KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Czy kontrahentom zagranicznym podatnik będzie miał obowiązek sporządzania e-Faktur?
Wyłączenia z KSeF
Od 1 lutego 2026 r. (z pewnymi wyjątkami) podatnik będzie obowiązany wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.
Obowiązek ten jednak - na mocy art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) - nie będzie dotyczył wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce,
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej w Polsce, który posiada stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności,
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT,
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.
W tych przypadkach podatnik będzie wystawiał faktury:
- elektroniczne (w sposób uzgodniony z nabywcą, zachowując jednak taką fakturę w swojej dokumentacji) lub
- w postaci papierowej (w co najmniej dwóch egzemplarzach).
Jak zatem można zauważyć, pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem bowiem objęte będzie wystawianie faktur:
- przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski,
- przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Jednak, pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać wyżej wymienione faktury dobrowolnie w KSeF.
Druga grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych odnosi się do konkretnych rodzajów transakcji. Dotyczy to zatem faktur sporządzanych przez podatników korzystających z procedur szczególnych, tj. procedury:
- OSS nieunijnej,
- importu IOSS,
- świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
W tym przypadku nie będzie możliwości dobrowolnego wystawienia faktur ustrukturyzowanych.
Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w projekcie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (druk nr 783 z wykazu RCL), w tym m.in. dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
a) nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,
b) sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.
e-Faktura dokumentująca WDT i eksport towarów
W KSeF podatnik dokonujący WDT czy eksportu towarów będzie wystawiał faktury dokumentujące te czynności.
Faktura dokumentująca eksport towarów:
- będzie zawierać w danych sprzedawcy (Podmiot1) m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (pole NIP),
- może zawierać w danych nabywcy (Podmiot2) m.in. identyfikator podatkowy nabywcy i kod kraju nadania tego identyfikatora (pola KodKraju i NrID),
- będzie zawierać w polu P_13_6_3 sumę wartości sprzedaży objętej stawką 0% (eksport),
- będzie zawierać w polu P_12 (na poziomie wiersza faktury) - oznaczenie stawki podatku 0% dla eksportu towarów: "0 EX".
Natomiast faktura dokumentująca WDT będzie zawierać:
- w danych sprzedawcy (Podmiot1) m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (pole NIP), poprzedzony kodem PL (pole PrefiksPodatnika),
- w danych nabywcy (Podmiot2) m.in. numer, za pomocą którego nabywca towaru jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie UE oraz dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa UE (pola KodUE oraz NrVatUE),
- w polu P_13_6_2 sumę wartości sprzedaży objętej stawką 0% (WDT),
- w polu P_12 (na poziomie wiersza faktury) - oznaczenie stawki podatku 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów: "0 WDT".
W przypadku WDT, jeżeli nabywca na potrzeby danej czynności będzie zidentyfikowany za pomocą NIP VAT UE nadanego w innym niż Polska kraju unijnym, pomimo braku obowiązku, będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.
Polski podatnik, jak wynika z projektu rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z KSeF (druk nr 827 z wykazu RCL), będzie miał możliwość nadania w KSeF uprawnień nabywcy z kraju UE (posługującego się NIP VAT UE) do wystawiania faktur w jego imieniu i tym samym podmiot taki będzie mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane. Rozwiązanie to ma wynikać z § 3 projektowanego rozporządzenia i będzie mieć charakter uprawnienia, a nie obowiązku dla tego podmiotu, który zdecyduje się na wystawianie faktur w KSeF. Zaproponowano tam przyznanie podatnikowi prawa wyboru, czy wystawia fakturę ustrukturyzowaną na ogólnie obowiązujących zasadach przy użyciu KSeF (tryb online), czy decyduje się na tryb offline24.
Jak wskazano w uzasadnieniu do projektowanego rozporządzenia, nadanie uprawnień do wystawiania faktur, a następnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie możliwe, gdy podmiot upoważniony do wystawienia faktury jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą NIP. Natomiast w przypadku gdy podmiot zobowiązany jest do wystawienia faktury zgodnie z polskimi przepisami i nie będzie posługiwał się polskim NIP, nie będzie technicznej możliwości wystawienia faktury w KSeF.
Tym samym w sytuacjach, w których podmiot nabywający towary lub usługi, w ramach procedury samofakturowania, został zobowiązany do wystawiania faktur i powinien je wystawić, zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi fakturowania, ale nie posługuje się polskim NIP, nie będzie miał możliwości nadania uprawień do wystawiania faktur w KSeF, z uwagi na powyższe ograniczenie.
Proponowane wyłączenia w ramach procedury samofakturowania będą miały zastosowanie m.in. przy:
- eksporcie towarów,
- dostawie towarów lub świadczeniu usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b) ustawy o VAT, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego,
- dostawie towarów lub świadczeniu usług, na rzecz podatnika z kraju trzeciego lub innego kraju UE, dla których miejscem opodatkowania jest Polska, jeżeli nabywca nie posługuje się polskim NIP.
Podatnik musi wystawiać faktury ustrukturyzowane:
|
Gazeta Podatkowa nr 89 (2277) z dnia 2025-11-06
Jak korygować transakcje opodatkowane VAT? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl