Rekrutacja jest procesem poprzedzającym nawiązanie stosunku pracy, którego głównym celem jest zebranie jak największej liczby kandydatów, a następnie w drodze selekcji wybranie kandydata najbardziej odpowiedniego na dane stanowisko. Na proces ten składa się szereg czynności m.in. sprawdzanie kandydata poprzez rozmowę kwalifikacyjną, testy, a także zbieranie danych osobowych o ubiegającym się o zatrudnienie pracowniku.

Kodeks Pracy ogranicza krąg danych osobowych, jakie może żądać pracodawca w drodze rekrutacji. W artykule 221 §1 wyróżnia się następujące dane osobowe:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. imiona rodziców,
3. datę urodzenia,
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5. wykształcenie (świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego),
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W sytuacji, gdy jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, pracodawca ma prawo zażądania od pracownika innych danych osobowych tj. imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, a także jego numeru PESEL.

Powyższy przepis jasno określa ograniczenia w pozyskiwaniu informacji przez pracodawcę, lecz jednocześnie daje pracownikowi możliwość do odmowy udzielania informacji wykraczających poza wskazany katalog.

Z drugiej jednak strony stwierdzenie, że pracodawca ma prawo żądać oznacza pewne konsekwencje dla pracownika, który odmawia ich udostępnienia - związane m.in. z możliwością odstąpienia pracodawcy od zatrudnienia.

W wyroku z dnia 1 grudnia 2009 roku Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie, sygn. I OSK 249/09 uznał, że udzielona na piśmie zgoda pracownika na pobieranie i przetwarzanie jego danych osobowych jest naruszeniem swobód i fundamentalnych praw obywatelskich. Co więcej "brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 22(1) Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jako okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22(1) Kodeksu pracy, stanowiłoby obejście tego przepisu".

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca od kandydata żądać może również złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego, wraz z niezbędną liczbą fotografii (Kwestionariusz osobowy jest drukiem wypełnianym przez kandydata do pracy. Zawiera on wszystkie informacje o kandydacie, niezbędne do zatrudnienia. Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego można pobrać tutaj),
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym osoba ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (wstępnym badaniu lekarskim podlegają pracownicy przyjmowani do pracy,
• pracownicy młodociani, a także inni pracownicy przenoszeni na nowe stanowiska pracy, na których istnieje ryzyko występowania czynników szkodliwych. Z obowiązkowego badania wstępnego zwolnieni są pracownicy przyjmowani ponownie u danego pracodawcy na to samo stanowisko, bądź na stanowisko o takich samych warunkach, na podstawie umowy o pracę zawartej bezpośrednio po wygaśnięciu poprzedniej),
• innych dokumentów np. zaświadczenia o niekaralności.

Szczegółowy zakres wymaganych dokumentów określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62 poz. 286).

Pracownik przekazuje informacje w formie oświadczenia woli. Udostępnianie informacji występuje w formie złożenia odpowiednich dokumentów, zwłaszcza za pomocą kwestionariusza.

Kontrola pracownika w Krajowym Rejestrze Karnym

W praktyce pracodawcy coraz częściej korzystają z dodatkowej możliwości sprawdzania pracownika pod względem jego karalności. Ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym daje pracodawcy prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe znalazły się w KRK, ale jedynie w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika , co do którego występuje:

• wymóg niekaralności,
• wymóg korzystania z pełni praw publicznych,
• ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Pracodawca ma prawo do sprawdzania danych w KRK w celu upewnienia się co do słuszności zatrudnienia kandydata na dane stanowisko, ale wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego zatrudnienia.

Fałszywe dane w procesie rekrutacji

Kandydaci w procesie rekrutacji dowolnie podają informacje związane m.in. z poprzednim zatrudnieniem, czy wykształceniem. Zanim jednak pracownik posłuży się fałszywymi danymi musi liczyć się z konsekwencjami takiego czynu.

Podanie nieprawdziwych danych prowadzi do utraty zaufania u przyszłego pracodawcy, a tym samym stanowi podstawę do wykluczenia kandydata z procesu rekrutacji i odstąpienie od jego przyszłego zatrudnienia. Co więcej zgodnie z 286 k.k. kto, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, doprowadza inną osobę do niekorzystnego rozporządzenia własnym lub cudzym mieniem za pomocą wprowadzenia jej w błąd albo wyzyskania błędu lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Należy zaznaczy, że podstawą ustalenia poprzedniego biegu zatrudnienia pracownika każdorazowo może być świadectwo pracy, którego może żądać rekrutujący.

Iwona Karkus
Bankier.pl

• data utworzenia: 14-02-2011
• data modyfikacji: 24-02-2016

Formy zatrudnieniaKodeks pracyWymiar czasu pracy