Właściciele firm mogą już korzystać z nowych funkcjonalności dotyczących wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Przypominamy kolejne daty ważne dla przedsiębiorców.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi wielkimi krokami. Kolejne dwa zostały poczynione w pierwszych dniach tego miesiąca – 1 i 3 listopada. Przedsiębiorcy otrzymali nowe uprawnienia związane z nowym systemem. Co się zmieniło?
1 listopada: można występować o certyfikaty
Z początkiem listopada przedsiębiorcy zyskali możliwość występowania o nadanie im certyfikatów KSeF, które są potrzebne do uwierzytelniania w nowym systemie. 1 listopada uruchomiony został umożliwiający to Moduł Ceryfikatów i Uprawnień (MCU).
Certyfikaty są wymagane do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.
Kto może dostać certyfikat KSeF?
O wydanie certyfikatu KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA lub posiadające uprawnienia właścicielskie, a także podatnicy niebędący osobą fizyczną, którzy posiadają uprawnienia właścicielskie i posługują się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.
Fot. UnderhilStudio / Shutterstock
Natomiast obowiązek ponownego nadania uprawnień w module MCU wystąpi w przypadku osoby fizycznej, która nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r. oraz podmiotu, który otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.
Będą oni mogli wystąpić o certyfikat KSeF po ponownym nadaniu uprawnień w module MCU. Certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż dwa lata.
W drodze do certyfikatu KSeF niezbędne uwierzytelnienie
Aby otrzymać certyfikat, podatnik lub osoba uprawniona będzie musiała uwierzytelnić się w Krajowym Systemie e-Faktur. Może to zrobić przy pomocy Podpisu zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.
Po uwierzytelnieniu certyfikatem taka osoba będzie miała możliwość wnioskowania o wydanie kolejnego certyfikatu.
Co istotne, certyfikaty przyznane za pomocą modułu MCU zyskają moc prawną i będą służyły do korzystania z KSeF 2.0 dopiero od 1 lutego 2026 r. To oznacza, że od początku listopada można wnioskować o wydanie certyfikatu, ale na posługiwanie się nim trzeba będzie poczekać do wspomnianego wyżej terminu. W tym czasie certyfikat będzie „uśpiony”.
3 listopada: udostępnienie Aplikacji Podatnika w środowisku testowym
Kolejną ważną datą w kalendarzu KSeF jest 3 listopada. Tego dnia zostanie uruchomiona Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym. Przedsiębiorcy dostaną możliwość testowego wysyłania faktur.
Ministerstwo Finansów zaznaczyło, że ten krok pozwala przedsiębiorcom na "wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Dzięki temu podatnicy będą mogli pewniej i skuteczniej korzystać z systemu po jego wprowadzeniu. Faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych" – czytamy w komunikacie resortu finansów.
KSeF: kiedy są kolejne ważne daty?
To nie koniec ważnych zmian. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o tym, że już 15 listopada Ministerstwo Finansów udostępni Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym.
Natomiast 1 stycznia 2026 r. ma ruszyć moduł zgłoszeń dotyczący faktur z załącznikiem w e-Urzędzie Skarbowym. Da on możliwość składania wniosków o zamiarze wystawiania faktur z załącznikiem.
Już 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych podatników (przychody powyżej 200 mln zł w 2024 r.). Poza tym od tego dnia wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury już w nowym systemie. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych firm, u których udokumentowana fakturami wartość sprzedaży z podatkiem nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie).