Rozliczanie faktur korygujących u sprzedawcy

Gazeta Podatkowa

Podatnik wystawia fakturę korygującą, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej m.in. udzielono rabatu, nabywca dokonał zwrotu towarów lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Z uwagi na to faktura korygująca może powodować zmniejszenie lub zwiększenie podatku wykazanego w pierwotnej fakturze.

Korekta in minus

Jak wynika z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, sprzedawca dokona obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego już za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem, że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, iż uzgodnił on z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik nie posiada tej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokona za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał (przykład 1).

Przepisy ustawy o VAT nie zawierają katalogu dokumentów, które potwierdzałyby uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Jak tłumaczyło Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu nowelizacji, która wprowadziła takie brzmienie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, rodzaj dokumentu handlowego potwierdzającego uzgodnienie warunków transakcji powinien wynikać, w szczególności, z warunków handlowych występujących między przedsiębiorcami. Przykładowo, w zależności od przyjętych zwyczajów we współpracy między kontrahentami, może to być zarówno korespondencja e-mailowa, jak i aneks do umowy, albo inny dokument handlowy potwierdzający uzgodnienie warunków transakcji, w tym potwierdzenie dokonania nabywcy zwrotu zapłaty lub kompensaty skorygowanej wartości transakcji. Uzgodnienie warunków oznacza zgodne oświadczenie woli obu stron, wobec czego także nabywca powinien być w posiadaniu tych dokumentów.

Przy czym warunku posiadania wskazanej dokumentacji nie stosuje się w przypadku:

1) eksportu towarów i WDT,

2) dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,

3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

Korekta sprzedaży in plus

Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulegnie zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania (przykład 2).

Przepis ten należy interpretować w taki sposób, że:

1) jeżeli korekta spowodowana jest przyczynami powstałymi już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, to powinna ona zostać rozliczona w deklaracji za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna,

2) w sytuacji gdy korekta jest spowodowana przyczynami powstałymi po dokonaniu sprzedaży (np. zaistniały nowe okoliczności skutkujące zwiększeniem podstawy opodatkowania, które nie były możliwe do przewidzenia w momencie wystawienia faktury pierwotnej), korekta powinna być dokonana w deklaracji za miesiąc, w którym wystawiono korektę,

3) późniejsze wykrycie błędu w fakturze pierwotnej stanowi przyczynę zwiększenia podstawy opodatkowania rozliczanej w deklaracji za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna.

Zmiana przepisów

Od dnia 1 stycznia 2022 r. mają zacząć obowiązywać przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Do przewidzianego w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT katalogu przypadków, w których nie stosuje się wskazanego w przepisie art. 29a ust. 13 warunku posiadania określonej dokumentacji, dodany będzie przypadek wystawienia korekty w postaci ustrukturyzowanej. Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił korektę w postaci ustrukturyzowanej. Wystawienie bowiem takiej faktury oznaczać będzie u wystawcy prawo do pomniejszenia podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym faktura ta została wystawiona.

W przypadku gdy nabywca wyrazi akceptację otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w systemie KSeF, dla warunków rozliczenia korekty in minus oznaczać to będzie tożsamy moment dokonania korekty podatku należnego u sprzedawcy i podatku naliczonego u nabywcy.

Będą mogły jednak wystąpić również takie sytuacje, w których sprzedawca wystawi fakturę korygującą ustrukturyzowaną dla nabywcy, który nie akceptuje tej formy otrzymywania faktur. W takim przypadku sprzedawca spełniać będzie nadal dyspozycję wynikającą z wyłączenia przewidzianego w art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT - tzn. prawo korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego powstanie w momencie wystawienia faktury, przy braku konieczności gromadzenia dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Faktura korygująca dla nabywcy będzie natomiast przekazywana w innej formie uzgodnionej z nabywcą. Brak zgody nabywcy na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie wpłynie zatem na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej. W takim przypadku wystawca nadal będzie posiadał prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą in minus w systemie KSeF. Natomiast u nabywcy dla warunków rozliczenia korekty in minus będzie to oznaczać stosowanie zasad przewidzianych w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT (korekta w okresie uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub warunków obniżenia kwoty podatku wykazanego na fakturze, jeżeli doszło do spełnienia tych warunków).

Kolejna zmiana, która dotyczy faktur korygujących, będzie związana ze zmianą brzmienia art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Zmiana ta polega na rezygnacji z obowiązku umieszczania na fakturze korygującej:

  • wyrazów "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA",
  • przyczyny korekty,
  • daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Jednocześnie w art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT w zakresie dotyczącym korekty faktur ustrukturyzowanych dodany będzie obowiązek umieszczania na fakturze korygującej w postaci ustrukturyzowanej numeru identyfikującego w KSeF fakturę, do której faktura korygująca w postaci ustrukturyzowanej będzie wystawiana.

Przykład 1

Czynny podatnik VAT rozliczający VAT miesięcznie, we wrześniu 2021 r. sprzedał towar. Transakcję tę udokumentował fakturą. W listopadzie br. kontrahent dokonał zwrotu części towarów sprzedawcy. Po uzgodnieniach pisemnych, z których wynika, że zaakceptował on zwrot dokonany przez nabywcę podatnik w listopadzie 2021 r. wystawił fakturę korygującą in minus. Zmniejszeniu uległa podstawa opodatkowania oraz kwota VAT należnego. Podatnik będzie mógł obniżyć VAT należny w JPK_V7M za listopad 2021 r.


Przykład 2

We wrześniu 2021 r. podatnik dokonał sprzedaży towarów i wystawił fakturę. Przez pomyłkę w fakturze tej zaniżył cenę jednostkową towaru. Podatnik błąd ten zauważył w listopadzie br. i w tym miesiącu wystawił fakturę korygującą zwiększającą wartość netto i podatek VAT. W związku z tym podatnik będzie musiał rozliczyć fakturę korygującą w rozliczeniu za wrzesień 2021 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 95 (1866) z dnia 2021-11-29

Ustalanie podstawy opodatkowania i obowiązku podatkowego w VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

VATFaktura