Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego może wystąpić obowiązek jego złożenia w KAS, KRS lub MSiG. Złożeniu podlega całe sprawozdanie (lub jego elementy) oraz niekiedy dodatkowe dokumenty, jak uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania i o podziale zysku (pokryciu straty).

Zgodnie z art. 45 ust. 5 ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) podatnicy prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie finansowe przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie, według ustalonego wzoru, o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym, w terminie od dnia 15 lutego do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

W myśl art. 27 ust. 2 ustawy o pdop (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.) podatnicy obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie finansowe, odmowę podpisu, o której mowa w art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b tej ustawy, jeżeli zostały one sporządzone, wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki – także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS nie dotyczy podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku oraz podmiotów, które na podstawie odrębnych przepisów mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawozdanie finansowe jest sporządzane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości albo w formacie, o którym mowa w art. 45 ust. 1ga lub ust. 1h tej ustawy. Obowiązek przekazania sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe nie są objęte obowiązkiem badania.

Z kolei, jak stanowi art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym sprawozdanie finansowe z wymienionymi w tym przepisie dokumentami w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym składa we właściwym rejestrze sądowym również odmowę podpisu, do której ma zastosowanie art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, oraz oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2b, jeżeli zostały sporządzone (art. 69 ust. 3a tej ustawy).

Ponadto, w myśl art. 70 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki, której sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską na podstawie art. 64 tej ustawy, do której nie ma zastosowania art. 69 tej ustawy, jest obowiązany złożyć wymienione w tym przepisie elementy sprawozdania finansowego do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia.

Sprawozdanie finansowe obejmuje zasadniczo bilans, rachunek zysków i strat i informację dodatkową składającą się z wprowadzenia do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień. Jeśli podmiot nie jest jednostką mikro ani małą, w myśl odpowiednio art. 3 ust. 1 pkt 1a oraz art. 3 ust. 1 pkt 1b ustawy o rachunkowości, musi być dodatkowo sporządzone zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych (por. art. 45 ust. 2 i ust. 3 ustawy o rachunkowości).

SF przedsiębiorstwa osoby fizycznej

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na własny rachunek, który miał obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2025 r. i sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok zgodnie z ustawą o rachunkowości, powinien w oparciu o art. 45 ust. 5 ustawy o pdof złożyć to sprawozdanie finansowe do Szefa KAS wraz z zeznaniem rocznym. Złożeniu podlega samo sprawozdanie finansowe, a więc podpisany przez właściciela i osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, plik sprawozdania w formacie ustrukturyzowanym wraz z dodatkowymi informacjami i objaśnieniami, które można sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej (np. w formie pliku pdf). Ostateczny termin na przekazanie sprawozdania finansowego za 2025 r. do Szefa KAS to 30 kwietnia 2026 r.

Przepisy ustawy o pdof nie zawierają wprost regulacji dotyczącej obowiązku przekazania wraz z tym sprawozdaniem finansowym odmowy podpisania sprawozdania. Trzeba zauważyć, że odmowa podpisu jest wprost wymieniona w art. 27 ust. 2 ustawy o pdop, który stanowi o wysyłce sprawozdania finansowego (i innych dokumentów) do Szefa KAS przez podatników pdop. Nasze Wydawnictwo zwróciło się więc z zapytaniem do Ministerstwa Finansów, czy w razie sporządzenia takiej odmowy podpisania sprawozdania przez księgową przedsiębiorca powinien wysłać ją wraz ze sprawozdaniem do Szefa KAS. MF w odpowiedzi z dnia 24 kwietnia 2025 r. stwierdziło, że jak wskazują przepisy ustawy o rachunkowości, pisemne uzasadnienie odmowy podpisu dołącza się do sprawozdania finansowego. Jeżeli więc takie uzasadnienie nie zostanie dołączone do sprawozdania finansowego, oznacza to, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, gdyż stanowi ono, wraz ze sprawozdaniem finansowym, funkcjonalną całość.

W sytuacji gdy roczne sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa osoby fizycznej podlega badaniu na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości, ma ona także obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do ogłoszenia w MSiG. Do ogłoszenia w MSiG właściciel przedsiębiorstwa złoży:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• zestawienie zmian w kapitale własnym (jeżeli sporządzono),
• rachunek przepływów pieniężnych (jeśli sporządzono),
• sprawozdanie z badania,
• odpis decyzji o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty (np. skan).

Wymienione dokumenty do MSiG przedsiębiorca musi złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

SF spółki cywilnej

Sprawozdanie z funkcją generowania i wysyłki w postaci XML do Szefa KAS będzie udostępnione w programie DRUKI Gofin

Aby podmiot był zobowiązany do przekazania do KAS sprawozdań finansowych, muszą być spełnione łącznie dwa warunki: podmiot ten musi być podatnikiem w rozumieniu ustawy o pdof oraz być zobowiązany do sporządzania sprawozdań finansowych. Spółka cywilna nie ma statusu podatnika podatku dochodowego, jednocześnie obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego nie ciąży na wspólniku spółki cywilnej będącym osobą fizyczną, ale na tej spółce. Dlatego spółka cywilna nie składa sprawozdania finansowego do KAS. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa z dnia 13 lutego 2019 r.

Jak wynika z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości, sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w formie ustrukturyzowanej. Odniesienie do tej struktury zawiera także art. 45 ust. 5 ustawy o pdof. Ponieważ jednak przepisy te nie dotyczą spółki cywilnej, nie musi ona sporządzać sprawozdania finansowego w postaci ustrukturyzowanej – powinno ono jednak mieć postać elektroniczną. Nieustrukturyzowane sprawozdanie finansowe może być sporządzone w formie dowolnego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego. Może to być także skan dokumentu papierowego (np. w formie pliku pdf) opatrzony podpisem elektronicznym.

Spółka cywilna może mieć obowiązek przekazania sprawozdania finansowego do ogłoszenia w MSiG, jeśli ma obowiązek poddania sprawozdania finansowego badaniu na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości. Do ogłoszenia w MSiG wspólnicy spółki cywilnej złożą:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• zestawienie zmian w kapitale własnym (jeśli został sporządzony),
• rachunek przepływów pieniężnych (jeżeli został sporządzony),
• sprawozdanie z badania,
• odpis uchwały bądź postanowienia wspólników spółki o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty (np. skany).

Wymienione dokumenty do MSiG wspólnicy spółki cywilnej muszą złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Gdy spółka cywilna nie ma obowiązku badania sprawozdania finansowego wynikającego z art. 64 ustawy o rachunkowości, nie przekazuje swojego sprawozdania finansowego nigdzie.

SF spółki jawnej osób fizycznych

Do spółek jawnych osób fizycznych także nie ma zastosowania art. 45 ust. 5 ustawy o pdof. Zgodnie bowiem z przywołaną odpowiedzią Ministerstwa Finansów na pytanie naszego Wydawnictwa z dnia 13 lutego 2019 r., spółki niebędące osobami prawnymi ani ich wspólnicy nie mają obowiązku przekazywania sprawozdania finansowego do Szefa KAS, gdyż nie są podatnikami pdof, podatnikami są ich wspólnicy, którzy z kolei nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg – ciąży on na spółce. Jednak spółki jawne osób fizycznych mają obowiązek złożenia sporządzonego ustrukturyzowanego sprawozdania finansowego do KRS, na mocy art. 69 ustawy o rachunkowości. Złożeniu w KRS podlega:

• roczne sprawozdanie finansowe, składające się z wprowadzenia do sprawozdania finansowego, dodatkowych informacji i objaśnień, bilansu, rachunku zysków i strat, a w przypadku spółek jawnych niebędących jednostkami mikro czy małymi, także zestawienia zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych – w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej, z wyłączeniem dodatkowych informacji i objaśnień mających postać nieustrukturyzowaną, wraz z dokumentami wskazanymi w art. 52 ust. 2 i ust. 2b ustawy o rachunkowości,
• sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania przez firmę audytorską na podstawie przepisów o rachunkowości,
• odpisy: uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania oraz uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty – mogą być np. skany.

Termin na wywiązanie się z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego wraz z odpowiednimi dokumentami do KRS został wyznaczony na 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Gdy sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w obowiązującym terminie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami (por. art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

SF spółki komandytowej i spółki z o.o.

Spółki komandytowe i spółki z o.o. będące podatnikami pdop przekazują swoje sprawozdanie finansowe do KRS – ma do nich zastosowanie art. 69 ustawy o rachunkowości. Złożeniu w tym przypadku podlega:

• roczne sprawozdanie finansowe, składające się z wprowadzenia do sprawozdania finansowego, dodatkowych informacji i objaśnień, bilansu, rachunku zysków i strat, a w przypadku gdy spółki te nie są jednostkami mikro lub małymi, także zestawienia zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych – w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej, z wyłączeniem dodatkowych informacji i objaśnień mających postać nieustrukturyzowaną (przy czym, jeśli w ramach tego elementu sprawozdania spółka sporządza notę podatkową – musi ona mieć postać ustrukturyzowaną), wraz z dokumentami wskazanymi w art. 52 ust. 2 i ust. 2b ustawy o rachunkowości,
• sprawozdanie z działalności w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej – spółka z o.o. zasadniczo musi je sporządzić zawsze, a spółka komandytowa, jeżeli wszystkimi jej wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej (art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości); spółki te mogą nie sporządzać sprawozdania z działalności, gdy stosują na podstawie uchwały wspólników uproszczenie sprawozdawcze dla jednostki mikro lub małej w tym zakresie (por. art. 49c ustawy o rachunkowości),
• sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania wynikającemu z ustawy o rachunkowości,
• odpis uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania – nie musi być w postaci elektronicznej, może być np. skan dokumentu,
• odpis uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty – nie musi być w postaci elektronicznej, może być np. skan dokumentu.

Złożenie sprawozdania finansowego wraz z odpowiednimi dokumentami do KRS przez spółki komandytowe i spółki z o.o. powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Gdy sprawozdanie finansowe za 2025 r. nie zostanie zatwierdzone w obowiązującym terminie, zastosowanie ma art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Według wyjaśnienia MF z dnia 29 sierpnia 2024 r. dotyczącego art. 27 ust. 2 ustawy o pdop przedstawionego na stronie internetowej eureka.mf.gov.pl, spółki kapitałowe wpisane w KRS zobowiązane są zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości przekazać do tego rejestru m.in. odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Zatem spółki rejestrowane w KRS nie muszą przekazywać złożonych w KRS uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego odrębnie do Szefa KAS.

Gazeta Podatkowa nr 24 (2316) z dnia 2026-03-23

Koszty i przychody na przełomie dwóch lat obrotowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl