Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

Darmowy program do rozliczania PIT
Pobierz e-pity 2020
Darmowy program do rozliczania PIT
Przycisk pobierania programu e-pity
Pobierz e-pity 2020

Sporządzanie i doręczanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę

Gazeta Podatkowa

Prawo pracy przewiduje kilka trybów ustania stosunku pracy. Do często spotykanych należy rozwiązanie umowy o pracę przez jedną ze stron przez złożenie stosownego oświadczenia woli drugiej stronie. Do rozwiązania stosunku pracy dochodzi wtedy - w zależności od rodzaju oświadczenia - po upływie wypowiedzenia lub w trybie natychmiastowym, zasadniczo z chwilą dojścia oświadczenia do adresata. W obu tych przypadkach, przy sporządzaniu oraz doręczaniu pisma o rozwiązaniu umowy o pracę, trzeba dochować wymogów formalnych.

Rozwiązanie umowy w drodze oświadczenia

Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić m.in. w drodze wypowiedzenia lub w trybie natychmiastowym, tj. bez wypowiedzenia. W takim przypadku decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę podejmuje jedna ze stron, bez potrzeby uzyskania zgody drugiej strony. Przy jednostronnym rozwiązaniu umowy o pracę konieczne jest jednak przestrzeganie następujących zasad:

  • oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie,
  • w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy (patrz ramka - Uzasadnione przyczyny...); wskazanie tej przyczyny przez pracownika wymagane jest tylko wtedy, gdy wypowiada umowę z powodu mobbingu lub rozwiązuje ją natychmiastowo z winy pracodawcy,
  • w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy oraz o terminie, w którym pracownik może wnieść odwołanie.

Forma pisemna i prawo złożenia odwołania

Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę - za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia - powinno być sporządzone w formie pisemnej (art. 30 § 3 K.p.). Wymóg ten dotyczy zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Może on zostać spełniony przez sporządzenie tradycyjnej, papierowej wersji oświadczenia, podpisanej odręcznie przez pracodawcę lub pracownika. Alternatywną formą jest dokument w postaci elektronicznej, opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Należy zasygnalizować, że forma pisemna nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności. Dlatego skuteczne jest także oświadczenie woli o wypowiedzeniu/rozwiązaniu umowy złożone ustnie, telefonicznie, e-mailem lub w inny sposób, które jednoznacznie wyraża wolę rozwiązania stosunku pracy przez składającego oświadczenie.

Sporządzanie i doręczanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę
Źródło: shutterstock.com

W treści oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno się znaleźć pouczenie pracownika o prawie do złożenia odwołania od rozwiązania umowy wraz ze wskazaniem terminu dokonania tej czynności. Co do określenia sądu właściwego do rozpoznania odwołania, to wystarczające jest ogólne stwierdzenie, że pracownikowi przysługuje odwołanie do sądu pracy.


Wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia dokonane z naruszeniem formy pisemnej jest wadliwe, ale skuteczne, tj. powoduje rozwiązanie umowy.

Czasami trzeba podać powody zwolnienia

Prawo pracy przewiduje obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę przez wskazanie jego przyczyny. Ogranicza jednak ten wymóg do wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony, co jest następstwem szczególnej pozycji, jaką cieszy się bezterminowa umowa o pracę. Pracownik generalnie nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia.

Podanie nieprawdziwej przyczyny wypowiedzenia jest traktowane jako jej brak (wyrok SN z dnia 7 października 2009 r., sygn. akt III PK 34/09). Również określenie przyczyny w sposób ogólnikowy jest uznawane za jej brak. Przykładem zbyt ogólnie podanej przyczyny jest wskazanie w treści wypowiedzenia "niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków" bez doprecyzowania, na czym ta niewłaściwość polegała (wyrok SN z dnia 21 listopada 2006 r., sygn. akt II PK 41/06). Powołanie się ogólnie na utratę zaufania do pracownika może być także dla pracodawcy ryzykowne, o ile nie jest podparte np. wynikami kontroli czy zarzutami, które są znane pracownikowi.

Pracodawca wskazując przyczyny wypowiedzenia, musi przy tym pamiętać, że: "(...) To pracownik ma wiedzieć i rozumieć, z jakiego powodu pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę" (wyrok SN z dnia 9 marca 2010 r., sygn. akt I PK 175/09). Przy czym, jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 168/09: "Skonkretyzowanie przyczyny wypowiedzenia nie oznacza wyczerpującego powołania wszystkich faktów i zdarzeń, które stały się podstawą decyzji pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy (...)".

Należy zasygnalizować, że w przypadku gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w drodze wypowiedzenia, a pracownik został wybrany do zwolnienia z grupy pracowników zatrudnionych na takich samych lub podobnych stanowiskach pracy, w oświadczeniu o wypowiedzeniu powinny być wskazane zastosowane przez pracodawcę kryteria do zwolnienia.


Wzory wypowiedzenia i oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia dostępne są w Programie DRUKI Gofin.

Ważna data doręczenia

Rozwiązanie umowy o pracę w drodze wypowiedzenia lub bez wypowiedzenia może nastąpić dopiero po skutecznym złożeniu oświadczenia woli w tej sprawie przez stronę, która chce rozwiązać umowę (w większości przypadków jest to pracodawca). Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się po złożeniu oświadczenia o wypowiedzeniu tej stronie umowy, która jest jego adresatem. Generalnie złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu następuje z chwilą, kiedy dotarło do adresata w taki sposób, że mógł się z nim bez przeszkód zapoznać. Analogiczna zasada obowiązuje przy wypowiadaniu umowy przez pracownika. W razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia do ustania zatrudnienia dochodzi zasadniczo z chwilą dotarcia oświadczenia woli w tej sprawie do adresata.

Najmniej problematycznym sposobem zakomunikowania woli rozwiązania umowy jest więc złożenie oświadczenia bezpośrednio drugiej stronie. Trudności może natomiast przysporzyć dokonanie wypowiedzenia lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia poprzez wysłanie oświadczenia w tej sprawie pocztą do adresata.

Z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z dnia 9 września 2011 r., sygn. akt III PK 5/11, wynika, że pracodawca może przesłać pracownikowi oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy w dowolny sposób, np. przez firmę kurierską, innego operatora pocztowego bądź upoważnionego pracownika, byleby adresat tego oświadczenia woli się z nim zapoznał lub miał realną możliwość zapoznania się z jego treścią. To, czy faktycznie tak uczynił, nie ma już prawnego znaczenia.

W przypadku wysłania przez pracodawcę/pracownika drogą pocztową pisma o wypowiedzeniu/rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, data odbioru pisma przez adresata jest datą dokonania wypowiedzenia/rozwiązania umowy. Jeżeli adresat odmówi odbioru listu (który powinien być wysłany jako polecony), zastosowanie znajdą te same zasady, co w sytuacji odmowy zapoznania się z oświadczeniem o wypowiedzeniu/rozwiązaniu umowy w trakcie bezpośredniej próby wręczenia go. Osoba doręczająca list powinna odnotować fakt odmowy przyjęcia pisma (ze wskazaniem daty) na jego zwrotce. Dzień, w którym nastąpiło to zdarzenie, jest dniem dokonania wypowiedzenia/rozwiązania umowy.

W razie niepodjęcia pisma poleconego przez adresata operator pocztowy awizuje pismo. Niekiedy jest ono podjęte w terminie wyznaczonym na upływ pierwszego awiza, a czasami pozostaje bez odbioru i jest ponownie awizowane. W pierwszym przypadku datą dokonania wypowiedzenia/rozwiązania umowy jest dzień odbioru pisma w lokalu operatora pocztowego. W drugim natomiast przyjmuje się, że pismo zostało skutecznie doręczone w dacie upływu drugiego awiza, tj. w 7. dniu od wystawienia drugiego awiza (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 października 2005 r., sygn. akt I PK 37/05).

Omówione zasady dokonywania doręczeń znajdują zastosowanie w standardowych sytuacjach. Należy podkreślić, że zostały one poważnie zmodyfikowane w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii (patrz ramka - Doręczanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę - pkt 2).

Uzasadnione przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę:

1. Utrata zaufania do pracownika, o ile znajduje uzasadnienie w przesłankach natury obiektywnej i racjonalnej oraz nie jest wynikiem arbitralnych ocen lub subiektywnych uprzedzeń.

(wyrok SN z dnia 31 marca 2009 r., sygn. akt II PK 251/08)


2. Negatywna ocena pracownika, który wskutek niedostatecznego przygotowania zawodowego i praktycznego nie potwierdził zakładanej przez pracodawcę przydatności do pełnienia funkcji kierowniczej.

(wyrok SN z dnia 11 lutego 2005 r., sygn. akt I PK 178/04)


3. Prowadzenie prywatnej działalności w sposób zagrażający dobremu imieniu pracodawcy.

(wyrok SN z dnia 5 września 1997 r., sygn. akt I PKN 223/97)


4. Zmniejszenie stanu zatrudnienia w zakładzie pracy.

(wyrok SN z dnia 3 listopada 2010 r., sygn. akt I PK 93/10) 


5. Długotrwałe lub powtarzające się absencje chorobowe.

(wyrok SN z dnia 21 października 1999 r., sygn. akt I PKN 323/99)

 

Doręczanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę

1.Ogólne zasady
»Zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego, oświadczenie woli jest dokonane wtedy, gdy jego adresat miał możliwość swobodnego zapoznania się z jego treścią (faktyczne zapoznanie się nie jest wymagane). Jeżeli ten warunek jest spełniony, zachowanie adresata oświadczenia (pracownika lub pracodawcy) nie ma prawnego znaczenia.
»Jeżeli pracownik poczty zastanie pracownika/pracodawcę w domu/w zakładzie pracy i doręczy mu/odpowiednim służbom list polecony z wypowiedzeniem/rozwiązaniem umowy, to datą jego dokonania jest data odbioru pisma uwidoczniona na zwrotce.
»W razie odmowy przez adresata odbioru listu poleconego z wypowiedzeniem/rozwiązaniem umowy dzień, w którym nastąpiło to zdarzenie (odnotowany na zwrotce), jest dniem dokonania wypowiedzenia/rozwiązania umowy.
»W przypadku odebrania listu poleconego zawierającego wypowiedzenie/rozwiązanie umowy przez domowników pracownika, data odbioru pisma jest równocześnie datą dokonania wypowiedzenia/rozwiązania umowy.
»Jeżeli list polecony z wypowiedzeniem/rozwiązaniem umowy wrócił do pracodawcy z adnotacją, że pracownik nie mieszka pod wskazanym adresem, a adres ten widnieje w dokumentacji osobowej pracownika, to doręczenie wypowiedzenia następuje w dacie adnotacji na zwrotce pisma stwierdzającej, że adresat nie mieszka pod wskazanym adresem.
2.Modyfikacja zasad doręczania pism w okresie epidemii
»W przypadku wystąpienia stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego, listowa przesyłka rejestrowana (tj. za potwierdzeniem odbioru) może być doręczona poprzez pozostawienie jej w skrzynce pocztowej adresata - bez konieczności potwierdzania odbioru i bez wniosku adresata o zastosowanie takiego sposobu doręczeń. Wyjątki od tej zasady dotyczą m.in. przesyłek rejestrowych z sądu, prokuratury, innych organów ścigania czy od komornika sądowego. Pozostałe przesyłki rejestrowe, w tym od pracodawcy lub pracownika, w czasie epidemii mogą być doręczane bez potwierdzenia odbioru.
»Operator pocztowy w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe nie podejmuje próby doręczenia i nie zwraca nadawcy przesyłki pocztowej, której nie mógł doręczyć adresatowi poddanemu z powodu COVID-19 obowiązkowej kwarantannie, izolacji lub izolacji w warunkach domowych; doręczenie przesyłki następuje po upływie kwarantanny lub izolacji.
»Nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w awizo przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać, z pewnymi wyjątkami, za doręczone w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów.

(art. 50, 97-98 ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, Dz. U. z 2020 r. poz. 695 ze zm.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 95 (1761) z dnia 2020-11-26

Metody amortyzacji środków trwałych w praktyce. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kodeks pracyFormy zatrudnienia