Zasady przeprowadzania zgromadzeń wspólników i sporządzania z nich protokołów

Podczas nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników może być podjęta każda z decyzji należąca do kompetencji wspólników, z wyłączeniem jedynie spraw objętych obowiązkowym przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Aby wspólnicy mogli podczas nadzwyczajnego zgromadzenia podjąć uchwałę, muszą być spełnione wymogi wynikające z przepisów K.s.h. dotyczące jego organizacji i przebiegu. Z takiego zgromadzenia należy sporządzić protokół.

Podjęcie najważniejszych decyzji w spółce z o.o., w tym np. tych dotyczących zmiany umowy spółki, odwołania członków zarządu czy zarządzenia dopłat, należy do wspólników. Ich uchwały są podejmowane na zgromadzeniu wspólników albo w tzw. trybie pisemnym uregulowanym w art. 227 § 2 K.s.h. (Dz. U. z 2024 r. poz. 18). Przy czym w praktyce przeważa pierwsza ewentualność. Poza nimi w spółkach z o.o. S24, których umowa spółki nie była zmieniania poza systemem S24, uchwały wspólników mogą być podjęte przez system S24, tj. przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w tym systemie (art. 240¹ K.s.h.).

Jeśli uchwała ma być podjęta podczas zgromadzenia wspólników, wówczas istotne jest to, że może być ono zwyczajne bądź nadzwyczajne. Kryterium podziału zgromadzeń na zwyczajne albo nadzwyczajne jest przedmiot obrad. Do wyłącznych kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników należą sprawy związane z podsumowaniem ubiegłego roku obrotowego wymienione w art. 231 § 2 K.s.h. Pozostałe zgromadzenia należy zaliczyć do zgromadzeń nadzwyczajnych. Do tych odnosi się niniejszy artykuł. Zgodnie z art. 232 K.s.h. nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w art. 151-300 K.s.h. lub w umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.

Zwołuje, co do zasady, zarząd

Zwołanie zgromadzenia wspólników należy do obowiązków zarządu (por. art. 235 K.s.h.). Musi się ono odbyć w siedzibie spółki, chyba że umowa spółki wskazuje inne miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przez siedzibę spółki należy rozumieć miejscowość wskazaną w umowie spółki jako siedzibę, a nie konkretny budynek czy lokal. Zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie (art. 234 K.s.h.).

Organizując zgromadzenie, zarząd może umożliwić wspólnikom uczestniczenie w nim zdalnie. Przy tym może to zrobić, o ile umowa spółki nie wyłącza takiej możliwości, a w formie regulaminu (rady nadzorczej, zaś w jej braku - wspólników) zostały określone szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (art. 234¹ K.s.h.). Nie jest to wirtualne zgromadzenie, czyli takie, które nie ma fizycznego miejsca jego odbywania. W przypadku zgromadzeń z możliwością zdalnego udziału w nim w miejscu obrad musi przebywać fizycznie w szczególności osoba otwierająca zgromadzenie wraz z protokolantem.

Poza tym udziałowiec, który nie może być obecny osobiście na zgromadzeniu wspólników, może skorzystać z pomocy pełnomocnika (zob. art. 243 K.s.h.). Więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 56 z 2023 r., na str. 17.

Pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników nie mogą być członek zarządu i pracownik spółki.

Jeśli uchwała, która ma być podjęta podczas zgromadzenia wspólników, wymaga umieszczenia w protokole sporządzonym przez notariusza, wówczas zarząd musi uzgodnić termin zgromadzenia z notariuszem. Zaprotokołowana przez rejenta musi być w szczególności uchwała w sprawie zmiany umowy spółki (art. 255 § 3 K.s.h.).

Bez formalnego zwołania...

Zarząd może zorganizować zgromadzenie wspólników na dwa sposoby: z zaproszeniami i bez formalnego zwołania. Do drugiej ewentualności odnosi się art. 240 K.s.h. W myśl tego przepisu uchwały można powziąć, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, tj. uczestniczą w nim wszyscy wspólnicy osobiście (fizycznie bądź zdalnie zgodnie z art. 234¹ K.s.h.) albo przez pełnomocnika, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Skorzystanie z tego trybu dotyczy zatem z reguły spółek o małej liczbie wspólników, którzy są zgodni w kwestii przeprowadzenia danego zgromadzenia.

... i z zaproszeniami

Gdy natomiast zgromadzenie jest zwoływane według ogólnych zasad (tj. formalnie), konieczne jest przekazanie wspólnikom zaproszeń zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 238 K.s.h. Dotyczą one niezbędnej treści zawiadomień przekazywanych wspólnikom (w tym m.in. trzeba w nich określić szczegółowy porządek obrad) oraz terminu i sposobu ich przekazania. Zaproszenia powinny być wysłane co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

Gdy zgromadzenie jest formalnie zwoływane, obowiązuje zasada, że stawiennictwo choćby jednego wspólnika na zgromadzeniu jest wystarczające do rozpatrzenia porządku obrad i podejmowania uchwał (art. 241 K.s.h.). Należy jednak pamiętać, że umowa spółki może ustanawiać w tej kwestii surowsze wymagania, tj. przewidywać tzw. wymóg kworum. Może np. wymagać, aby na zgromadzeniu była reprezentowana większość 2/3 kapitału zakładowego.

Początek zgromadzenia

Jedną z początkowych decyzji, jaka ma zostać podjęta na zgromadzeniu wspólników, jest wybór jego przewodniczącego. Musi być on wybrany w głosowaniu tajnym. Przepisy K.s.h. wskazują jedynie, że ma on podpisać się pod protokołem ze zgromadzenia wspólników. Może nim być udziałowiec, członek zarządu czy pracownik, a nawet osoba spoza spółki, np. jej radca prawny. Wskazane jest, aby była to osoba, która będzie czuwać nad prawidłowym przebiegiem zgromadzenia. Przewodniczący powinien zadbać o sporządzenie listy obecności z podpisami uczestników (udziałowców bądź ich pełnomocników) oraz w przypadku, gdy wspólnicy mogą zdalnie uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników - listy wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Art. 248 § 2 zd. 3 K.s.h. stanowi, że podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 234¹ K.s.h. nie są wymagane. Przy tym brak złożenia podpisów należy odnosić tylko do listy wspólników uczestniczących zdalnie, nie zaś listy wspólników obecnych fizycznie na zgromadzeniu. Wspomniane listy (obecności i głosujących zdalnie) muszą być załączone do protokołu ze zgromadzenia wspólników. Po ich sporządzeniu możliwe jest sprawdzenie, czy zgromadzenie jest władne podejmować uchwały. Według dominującego poglądu to przewodniczący zgromadzenia powinien tego dokonać. To zaś zależy od opisanych już sposobów zwołania zgromadzenia i zachowania wymogów obowiązujących w tym zakresie.

Głosowanie nad uchwałą

Zasadą jest, że głosowanie nad uchwałą wspólników jest jawne. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, w sprawach osobowych, a także na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu (art. 247 § 2 K.s.h.).

Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy K.s.h. lub umowa spółki nie stanowią inaczej (art. 245 K.s.h.). Bezwzględna większość to więcej niż połowa głosów oddanych. Za głosy uważa się głosy "za", "przeciw" lub "wstrzymujące się" oddane podczas głosowania w sposób zgodny z ustawą, umową spółki. Ustawowe odstępstwa od reguły podejmowania uchwał bezwzględną większością głosów wskazuje w szczególności art. 246 K.s.h.

W celu ustalenia, czy uchwała została powzięta, należy określić, ile głosów w ogóle oddano. Zasadniczo na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada jeden głos. Wyjątek dotyczy udziałów uprzywilejowanych. Na jeden udział uprzywilejowany mogą przypadać dwa albo trzy głosy (art. 174 § 4 K.s.h.). W razie gdy w spółce obowiązuje system udziałów o nierównej wysokości, wówczas na każde 10 złotych wartości udziału przypada jeden głos. Umowa spółki może stanowić inaczej (art. 242 K.s.h.). Gdy głosy "za" przeważają nad głosami "przeciw" i "wstrzymującymi się", zostaje wtedy uzyskana bezwzględna większość, o której mowa w art. 245 K.s.h. Wspólnik, który głosował "przeciwko" uchwale, może zgłosić sprzeciw do protokołu (zob. art. 250 pkt 2 K.s.h.).

Co ważne, wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką (art. 244 K.s.h.).

Potrzebny protokół

Ze zgromadzenia wspólników, niezależnie od tego, czy wspólnicy (ich pełnomocnicy) uczestniczą w nim fizycznie czy zdalnie, musi być sporządzony protokół zgodnie z art. 248 K.s.h. Wymaga on, aby uchwały zgromadzenia wspólników zostały wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.

W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Jeśli zaś zgromadzenie odbywa się bez formalnego zwołania zgodnie z art. 240 K.s.h., wówczas należy stwierdzić, że zaistniały przesłanki pozwalające na odbycie zgromadzenia w tym trybie oraz okoliczność jego odbycia w tym trybie. Po stwierdzeniu prawidłowości zwołania walnego zgromadzenia przewodniczący powinien wskazać na zdolność zgromadzenia do podejmowania uchwał. Wymaga to ustalenia liczby wspólników biorących udział w obradach zgromadzenia i przysługujących im głosów.

Do protokołu należy dołączyć:

• listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz ewentualnie także listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
• dowody zwołania zgromadzenia wspólników,
• kopię pełnomocnictwa, jeżeli w zgromadzeniu uczestniczył pełnomocnik (art. 243 § 2 K.s.h.).

Wspólnicy mogą przeglądać księgę protokołów, a także żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.

W celu sporządzenia protokołu można skorzystać z jednego z druków dostępnych w programie DRUKI Gofin. W dziale Umowy i pisma, a następnie Umowy i pisma dla spółek dostępne są: protokół z nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz protokół z nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników odbywającego się w trybie art. 240 K.s.h., tj. bez formalnego zwołania. Jeśli zgromadzenie wspólników zostało zwołane formalnie, należy skorzystać z pierwszego z wymienionych druków (przykład wypełnienia druku w ramce).

Przykład wypełnienia fragmentu protokołu z nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników

autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa nr 79 (2267) z dnia 2025-10-02

Przeciwdziałanie zatorom płatniczym w praktyce. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Spółka