie się w nim faktury opiewającej na kwotę ponad 4,3 mln zł brutto, wystawionej na firmy Krzysztofa Stanowskiego oraz Sławomira Mentzena, wywołało medialne trzęsienie ziemi. Dla opinii publicznej to sensacja, a dla branży mocny sygnał ostrzegawczy. Co najważniejsze – ten z pozoru niewinny, złośliwy żart skończy się dla jego autora finansowym dramatem. Przepisy ustawy o VAT są bowiem nieubłagane: wystawca tej faktury będzie musiał zapłacić gigantyczny podatek, nawet jeśli żadna usługa nie została wykonana.

Anatomia prowokacji, czyli KSeF jako narzędzie nękania

Przypomnijmy tło sytuacji: w systemie KSeF zarejestrowano fakturę na kwotę 4 304 388,12 zł (netto: 3 499 502,54 zł), w której jako nabywców wskazano spółkę akcyjną Kanał Zero oraz kancelarię i osobę prywatną lidera Konfederacji, Sławomira Mentzena. Jako przedmiot transakcji wpisano „Logistykę nowoczesnego systemu transportu lądowego” oraz „Usługę transportową”. Dokument oznaczono jako zapłacony, a jego autorem okazała się firma z Leszna.

Z perspektywy technicznej operacja ta obnażyła systemową cechę KSeF, przed którą eksperci niejednokrotnie ostrzegali. Aby wystawić fakturę na dowolny podmiot w Polsce i wprowadzić ją do oficjalnego obiegu prawnego, wystarczy znać jego NIP. Dane te są w pełni jawne – można je bez problemu pobrać z CEIDG, KRS czy rządowej „białej listy”. Wystawca wprowadza NIP do swojego systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF, a system automatycznie pobiera resztę danych z baz GUS i nadaje dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny.

Nieczyste zagrania skarbówki. Mandat za dobre serce i butelkę wody

W tym momencie faktura staje się faktem prawnym. Trafia bezpośrednio do ministerialnej „skrzynki” odbiorcy. Nabywca nie musi wyrażać zgody na jej przyjęcie, nie ma też w systemie żadnego przycisku „odrzuć fakturę”. To sprawia, że KSeF może być wykorzystywany do złośliwego podrzucania dokumentów w celu wywołania chaosu lub –  jak w przypadku Stanowskiego i Mentzena – zasugerowania opinii publicznej fikcyjnych powiązań biznesowych.

Artykuł 108 ustawy o VAT – bezwzględny bat na żartownisiów

Autorzy tego typu prowokacji często nie zdają sobie jednak sprawy, w jak gigantyczne kłopoty wpędzają samych siebie. W polskim prawie podatkowym istnieje przepis, który stanowi absolutny fundament walki z nadużyciami – jest to art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Przepis ten mówi wprost: w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Co to oznacza w praktyce?
Nieważne, czy faktura zostanie wystawione przez pomyłkę, dla żartu, w ramach prowokacji, czy w celu oszustwa. Wykazany na niej podatek VAT musi zostać odprowadzony do urzędu skarbowego. Fiskusa nie interesuje, czy transakcja była prawdziwa. Sam fakt wprowadzenia dokumentu z wykazanym podatkiem do obiegu prawnego, (a wysyłka do KSeF jest bezpowrotnym wprowadzeniem do obiegu) rodzi bezwzględny obowiązek zapłaty.

Zróbmy prostą kalkulację dla opisywanej sprawy:

• Kwota netto: 3 499 502,54 zł
• Stawka VAT: 23%
• Kwota podatku VAT do zapłaty: 804 885,58 zł

Wystawca faktury, który w rozmowie telefonicznej ze Stanowskim odmówił wycofania (skorygowania) dokumentu i brnął w narrację, że jest ona „zapłacona”, właśnie założył sobie na szyję finansową pętlę. Urząd skarbowy upomni się o ponad 800 tysięcy złotych samego podatku od towarów i usług.

Co więcej, jeśli transakcja była fikcyjna, wystawca wprowadził do obrotu tzw. pustą fakturę. To z kolei uruchamia machinę Kodeksu karnego skarbowego (art. 62 KKS) oraz Kodeksu karnego. Za fałszowanie faktur o wartości powyżej 1 miliona złotych grożą surowe kary pozbawienia wolności oraz wielomilionowe grzywny. „Niewinny żart” zamienia się w życiową i biznesową katastrofę dla prowokatora.

Co z ofiarami prowokacji?

Podczas gdy wystawca stoi na krawędzi bankructwa i odpowiedzialności karnej, działy księgowe podmiotów zaatakowanych (Kanału Zero oraz Kancelarii Mentzena) muszą zachować najwyższą czujność.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT, faktury potwierdzające czynności, które nie zostały dokonane, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego. Oznacza to, że poszkodowani pod żadnym pozorem nie mogą ująć tej faktury w swoich rejestrach VAT ani w deklaracji JPK_V7. Podobnie na gruncie podatków dochodowych (PIT/CIT) – wydatek ten nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ nie ma żadnego związku z prowadzoną działalnością.

W przypadku osób publicznych sprawa jest jasna, ponieważ o prowokacji dowiedzieli się sami właściciele i natychmiast zaalarmowali swoje działy finansowe. Problem pojawia się jednak w realiach średnich i dużych przedsiębiorstw.

Współczesna księgowość dąży do jak najszerszej automatyzacji, choć warto uczciwie wskazać, że czarny scenariusz pod tytułem „faktura wpada do systemu i sama wychodzi z banku” w dobrze zarządzanych organizacjach nie jest standardem. Nawet przy głębokiej cyfryzacji, procedury kontroli wewnętrznej opierają się na wieloetapowych bezpiecznikach: workflow zakupowym (parowaniu faktury z zamówieniem PO), akceptacji merytorycznej przez kierownika danego działu oraz ostatecznym zatwierdzeniu paczki płatności przez zarząd lub dyrektora finansowego.

Gdzie więc leży realne ryzyko prowokacji fakturowej? W rutynie, pośpiechu i psychologicznym aspekcie KSeF. Systemy ERP zintegrowane z ministerialną platformą automatycznie pobiorą dokument, zadekretują go przy użyciu algorytmów OCR/AI i wrzucą do systemu jako propozycję do opłacenia. Jeśli „podrzucona” faktura opiewa na mniejszą, niepozorną kwotę (np. 12 000 zł za rzekome „usługi IT” lub „wsparcie techniczne”), istnieje ryzyko, że przejdzie ona przez ludzkie sito weryfikacji na zasadzie automatyzmu. Menedżer zatwierdzający setki faktur miesięcznie, widząc dokument oficjalnie zaciągnięty z rządowego KSeF, podświadomie może uznać go za zweryfikowany i bezpieczny. W ten sposób, przez zwykłe kliknięcie „zatwierdź” w gąszczu innych operacji, firma nieświadomie przeleje środki oszustowi i ujmie fikcyjny dokument w JPK_V7, co podczas kontroli skarbowej może narazić firmę na dotkliwe sankcje. Z kolei w sektorze MŚP, gdzie rozbudowane systemy workflow występują raczej rzadko – ryzyko rośnie.

Instrukcja bezpieczeństwa dla księgowych: Jak reagować na niechcianą fakturę w KSeF?

Jeśli w systemie KSeF firmy lub klienta pojawi się faktura widmo od nieznanego kontrahenta, na usługi, których nigdy nie zamawiano, należy wdrożyć natychmiastową procedurę antykryzysową:

1. Blokada operacyjna: Natychmiastowe oznaczenie dokumentu w systemie finansowo-księgowym statusem „wstrzymany/błędny”. Bezwzględne zablokowanie j możliwości ujęcia go w deklaracji JPK_V7 oraz wygenerowania paczki przelewu.
2. Weryfikacja wewnętrzna: Przesłanie zapytania do kierowników wszystkich działów (zakupów, logistyki, marketingu, zarządu) z pytaniem, czy ktokolwiek zawierał umowę lub dokonywał zakupów u danego wystawcy.
3. Wezwanie do korekty: Bezpośredni kontakt z wystawcą faktury. Jeśli doszło do zwykłej pomyłki (np. czeskiego błędu przy wpisywaniu NIP-u klienta na stacji paliw), wystawca ma prawny obowiązek niezwłocznego wystawienia w KSeF faktury korygującej „do zera”.
4. Zawiadomienie Urzędu Skarbowego: Jeśli wystawca odmawia kontaktu, unika współpracy lub – jak w sprawie Stanowskiego – twierdzi, że faktura jest prawidłowa mimo braku transakcji, należy działać prewencyjnie i złożyć oficjalne pismo do Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego dla danej firmy. W piśmie należy poinformować, że w systemie KSeF pojawił się dokument, który nie odzwierciedla stanu faktycznego, a firma nie zawierała z tym podmiotem żadnych umów handlowych.

Ostatni krok jest szczególnie ważny. Algorytmy analityczne Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) działają automatycznie. Jeśli prowokator wykaże podatek należny, a firma nie wykaże podatku naliczonego, systemy MF natychmiast wychwycą asymetrię transakcyjną. Firma dostanie automatyczną „czerwoną flagę”, co niemal na pewno skończy się wszczęciem uciążliwych czynności sprawdzających lub kontroli. Oficjalne zawiadomienie złożone w urzędzie chroni przed zarzutem udziału w karuzeli podatkowej lub oszustwie.

Drogi żart i lekcja dla ustawodawcy

Sprawa Krzysztofa Stanowskiego i Sławomira Mentzena to doskonałe studium przypadku, które obnaża brak jednego kluczowego elementu w architekturze KSeF: funkcjonalności systemowego odrzucenia lub zakwestionowania dokumentu przez nabywcę. System w obecnym kształcie zakłada, że obrót gospodarczy tworzą wyłącznie podmioty działające w dobrej wierze. Nie przewidziano w nim bezpieczników przed trollingiem, złośliwością czy próbami dyskredytacji konkurencji.

Środowisko księgowych i doradców podatkowych musi głośno domagać się od Ministerstwa Finansów wprowadzenia opcji „Zgłoś nadużycie/ Brak transakcji” bezpośrednio w strukturze e-faktury. Do tego czasu jedyną obroną przedsiębiorców pozostaje ograniczenie ślepego zaufania do automatyzacji procesów i drobiazgowa ludzka kontrola każdego dokumentu, który trafia do KSeF.

A autor prowokacji? Przekona się na własnej skórze, że prawo podatkowe w Polsce bywa potężniejszym narzędziem kary niż procesy cywilne o zniesławienie. Rachunek od fiskusa na blisko milion złotych z pewnością skutecznie wyleczy go z podobnych żartów w przyszłości.

Autor: Małgorzata Mazur – Współzałożyciel Value Finance