Pracodawca w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego ustala wymiar czasu pracy, planuje rozkład danego pracownika, a po jego zakończeniu rozlicza czas faktycznie przepracowany. Obowiązują różne okresy rozliczeniowe w zależności od systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik. Przepisy dopuszczają też, aby w każdym systemie czasu pracy w określonych okolicznościach okres rozliczeniowy był przedłużony do 12 miesięcy.

Roczny okres rozliczeniowy

Zasadniczo okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy (art. 129 § 1 K.p.). Jednakże w systemie równoważnym, w systemie skróconego tygodnia czy weekendowym może on wynosić 1 miesiąc, natomiast w ruchu ciągłym tylko 4 tygodnie. W określonych przypadkach okresy rozliczeniowe mogą jednak zostać przedłużone nawet do 12 miesięcy.

Źródło: shutterstock.com

Możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego do 1 roku dopuszcza art. 129 § 2 K.p. Jak stanowi powołana regulacja, w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Zatem niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy, przy spełnieniu podanych warunków, możliwe jest wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy w trybie art. 129 § 2 K.p. ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263 ze zm.), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy albo
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Kopię uzgodnionego porozumienia pracodawca jest obowiązany przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.).

Przy czym wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego do układu zbiorowego pracy wymaga obowiązkowego uzgodnienia ze związkami zawodowymi. Nowe zapisy układowe w postaci protokołów dodatkowych należy najpierw zarejestrować w odpowiednim rejestrze układów, a dopiero najwcześniej od dnia rejestracji mogą one wejść w życie w danym zakładzie pracy.

Natomiast porozumienie o stosowaniu takiej długości okresu rozliczeniowego należy uzgodnić ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników. W razie niemożności uzgodnienia treści porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi pracodawca uzgadnia je z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli chodzi o zawarcie porozumienia o przedłużeniu okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy z przedstawicielami pracowników, pracodawca może je z nimi zawrzeć tylko wtedy, gdy w zakładzie pracy nie funkcjonują związki zawodowe (art. 150 § 3 pkt 2 K.p.).

Jak wynika z przywołanych regulacji, wszystkich formalności dotyczących wydłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, czy to poprzez zmianę układu zbiorowego pracy, czy zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników - aby można było go stosować od 1 stycznia danego roku - należy dokonać na tyle wcześnie, żeby jeszcze w grudniu można było zawiadomić o tym fakcie pracowników i terminowo sporządzić rozkłady czasu pracy.

Rozkłady czasu pracy

Pracodawca sporządza rozkład czasu pracy danego pracownika - w formie pisemnej lub elektronicznej. Może on obejmować okres krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak musi wynieść co najmniej 1 miesiąc. Ma przy tym obowiązek przekazania pracownikowi takiego rozkładu co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony (art. 129 § 3 K.p.).

Sporządzając rozkłady czasu pracy, pracodawca powinien przestrzegać przepisów z zakresu czasu pracy dotyczących wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, norm czasu pracy, nieprzerwanych odpoczynków: dobowego i tygodniowego, dni wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

W przypadku rocznych okresów rozliczeniowych planowanie czasu pracy może obejmować cały rok. Zgodne z przepisami będzie też układanie harmonogramów na okres obejmujący 1 miesiąc i przekazywanie ich na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w danym okresie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 99 (1765) z dnia 2020-12-10

Zakończenie stosunku pracy - wybrane aspekty. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Wymiar czasu pracyKodeks pracyFormy zatrudnienia