Ewidencja w księgach rachunkowych zakupu, leasingu i kosztów eksploatacyjnych dotyczących elektrycznego samochodu osobowego użytkowanego dla celów mieszanych wymaga uwzględnienia przepisów podatkowych. Ograniczona jest wówczas możliwość odliczenia VAT z faktur zakupu i możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zakup samochodu – środka trwałego

Jeśli osobowy samochód elektryczny spełnia definicję środka trwałego określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522), powinien zostać ujęty w ewidencji bilansowej środków trwałych. Koszty poniesione na jego zakup składają się na cenę nabycia – wartość początkową tego środka trwałego. Zalicza się do niej wszelkie wydatki związane z zakupem i przystosowaniem go do używania, poniesione przed dniem przyjęcia go do używania (por. art. 28 ust. 2 i ust. 8 ustawy o rachunkowości). W cenie tej należy uwzględnić także niepodlegający odliczeniu VAT z faktury zakupu samochodu. Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) od wszystkich wydatków związanych z samochodami osobowymi użytkowanymi na cele mieszane podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty VAT naliczonego. Są to wydatki dotyczące m.in.: nabycia tych pojazdów, nabycia ich części składowych, używania tych pojazdów w ramach umowy najmu, dzierżawy, leasingu, nabycia paliw do ich napędu, naprawy lub konserwacji oraz nabycia innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów (art. 86a ust. 2 ustawy o VAT).

W ewidencji księgowej wszelkie wydatki związane z nabyciem elektrycznego samochodu osobowego ponoszone do czasu jego przekazania do używania można gromadzić na koncie 08 „Środki trwałe w budowie”. Fakturę zakupu elektrycznego samochodu osobowego, który będzie wykorzystywany do celów mieszanych, ujmuje się w księgach zapisami:

a) wartość netto wraz z 50% VAT niepodlegającym odliczeniu

– Wn konto 08 „Środki trwałe w budowie”,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) wartość brutto

– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Tymi samymi zapisami należy ująć fakturę za niezbędne naprawy (w tym np. zakup części) czy ulepszenia samochodu, który będzie wykorzystywany do celów mieszanych, dokonane przed przyjęciem go do używania.

Ogół wydatków poniesionych w związku z zakupem i przystosowaniem elektrycznego samochodu osobowego do stanu używalności, zgromadzonych na koncie 08 pod datą przyjęcia go do używania, przeksięgowuje się zapisem:

– Wn konto 01 „Środki trwałe”,
– Ma konto 08 „Środki trwałe w budowie”.

Od ustalonej wartości początkowej środka trwałego w postaci elektrycznego samochodu osobowego dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. Miesięczny odpis amortyzacyjny środka trwałego księguje się zapisami:

– Wn konto 40-0 „Amortyzacja”,
– Ma konto 07-1 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”

oraz równolegle

– Wn konto zespołu 5,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Przy czym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od wartości początkowej samochodów elektrycznych, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę 225.000 zł. Tak stanowi art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdop (Dz. U. z 2026 r. poz. 554). W sytuacji zatem, gdy wartość początkowa samochodu elektrycznego przewyższy 225.000 zł, część odpisu amortyzacyjnego (w odpowiednio ustalonej proporcji) nie stanowi kosztu podatkowego. Można ją wyodrębnić w ewidencji analitycznej do konta 40-0 jako NKUP.

Leasing operacyjny samochodu

Jeżeli zawarta umowa leasingu nie spełnia żadnego z siedmiu warunków określonych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, należy ją zakwalifikować jako leasing operacyjny dla celów bilansowych. Ponadto, jeśli umowa leasingu spełnia co najmniej jeden z tych warunków, ale jednostka jest jednostką mikro lub małą, może dokonać kwalifikacji umowy według zasad określonych w przepisach podatkowych, co oznacza, że jeżeli jest on dla celów podatkowych leasingiem operacyjnym, to dla celów bilansowych można go również tak rozliczać (por. art. 3 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Korzystający w ramach umowy leasingu operacyjnego nie wykazuje przedmiotu leasingu jako składnika aktywów, ale może objąć go ewidencją pozabilansową. Można tego dokonać jednostronnym zapisem:

– Wn konto 09 „Obce środki trwałe” (w analityce: Elektryczny samochód osobowy w leasingu operacyjnym).

Z reguły opłaty podstawowe z tytułu zawartej umowy leasingu operacyjnego są ujmowane w księgach na podstawie otrzymywanych miesięcznie faktur. W przypadku leasingowanych elektrycznych samochodów osobowych użytkowanych do celów mieszanych jednostce przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu rat leasingowych wynikających z umowy leasingu w wysokości 50% kwoty VAT z faktur wystawionych przez firmę leasingową (art. 86a ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT). Kwotę VAT niepodlegającego odliczeniu zalicza się do wartości netto raty leasingowej.

Otrzymywane od leasingodawcy faktury za opłatę wstępną i opłaty leasingowe ujmuje się w księgach zapisami:

a) wartość brutto faktury – zobowiązanie wobec leasingodawcy

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

b) VAT naliczony do odliczenia

– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

c) wartość netto faktury wraz z 50% nieodliczonego VAT

– Wn konto 40-2 „Usługi obce”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

oraz równolegle

– Wn konto zespołu 5,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Jeśli jednostka uzna kwotę opłaty wstępnej za istotną, może koszt z nią związany rozliczać w czasie – w okresie trwania umowy – poprzez konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących elektrycznego samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 225.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 47a i ust. 5e ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 49a i ust. 5e ustawy o pdop. Kwota 225.000 zł obejmuje także VAT, który zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu. Ograniczenie to stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego, czyli do części kapitałowej raty leasingowej. Jeśli zatem podatnik wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej – na podstawie umowy leasingu operacyjnego – samochód elektryczny o wartości przekraczającej 225.000 zł, to część opłaty leasingowej (ustalona w odpowiedniej proporcji) nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu. Dla ewidencji rozbieżności pomiędzy rozliczeniem rachunkowym i podatkowym, można utworzyć w księgach konta analityczne do konta kosztów, na którym są ewidencjonowane opłaty leasingowe, tj. w podziale na opłaty w części zaliczanej do kosztów uzyskania przychodów (KUP) oraz opłaty w części niezaliczanej do kosztów uzyskania przychodów (NKUP). Wtedy koszty opłat leasingowych można ujmować na kontach analitycznych zaprowadzonych do konta 40-2 „Usługi obce”. Przykładowo mogą to być konta:

• 40-2 „Usługi obce” (w analityce: Część kapitałowa opłaty leasingowej – KUP),
• 40-2 „Usługi obce” (w analityce: Część kapitałowa opłaty leasingowej – NKUP),
• 40-2 „Usługi obce” (w analityce: Część odsetkowa opłaty leasingowej – KUP).

Wydatki na ładowanie samochodu

W sytuacji gdy jednostka zakupi ładowarkę do elektrycznego samochodu osobowego i spełnia ona definicję środka trwałego, może ją wprowadzić do ewidencji w wartości początkowej równej cenie nabycia. Na wartość tę składają się wydatki na jej zakup oraz na jej montaż (poniesione przed przyjęciem tej ładowarki do używania), a także niepodlegająca odliczeniu kwota VAT od tych wydatków. Od wydatków na zakup i montaż ładowarki wykorzystywanej do osobowego samochodu elektrycznego wykorzystywanego na cele mieszane podatnik może odliczyć 50% kwoty VAT. Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 19 lutego 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.720.2018.2.AP: „(…) wprawdzie w art. 86a ust. 2 ustawy o VAT nie są wymienione doładowania samochodów elektrycznych, ale ustawodawca wskazuje na inne towary i usługi związane z eksploatacją lub używaniem samochodów. (…) katalog wydatków związanych z użytkowaniem samochodów określony w tym przepisie (…) może obejmować również wydatki dotyczące energii elektrycznej wykorzystywanej jako napęd elektryczny samochodu osobowego oraz wydatki na nabycie stacji ładowania. Regulacja ta zawiera w swej treści otwarty katalog kosztów dotyczących użytkowania samochodów, a przedstawione w ww. przepisie wydatki nie wyczerpują wszystkich kosztów, które powstają w związku z użytkowaniem posiadanych samochodów”.

W ewidencji księgowej koszty składające się na wartość początkową ładowarki zaliczonej do środków trwałych należy gromadzić na koncie 08 i w momencie przyjęcia jej do używania przeksięgować:

– Wn konto 01 „Środki trwałe”,
– Ma konto 08 „Środki trwałe w budowie”.

Od ustalonej wartości początkowej ładowarki dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, księgowanych na ogólnych zasadach. Odpisy te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w całości.

Natomiast ponoszone wydatki na ładowanie samochodu – zużycie prądu i inne związane z tym koszty, np. opłaty stałe związane z eksploatacją ładowarki (abonament) – będą podległy ograniczeniu zarówno na gruncie VAT, jak i podatku dochodowego.

Jeśli elektryczny samochód osobowy jest wykorzystywany do celów mieszanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty VAT z faktury dokumentującej nabycie energii elektrycznej do jego napędu. Nieodliczony VAT zwiększy koszt zakupu energii. Ponadto nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, jeżeli samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z tą działalnością (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop). Gdy podatnik nie jest w stanie ustalić, w jakiej części nabyta energia elektryczna została wykorzystana do ładowania elektrycznego samochodu osobowego, a jaka do innych celów firmowych, może zrobić to na podstawie ustalonej odpowiedniej proporcji – tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 24 stycznia 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.701.2024.4.KM.

W księgach rachunkowych koszty ładowania elektrycznego samochodu osobowego należy ujmować zapisem:

– Wn konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

oraz równolegle

– Wn konto zespołu 5,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Część wydatków na ładowanie, która nie stanowi kosztów podatkowych, można wyodrębnić w ewidencji analitycznej do konta 40-1 jako NKUP (przykład).

Gazeta Podatkowa nr 36 (2328) z dnia 2026-05-04

Koszty i przychody na przełomie dwóch lat obrotowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl