Płatnicze rozliczenie pracowniczego dofinansowania wypoczynku

Gazeta Podatkowa

Pośród wielu świadczeń pozapłacowych oferowanych pracownikom przez pracodawcę, największą popularnością cieszy się dofinansowanie różnych form wypoczynku. Pracodawcy udzielają go nie tylko pracownikom, ale również członkom ich rodzin. Na opodatkowanie tych świadczeń poza źródłem pochodzenia środków pieniężnych na wypłaty, wpływ ma również status osoby ich ostatecznego beneficjenta. W przypadku tych, które nie korzystają ze zwolnienia od pdof, o sposobie obliczenia zaliczki na podatek decyduje moment dokonania wypłaty lub postawienia ich do dyspozycji pracownika.

Wypoczynek bez podatku

• małoletni członkowie rodziny

Dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 otrzymywane przez pracowników może być objęte zwolnieniem od pdof w okolicznościach wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof, to z kolei oznacza, że ma ono zastosowanie, gdy:

  • wypoczynek jest zorganizowany i ma formę wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych,
  • organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.

Jeżeli pieniądze przekazywane pracownikom przez zakład pracy w ramach takiego dofinansowania pochodzą ze środków funduszu socjalnego, ZFŚS lub wypłacane są zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra, wówczas jego wartość korzysta ze zwolnienia bez względu na wysokość. Natomiast gdy źródłem dofinansowania są środki obrotowe, wtedy jego wysokość jest limitowana. Zwolnieniu podlegają bowiem dopłaty z innych niż wskazane źródeł w 2021 r. w skali roku podatkowego do kwoty 3.000 zł. Gdy limit ten zostanie przekroczony, wówczas nadwyżka ponad jego kwotę stanowi przychód, od którego pracodawca powinien pobrać zaliczkę na pdof.

Dofinansowanie ze środków ZFŚS wypoczynku pracownika i członków jego rodziny, w tym dzieci do lat 18, nie podlega oskładkowaniu bez względu na jego wysokość. Natomiast dopłaty dokonywane ze środków obrotowych pracodawcy każdorazowo podlegają oskładkowaniu.


Dofinansowania wypoczynku korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego wyłącznie na warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 67 oraz pkt 78 ustawy o pdof.

• pracownik i pozostali uprawnieni

Z kolei dopłaty do różnych form wypoczynku pracownika i pełnoletnich, uprawnionych członków jego rodziny, w tym m.in. dopłaty do tzw. wczasów pod gruszą, o ile spełnią warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, mogą korzystać ze zwolnienia od pdof w 2021 r. w ramach limitu 2.000 zł. Limit ten liczony jest w skali roku podatkowego i dotyczy łącznie świadczeń rzeczowych i pieniężnych finansowanych z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych.

Również pracodawcy nietworzący ZFŚS zazwyczaj dofinansowują pracowniczy wypoczynek. Tu źródłem finansowania są ich środki obrotowe. Wartość takich dopłat podlega opodatkowaniu.

Płatnicze rozliczenie pracowniczego dofinansowania wypoczynku

Źródło: shutterstock

Dofinansowanie z podatkiem a pobór zaliczki

Pracodawcy w wykonywaniu obowiązków płatnika pdof zobowiązani są do obliczania i pobierania zaliczek na podatek od pracowniczych należności. Zakres świadczeń stanowiących przychody ze stosunku pracy jest bardzo szeroki. Mieszczą się w nim oprócz wynagrodzenia za pracę także m.in. różnego rodzaju inne wypłaty pieniężne (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Przychodem z tego źródła jest również pracownicze dofinansowanie wypoczynku. Przychód z tego tytułu powstaje w dacie otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika takiej dopłaty. Obliczenie zaliczki na pdof nie stwarza problemu, jeżeli wynagrodzenie za pracę i dopłata do wypoczynku są wypłacane (stawiane do dyspozycji) w tym samym terminie (przykład 1).

Jeżeli jednak do wypłaty (postawienia do dyspozycji pracownika) dofinansowania wypoczynku dochodzi w innym dniu niż ten, w którym ma miejsce wypłata pozostałych składników wynagrodzenia za pracę, to od każdej wypłaty należności ze stosunku pracy, która podlega opodatkowaniu, pracodawca powinien obliczyć zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 ustawy o pdof (przykład 1 i 2). Przepis ten wskazuje, że pracowniczą zaliczkę miesięczną na pdof oblicza się od dochodu uzyskanego w danym miesiącu. Zatem, aby zaliczka za dany miesiąc była obliczona od sumy wypłat dokonanych w danym miesiącu, każdą kolejną wypłatę należy rozliczać narastająco, tzn. łącznie z wypłatami wcześniejszymi. W efekcie w rozliczeniu ostatniej wypłaty zostaną skorygowane wcześniejsze rozliczenia. Dzięki temu końcowo ustalone kwoty zarówno składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotnych, jak i zaliczki na pdof będą prawidłowo naliczone.

Rozliczenia podatkowo-składkowe związane z wypłatą dofinansowania wypoczynku przedstawione zostały w przykładach. Wskazują one wyraźnie, że zarówno przy rozliczaniu tylko jednej, jak i dwóch wypłat w jednym miesiącu wysokość końcowa tych obciążeń jest taka sama. Chociaż pracodawca każdorazowo stosuje zryczałtowane tzw. koszty pracownicze (250 zł) oraz kwotę zmniejszającą podatek (43,76 zł), to w ostatecznym wyliczeniu zaliczki z tytułu wszystkich zrealizowanych wypłat są uwzględniane w pojedynczej wysokości. Ich zastosowanie przy pierwszej wypłacie jest zawsze konieczne, gdyż dokonując pierwszej wypłaty w danym miesiącu, pracodawca nie jest w stanie przewidzieć, czy będzie ona jedyną w tym okresie rozliczeniowym, czy też nie.

Przykład 1

Z umowy o pracę wynika, że miesięczne wynagrodzenie pracownika (w wieku powyżej 26 lat) wynosi 5.400 zł. Przy obliczaniu zaliczki na pdof pracodawca stosuje mu tzw. podstawowe koszty pracownicze, tj. 250 zł oraz 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1 ustawy o pdof, tj. 43,76 zł (pracownik złożył mu PIT-2).

Pracownik ten w lipcu 2021 r. oprócz wynagrodzenia, otrzyma z ZFŚS dofinansowanie wczasów pod gruszą dla siebie oraz małżonki i dwóch pełnoletnich synów - studentów w wysokości 2.840 zł i jest to pierwsze świadczenie otrzymane przez niego w tym roku. Dofinansowanie to korzysta ze zwolnienia od podatku do kwoty 2.000 zł, a opodatkowaniu podlega kwota 840 zł (2.840 zł - 2.000 zł).

Wariant I - załóżmy, ze wynagrodzenie za pracę oraz dofinansowanie wypoczynku wypłacone zostaną w tym samym dniu, tj. 30 lipca 2021 r.

1.Wynagrodzenie za pracę 5.400 zł,
2.Dofinansowanie zwolnione od podatku 2.000 zł,
3.Dofinansowanie podlegające opodatkowaniu 840 zł,
4.Podstawa wymiaru składek ZUS 5.400 zł,
5.Kwota składek ZUS (5.400 zł × 13,71%) 740,34 zł,
6.Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (5.400 zł - 740,34 zł) 4.659,66 zł,
7.Składka zdrowotna: 
 - 9% 419,37 zł,
 - 7,75% 361,12 zł,
8.Koszty uzyskania przychodu 250 zł,
9.Podstawa obliczenia zaliczki (po zaokrągleniu) 
(5.400 zł + 840 zł - 250 zł - 740,34 zł)
5.250 zł
10.Zaliczka na podatek (5.250 zł × 17%) - 43,76 zł 848,74 zł,
11.Zaliczka do US - po zaokrągleniu (848,74 zł - 361,12 zł) 488 zł,
12.Do wypłaty dla pracownika
(5.400 zł + 2.840 zł - 740,34 zł - 419,37 zł - 488 zł) 
6.592,29 zł.

Wariant II - Wynagrodzenie za pracę wypłacono 5 lipca 2021 r., a dofinansowanie wypoczynku zostanie wypłacone 26 lipca 2021 r.

Lp.WyszczególnienieZaliczka i składki od wypłaconych należności (w zł)
5.07.2021 r. 26.07.2021 r.
(z uwzględnieniem
wypłaty z 5.07.2021 r.)
1Wynagrodzenie za pracę5.4005.400
2Dofinansowanie zwolnione z pdof-2.000
3Dofinansowanie opodatkowane-840
4Podstawa wymiaru składek ZUS (poz. 1)5.4005.400
5Kwota składek ZUS (poz. 4 × 13,71%)740,34740,34
6Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 4 - poz. 5)4.659,664.659,66
7Składka na ubezpieczenie zdrowotne 9%419,37419,37
8Składka na ubezpieczenie zdrowotne 7,75%361,12361,12
9Koszty uzyskania przychodu250250
10Podstawa obliczenia zaliczki po zaokrągleniu (poz. 1 + poz. 3 - poz. 9 - poz. 5)4.4105.250
11Zaliczka na podatek (poz. 10 × 17%) - 43,76 zł705,94848,74
12Zaliczka na podatek do przekazania do US, po zaokrągleniu (poz. 11 - poz. 8)345488
13Wynagrodzenie wypłacone pracownikowi 5 lipca 2021 r.-3.895,29
14Do wypłaty dla pracownika
(poz. 1 + poz. 2 + poz. 3 - poz. 5 - poz. 7 - poz. 12 - poz. 13)
3.895,292.697

Przykład 2

Miesięczne wynagrodzenie pracownika, który złożył pracodawcy PIT-2, wynosi 4.100 zł. Pracodawca nie jest podmiotem tworzącym ZFŚS.

Pracownik oprócz wynagrodzenia otrzyma w lipcu 2021 r. ze środków obrotowych pracodawcy dofinansowanie swojego wypoczynku w kwocie 750 zł. Ponieważ źródłem finansowania tej dopłaty są środki obrotowe, podlega ona opodatkowaniu tak jak wynagrodzenie za pracę.

Załóżmy, że dofinansowanie wypoczynku wypłacone zostanie 12 lipca 2021 r., a wynagrodzenie za pracę 30 lipca 2021 r.

Lp.WyszczególnienieZaliczka i składki od wypłaconych należności (w zł)
12.07.2021 r.30.07.2021 r.
(z uwzględnieniem wypłaty
z 5.07.2021 r.)
1Wynagrodzenie za pracę-4.100
2Dofinansowanie opodatkowane750750
3Podstawa wymiaru składek ZUS (poz. 1 + poz. 2)7504.850
4Kwota składek ZUS (poz. 3 × 13,71%)102,83664,94
5Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 3 - poz. 4)647,174.185,06
6Składka na ubezpieczenie zdrowotne 9%58,25376,66
7Składka na ubezpieczenie zdrowotne 7,75%50,16324,34
8Koszty uzyskania przychodu250250
9Podstawa obliczenia zaliczki po zaokrągleniu (poz. 1 + poz. 2 - poz. 8 - poz. 4)3973.935
10Zaliczka na podatek (poz. 9 × 17%) - 43,76 zł23,73625,19
11Zaliczka na podatek do przekazania do US, po zaokrągleniu (poz. 10 - poz. 7)01)301
12Dofinansowanie wypoczynku wypłacone pracownikowi 12 lipca 2021 r.-623,44
13Do wypłaty dla pracownika
(poz. 1 + poz. 2 - poz. 4 - poz. 62) - poz. 11 - poz. 12)
623,442.883,96
1)Składka zdrowotna w kwocie 50,16 zł podlegająca odliczeniu od podatku jest wyższa od zaliczki w kwocie 23,73 zł, stąd ulega ona obniżeniu do wysokości zaliczki (tj. do kwoty 23,73 zł), która po pomniejszeniu o składkę zdrowotną wynosi 0 zł.
2)Składka ograniczona do wysokości podatku przy wypłacie z dnia 12.07.2021 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)


autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 56 (1827) z dnia 2021-07-15

Zatrudnianie cudzoziemców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

UrlopFormy zatrudnienia