Podatnik, sporządzając fakturę ustrukturyzowaną w systemie KSeF, będzie generalnie wystawiał ją w trybie online, czyli w czasie rzeczywistym. Przepisy o VAT będą określać także przypadki, kiedy podatnik będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane w trybie offline, czyli w trybie offline24, w trybie awarii systemu lub jego niedostępności.

Tryb offline24

Z trybu offline24 będzie można korzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-Faktur do KSeF wynikających przykładowo z braku internetu. Zasady korzystania z tego trybu określono w art. 106nda ustawy o VAT wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Należy podkreślić, że z trybu offline24 skorzystać może każdy podatnik (przepisy nie zawierają żadnych ograniczeń w tym zakresie). Podatnik także nie będzie miał obowiązku udowadniania organom podatkowym skorzystania z trybu offline24. Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie offline24, będzie stosował wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. będzie to wzór FA(3). Wystawi tę fakturę w postaci elektronicznej i prześle ją do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania jej numeru KSeF. W sytuacji gdy po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym), wówczas podatnik fakturę tę prześle do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Natomiast gdy po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu), wtedy faktury tej nie będzie przesyłał do KSeF.

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-Faktury. Zasada ta będzie miała także zastosowanie, gdy podatnik wystawi fakturę online, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.

Natomiast datą otrzymania faktury w trybie offline24 będzie data przydzielenia jej numeru identyfikującego KSeF. Natomiast w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony), będzie to data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Faktura wystawiana w trybie offline24 będzie, co do zasady, otrzymywana przez nabywcę przy użyciu KSeF. Jednak fakturę wystawioną w trybie offline24 na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, tj. np. podmiotu zagranicznego, konsumenta, udostępnia się w sposób z nim uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF). Jeżeli faktura zostanie udostępniona temu nabywcy przy użyciu KSeF, faktura ta będzie otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF. Jeśli natomiast faktura ta zostanie udostępniona temu nabywcy poza KSeF, podatnik będzie obowiązany do oznaczenia tej faktury dwoma kodami QR/linkami:

• pierwszy kod QR/link: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada napis „OFFLINE”),
• drugi kod QR/link: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada napis „CERTYFIKAT”).

W przypadku zaś gdy faktura będzie wystawiana w trybie offline24 na rzecz nabywcy, który nie posługuje się NIP lub który jest konsumentem i będzie otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF, podatnik po przesłaniu tej faktury do KSeF będzie obowiązany zapewnić dostęp do tej faktury poprzez przekazanie nabywcy kodu weryfikującego oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF.

Istotne jest, że podatnik, aby mógł wystawiać fakturę w trybie offline, musi posiadać certyfikat typu 2.

Gdy fakturze wystawionej w trybie offline24 nie zostanie jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą będzie podatnik krajowy posiadający NIP, możliwe będzie wydanie mu potwierdzenia transakcji.

W trybie offline24 będzie można także wystawić faktury korygujące. W stosunku do tak wystawionej faktury korygującej również wystąpi obowiązek jej przesłania do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym. Ponadto, jeżeli wystawiana korekta będzie dotyczyła faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, to najpierw będzie należało przesłać fakturę pierwotną do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF, a następnie dopiero wystawić fakturę korygującą. W fakturze korygującej będzie należało wskazać m.in. numer KSeF faktury korygowanej.

Tryb niedostępność KSeF

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będą zdarzać się sytuacje, kiedy system ten będzie niedostępny w trakcie zaplanowanych prac serwisowych. Przepisy o VAT przewidują także w takich sytuacjach zasady sporządzania e-Faktur. Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność systemu są określone w art. 106nh ustawy o VAT, wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF niedostępności KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline.

Jak zapewnia Ministerstwo Finansów, niedostępność systemu spowodowana pracami serwisowymi ma być krótkotrwała i przekazywana z odpowiednim wyprzedzeniem, aby podatnicy mogli się przygotować na ten czas. Prace serwisowe mają być z reguły prowadzone w godzinach nocnych, tak aby nie zakłócać obrotu gospodarczego spowodowanego brakiem w tym okresie, możliwości wystawiania e-Faktur. Komunikat o prowadzonych pracach serwisowych ma być dostępny również w oprogramowaniu interfejsowym.

Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie offline – niedostępność KSeF:

• zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. jest to wzór FA(3),
• wystawi ją w postaci elektronicznej,
• prześle ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania jej numeru KSeF.

Jeżeli jednak wystąpi w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym), wówczas fakturę tę przesyła się do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Jeśli zaś wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu), wtedy faktury nie dosyła się do KSeF.

Do określenia daty wystawienia faktury wystawianej w trybie offline, w związku z niedostępnością systemu, stosuje się te same przepisy, co w przypadku trybu offline24 (art. 106nh ust. 4 ustawy wskazuje na odpowiednie stosowanie art. 106nda ust. 4-15 ustawy).

Oznacza to, że datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-Faktury (przykład). Natomiast przy określeniu daty otrzymania faktury wystawianej w trybie offline, w związku z niedostępnością systemu, zastosowanie mają te same przepisy, co w przypadku trybu offline24, czyli datą otrzymania faktury w trybie offline będzie:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Należy zatem podkreślić, że faktura wystawiana w trybie offline – niedostępność KSeF będzie otrzymywana przez nabywcę przy użyciu KSeF. Jednak fakturę wystawioną w trybie offline – niedostępność KSeF na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, czyli przykładowo na rzecz podmiotu zagranicznego czy konsumenta, udostępniać się będzie w sposób z nim uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF). Jeżeli faktura zostanie udostępniona temu nabywcy przy użyciu KSeF, faktura ta będzie otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF. Zaś gdy faktura ta zostanie udostępniona nabywcy poza KSeF, podatnik będzie obowiązany do oznaczenia tej faktury dwoma kodami QR/linkami:

• pierwszy kod QR/link: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada napis „OFFLINE”),
• drugi kod QR/link: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada napis „CERTYFIKAT”).

Aby wygenerować drugi kod QR/link, konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF (typu 2).

Jeśli faktura będzie wystawiana w trybie offline – niedostępność KSeF na rzecz nabywcy, który nie posługuje się NIP lub który jest konsumentem i będzie ona otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF, podatnik, po przesłaniu tej faktury do systemu, będzie także obowiązany zapewnić dostęp do tej faktury poprzez przekazanie mu kodu weryfikującego oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF.

Przy czym w przypadku, gdy fakturze wystawionej w trybie offline – niedostępność KSeF nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą będzie podatnik krajowy posiadający NIP, można będzie mu wydać potwierdzenie transakcji.

Tryb awaryjny

Z trybu awaryjnego podatnik będzie korzystał w przypadku ogłoszonego w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym komunikatu o awarii KSeF. Procedury związane ze stosowaniem trybu awaryjnego określa art. 106nf ustawy o VAT, który wejdzie w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Z trybu awaryjnego będzie mógł skorzystać każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF. Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie awaryjnym, zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. – FA(3). Fakturę tę wystawi w postaci elektronicznej, którą będzie musiał przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania jej numeru KSeF. Faktura ta zostanie udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Przy czym, w sytuacji gdy w terminie 7-dniowym:

• zostanie zamieszczony w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, termin 7 dni liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii, lub
• w trakcie samej awarii zostanie zamieszczony komunikat o wystąpieniu tzw. awarii całkowitej – faktury nie będzie się dosyłać do KSeF.

Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e- Faktury. Zaś datą otrzymania tej faktury będzie:

• data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
• data przydzielenia numeru KSeF – jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia jej numeru KSeF.

Jeżeli faktura zostanie wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, czyli przykładowo na rzecz podmiotu zagranicznego czy konsumenta, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSeF – za datę otrzymania tej faktury uznawać się będzie zawsze datę jej faktycznego otrzymania.

Faktura ta udostępniona nabywcy poza KSeF powinna być oznaczona dwoma kodami QR/linkami:

• pierwszy kod QR/link: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada napis „OFFLINE”),
• drugi kod QR/link: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada napis „CERTYFIKAT”).

Także i w tym przypadku podatnik fakturę sporządzoną w trybie awaryjnym przekazuje nabywcy w sposób z nim uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF). W przypadku gdy nabywca uzgodnił otrzymanie faktury w KSeF, dodatkowo będzie możliwe wydanie mu potwierdzenia transakcji.

Awaria całkowita KSeF

Sposób postępowania w przypadku awarii całkowitej określa art. 106ng ustawy o VAT, który wejdzie w życie z dniem 1 lutego 2026 r. Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Komunikaty o awarii KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone np. w telewizji, radiu, prasie czy w internecie. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią, gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.

Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie awarii całkowitej, wystawi ją w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną. Przy wystawianiu tej faktury nie będzie miał obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej, co oznacza, że nie będzie miał obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii. Fakturę taką przekaże nabywcy np. osobiście, e-mailem bądź innym alternatywnym kanałem.

Data wystawienia faktury będzie datą, o której mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, wskazana przez podatnika na fakturze, zaś datą jej otrzymania będzie data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę (poza KSeF).

Faktury tej (papierowej lub elektronicznej) sprzedawca nie będzie miał obowiązku oznaczania kodami QR/linkami.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 103 (2291) z dnia 2025-12-23

Rozpoczęcie działalności gospodarczej – obowiązki w VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl