Opodatkowaniu VAT podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów na terytorium kraju, WNT za wynagrodzeniem na terytorium kraju, WDT. Zatem opodatkowaniu VAT podlegają te czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju. Czy w związku z tym każdy podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce, ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF?

Wyłączenia z KSeF

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy, co do zasady, mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek ten nie dotyczy jednak wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium kraju,

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności,

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wykonawczych,

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia w procedurze SME.

W tym przypadku wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Przy czym w sytuacjach wskazanych w pkt 1 i pkt 2 podatnicy mogą wystawiać e-Faktury.

Natomiast zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT w przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa UE inne niż Polska lub terytorium państwa trzeciego, lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce, który posiada stałe miejsce jej prowadzenia w Polsce, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT,

– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin – już dostępna!

Zatem, jak wynika z powyższego, ustawodawca z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączył podmioty, które nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia. Przy czym w „Pytaniach i odpowiedziach” dotyczących KSeF zamieszczonych na stronie internetowej MF (ksef.podatki.gov.pl) wyjaśniono, że ocena, czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce, posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego.

Pojęcie „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej”

Definicja „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej” została zawarta w rozporządzeniu 282/2011. Jak wynika z art. 11 ust. 1 tego rozporządzenia, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 11 ust. 3 tego rozporządzenia fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Ponadto, w myśl art. 53 ust. 1 tego rozporządzenia, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej podatnika jest brane pod uwagę wyłącznie wtedy, gdy charakteryzuje się ono wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług, w których uczestniczy.

Organy podatkowe przy wykładni pojęcia „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej”, odwołując się do orzeczeń TSUE, wskazują, że o stałym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej można mówić, jeżeli występuje odpowiednia struktura w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, niezbędna do prowadzenia działalności gospodarczej oraz istnieje pewna minimalna skala działalności gospodarczej, która pozwala na uznanie, że działalność podatnika w tym miejscu nie jest prowadzona w sposób okresowy, jak również działalność z tego miejsca jest prowadzona w sposób samodzielny w stosunku do działalności siedziby przedsiębiorstwa. Zdaniem organów wymienić można kilka przesłanek, których zaistnienie powoduje, że można mówić o stałym miejscu prowadzenia działalności. Jak wynika z samej nazwy, stały to trwale związany z danym miejscem, nieprzenośny, niezmienny. Zatem stałe miejsce prowadzenia działalności musi się charakteryzować pewnym określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że działalność prowadzona jest w tym miejscu nie w sposób przemijający czy też okresowy. Zaangażowanie to powinno przybrać konkretny wymiar osobowo-rzeczowy, pozwalający na świadczenie usług w sposób niezależny.

W wyroku z dnia 3 czerwca 2021 r., w sprawie C-931/19, TSUE rozpatrywał przypadek spółki z siedzibą na wyspie Jersey zajmującej się wynajmem nieruchomości w Austrii. Z uwagi na brak własnego personelu spółka korzystała z usług austriackiej spółki zarządzającej (zajmującej się pośrednictwem w relacjach z kontrahentami, fakturowaniem czynszu oraz prowadzeniem rozliczeń). Spółka ta zachowała jednak uprawnienia decyzyjne do zawierania i rozwiązywania umów najmu, określania ich warunków, a także wyboru dostawców, w tym spółki zarządzającej nieruchomością. Zdaniem TSUE w przypadku, gdy podatnik dysponuje w innym kraju jedynie zapleczem technicznym (nieruchomością) i nie ma na miejscu żadnych zasobów ludzkich umożliwiających samodzielne działanie, w sposób oczywisty nie są spełnione kryteria posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zatem wynajmowana w innym państwie UE nieruchomość nie stanowi stałego miejsca prowadzenia tej działalności, w sytuacji gdy właściciel tej nieruchomości nie ma własnego personelu niezbędnego do świadczenia usług związanych z najmem.

Z kolei w wyroku z dnia 29 czerwca 2023 r., w sprawie C-232/22, TSUE uznał, że podatnik będący usługobiorcą, którego siedziba działalności gospodarczej znajduje się poza UE, nie posiada stałego miejsca jej prowadzenia w państwie UE, w którym ma siedzibę podmiot świadczący dane usługi, pod względem prawnym odrębny od tego usługobiorcy, jeżeli nie posiada on tam odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, która może stanowić to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, i to nawet wówczas, gdy podatnik świadczący usługi wykonuje na rzecz tego podatnika będącego usługobiorcą, w wykonaniu wyłącznego zobowiązania umownego, usługi w postaci produkcji z materiałów powierzonych oraz szereg świadczeń akcesoryjnych lub uzupełniających, które przyczyniają się do działalności gospodarczej podatnika będącego usługobiorcą w tym państwie UE.

Gazeta Podatkowa nr 12 (2304) z dnia 2026-02-09

Rozpoczęcie działalności gospodarczej – obowiązki w VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl