Konsekwencje dla pracodawcy i pracownika wydania nieprawidłowego świadectwa pracy

Gazeta Podatkowa

Świadectwo pracy jest jednym z podstawowych dokumentów związanych z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy. Były pracownik przedstawia je na ogół swojemu następnemu pracodawcy lub odpowiedniemu urzędowi. Z tych względów niewydanie świadectwa pracy, wydanie go po terminie lub z błędami może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy.

Odszkodowanie kodeksowe

Świadectwo pracy jest ważnym źródłem informacji dla kolejnych pracodawców o uprawnieniach i świadczeniach przysługujących pracownikowi w trakcie poprzedniego zatrudnienia. Błędy w tym świadectwie albo jego brak mogą pozbawić pracownika możliwości wykazania określonych okoliczności (np. stażu pracy), od których zależą uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy.


Źródło: shutterstock.com

Podstawową formą naprawienia szkody wyrządzonej pracownikowi przez niewydanie świadectwa pracy lub wydanie go z błędnymi danymi jest odszkodowanie przysługujące byłemu pracownikowi na podstawie Kodeksu pracy. Podstawą dochodzenia wspomnianego odszkodowania jest art. 99 K.p., zgodnie z którym pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania świadectwa pracy, wydania po terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak nie dłuższy niż 6 tygodni.

Były pracownik może dochodzić przed sądem wspomnianego odszkodowania, jeżeli na skutek niewydania lub wydania nieprawidłowego świadectwa pracy poniósł szkodę polegającą na niemożności podjęcia nowego zatrudnienia. Przy czym ciężar dowodu zaistniałej szkody i jej wysokości spoczywa na byłym pracowniku. Musi on wykazać, iż z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy nie mógł podjąć nowego zatrudnienia - pomimo starań podejmowanych w tym kierunku.

Zwrot szkody na zasadach cywilnych

Przepis art. 99 K.p. określa szkodę poniesioną przez pracownika w postaci nienawiązania stosunku pracy i utraty związanego z nim potencjalnego zarobku. Były pracownik może jednak ponieść jeszcze inne straty związane z niewydaniem świadectwa lub jego błędnym lub nieterminowym wydaniem. Osoby poszkodowane mogą w takich sytuacjach dochodzić naprawienia wyrządzonej szkody w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego.

Szkoda pracownika może polegać np. na odmowie przyznania mu zasiłku dla bezrobotnych lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Pracodawca, który podał nieprawdziwe lub błędne dane w dokumentach dotyczących pracownika - mających bezpośredni wpływ na prawo do świadczenia z ZUS lub jego wysokość - naraża się także na ryzyko wezwania do zwrotu świadczeń nienależnie wypłaconych pracownikowi. Można w tym miejscu przywołać wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 21 września 2000 r., sygn. akt III AUa 499/00, w którym orzeczono, że świadectwo pracy, wydane sprzecznie z przepisem art. 97 § 2 K.p., powoduje obowiązek pracodawcy wyrównania nienależnie pobranego świadczenia ubezpieczeniowego przez pracownika, zgodnie z art. 84 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).

Należy nadmienić, że niewydanie świadectwa pracy lub jego wydanie po terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Obliczenia jak przy ekwiwalencie

Metodyka ustalania różnego rodzaju odszkodowań została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). Na mocy § 2 ust. 1 pkt 9 tego rozporządzenia, w celu obliczenia odszkodowania, o którym mowa w art. 99 K.p., stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Stosując odpowiednio te zasady, przy ustalaniu omawianego odszkodowania, stałe miesięczne składniki wynagrodzenia należy uwzględniać w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do odszkodowania (tu: miesiąca ustania zatrudnienia). Zmienne składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odszkodowania, przyjmuje się w średniej wysokości z tego okresu. Z kolei składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc należy wliczać w średniej wysokości z 12 poprzednich miesięcy.

"(...) Pracownik może na podstawie art. 471 K.c. w związku z art. 300 K.p. dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 § 1 i 2 K.p.) innej niż utrata zarobków w związku z pozostawaniem bez pracy (...)".

Wyrok SN z dnia 13 października 2004 r., sygn. akt II PK 36/04


"Świadectwo pracy, wydane sprzecznie z przepisem art. 97 § 2 K.p., powoduje obowiązek pracodawcy wyrównania nienależnie pobranego świadczenia ubezpieczeniowego przez pracownika, zgodnie z przepisem art. 84 ust. 6 u.s.u.s. (ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - przyp. red.)".

Wyrok SA w Gdańsku z dnia 4 lipca 2013 r., sygn. akt III AUa 1491/12


"W świetle art. 99 § 2 K.p. odszkodowanie z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy przysługuje pracownikowi tylko wówczas, gdy nie mógł uzyskać z tego powodu nowej pracy pomimo podejmowanych w tym kierunku starań, co sam powinien udowodnić. (...)".

Wyrok SN z dnia 10 listopada 1978 r., sygn. akt I PRN 107/78

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 43 (1918) z dnia 2022-05-30

Kontrola państwowej inspekcji pracy w zakładzie pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnieniaKodeks pracy