Pracownik jest na długim L4 albo korzysta z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, ale pracodawca wypłaca mu premię uznaniową. Czy od takiej kwoty trzeba naliczyć składki ZUS? Tak. ZUS potwierdził, że uznaniowa premia lub nagroda może podlegać składkom społecznym i zdrowotnym także wtedy, gdy pracownik w danym okresie nie świadczy pracy. Sam zapis w regulaminie, że premia przysługuje również za czas nieobecności, nie wystarczy, aby zwolnić ją ze składek.
Takie stanowisko ZUS przedstawił w decyzji nr 1707/2026 z 20 maja 2026 r., sygn. DI/200000/43/1707/2026. Sprawa dotyczyła pracodawcy zatrudniającego 181 osób. W regulaminie wynagradzania przewidział on premię uznaniową, której przyznanie i wysokość zależały wyłącznie od decyzji pracodawcy.
Premia wypłacana także podczas choroby
Regulamin firmy przewidywał, że premia uznaniowa – określana również jako nagroda – jest przyznawana na podstawie decyzji pracodawcy.
Nie była ona uzależniona od przepracowania pełnego miesiąca i nie była pomniejszana za okresy nieświadczenia pracy. Pracownik mógł więc ją otrzymać również wtedy, gdy przebywał na zwolnieniu lekarskim.
Pracodawca naliczał od takich wypłat składki, ale chciał mieć pewność, że postępuje prawidłowo.
Zapytał ZUS m.in. o pracowników:
- przebywających na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich i pobierających zasiłek macierzyński,
- pozostających przez dłuższy czas na zwolnieniu lekarskim,
- pobierających wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy albo świadczenie rehabilitacyjne.
ZUS potwierdził, że w opisanej sytuacji premia powinna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Dlaczego premia uznaniowa podlega składkom?
Co do zasady podstawę wymiaru składek pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy.
Niektóre świadczenia mogą zostać ze składek wyłączone, ale tylko wtedy, gdy spełniają warunki określone w przepisach.
W przypadku świadczeń wypłacanych w czasie choroby czy pobierania zasiłków znaczenie ma § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego.
Przepis pozwala nie naliczać składek od określonych składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłków, jeżeli wynika to z układu zbiorowego pracy albo innych przepisów o wynagradzaniu.
Nie wystarczy jednak wpisać do regulaminu, że dana kwota może być wypłacana również podczas nieobecności.
ZUS zwraca uwagę na jeszcze jeden element: pracownik musi mieć do danego składnika rzeczywiste prawo.
Premia uznaniowa nie daje pracownikowi roszczenia
I właśnie tutaj pojawia się problem z premią uznaniową.
Jeżeli o tym, czy zostanie wypłacona i w jakiej wysokości, decyduje wyłącznie pracodawca, pracownik co do zasady nie może zażądać jej wypłaty tylko dlatego, że spełnił określone warunki.
To odróżnia nagrodę uznaniową od premii regulaminowej.
W przypadku premii regulaminowej zasady jej uzyskania są z góry określone. Jeżeli pracownik je spełni, ma roszczenie o wypłatę.
Przy nagrodzie uznaniowej pracodawca zachowuje swobodę decyzji.
Zdaniem ZUS właśnie dlatego taki składnik nie korzysta z wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia.
ZUS już wcześniej prezentował podobne podejście. Wskazywał, że jeżeli świadczenie ma charakter uznaniowy, to nawet zapis regulaminu przewidujący jego wypłatę podczas choroby lub pobierania zasiłków nie wystarcza do wyłączenia kwoty z podstawy wymiaru składek.
L4 nie zwalnia premii uznaniowej ze składek
W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik przebywa przez cały miesiąc na zwolnieniu lekarskim, ale pracodawca mimo to przyznaje mu nagrodę uznaniową, wypłata może nadal stanowić podstawę wymiaru składek.
Dotyczy to pracowników pobierających m.in.:
wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zasiłek chorobowy oraz świadczenie rehabilitacyjne.
Nie zmienia tego zapis w regulaminie, że premia nie jest pomniejszana za okres choroby.
Jeżeli świadczenie pozostaje uznaniowe, nie staje się przez to automatycznie składnikiem zwolnionym ze składek.
Premia podczas urlopu macierzyńskiego również może być oskładkowana
Podobna zasada ma zastosowanie w przypadku urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego.
Osoba pobierająca zasiłek macierzyński ma w tym okresie odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych, a podstawą składek z tego tytułu jest kwota zasiłku.
Nie oznacza to jednak, że każda dodatkowa wypłata od pracodawcy jest automatycznie wolna od składek.
W decyzji z 20 maja 2026 r. ZUS uznał, że opisana przez pracodawcę premia/nagroda uznaniowa wypłacana pracownikom korzystającym z urlopów macierzyńskich i rodzicielskich również powinna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek.
Podobne stanowisko ZUS prezentował już wcześniej w odniesieniu do premii i nagród uznaniowych wypłacanych podczas pobierania zasiłku macierzyńskiego.
Sama nazwa „premia” niczego nie rozstrzyga
Dla pracodawcy szczególnie ważne jest to, że o składkach nie decyduje nazwa świadczenia.
Nie wystarczy nazwać wypłaty „nagrodą”, „premią uznaniową”, „bonusem” albo „dodatkiem”.
Liczą się zasady jej przyznawania.
Jeżeli regulamin bardzo dokładnie określa warunki otrzymania premii, a pracownik po ich spełnieniu może domagać się wypłaty, świadczenie może mieć w rzeczywistości charakter premii regulaminowej, nawet jeżeli pracodawca nazywa je „uznaniowym”.
Z drugiej strony, jeżeli przyznanie pieniędzy zależy wyłącznie od swobodnej decyzji pracodawcy, mamy do czynienia z klasyczną nagrodą uznaniową.
Sądy również zwracają uwagę, że jeżeli regulamin nie określa konkretnych i sprawdzalnych warunków uzyskania świadczenia, może ono zachować charakter uznaniowy.
Kiedy składnik wypłacany podczas choroby może być bez składek?
Nie oznacza to, że każdy składnik wynagrodzenia wypłacany podczas L4 trzeba oskładkować.
ZUS wskazuje przykładowo, że ze składek może być wyłączony dodatek, który zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownik zachowuje również za czas choroby.
Muszą jednak zostać spełnione warunki wynikające z § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia.
Prawo do świadczenia za czas niezdolności do pracy powinno wynikać z przepisów płacowych, a dana kwota musi być rzeczywiście wypłacana za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku.
Kluczowa różnica polega więc na tym, czy pracownik ma zagwarantowane prawo do świadczenia, czy jego wypłata zależy od swobodnej decyzji pracodawcy.
Pracodawca powinien sprawdzić regulamin wynagradzania
Decyzja ZUS ma duże znaczenie dla firm, które wypłacają premie także pracownikom nieobecnym przez cały miesiąc.
Samo umieszczenie w regulaminie zdania, że premia „przysługuje również w czasie choroby” albo „nie ulega pomniejszeniu za czas absencji”, może nie wystarczyć do wyłączenia jej z podstawy składek.
Jeżeli jednocześnie regulamin mówi, że o przyznaniu premii i jej wysokości wyłącznie decyduje pracodawca, ZUS może uznać ją za świadczenie uznaniowe podlegające oskładkowaniu.
Warto więc sprawdzić nie tylko nazwę poszczególnych składników pensji, ale także rzeczywiste zasady ich wypłaty.
Premia uznaniowa a ZUS – najważniejsze zasady
Premia lub nagroda uznaniowa może podlegać składkom społecznym i zdrowotnym również wtedy, gdy zostaje wypłacona osobie przebywającej na długim zwolnieniu lekarskim.
Tak samo ZUS ocenił świadczenie wypłacane pracownikom korzystającym z urlopów macierzyńskich i rodzicielskich.
Decydujące znaczenie ma charakter świadczenia. Jeżeli przyznanie premii zależy od swobodnej decyzji pracodawcy, pracownik nie ma roszczenia o jej wypłatę.
W takim przypadku samo zapisanie w regulaminie, że premia przysługuje również podczas choroby lub urlopu rodzicielskiego, nie daje jeszcze prawa do zwolnienia ze składek.
Dla pracodawców oznacza to konieczność dokładnego przeanalizowania regulaminów premiowania. W praktyce różnica pomiędzy premią regulaminową a nagrodą uznaniową może zdecydować o tym, czy od wypłaconej kwoty trzeba naliczyć ZUS.
Podstawa: decyzja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nr 1707/2026 z 20 maja 2026 r., sygn. DI/200000/43/1707/2026.