Darmowy program do rozliczania PIT

wersja na Windows

Przycisk pobierania programu e-pity

lub uruchom online

Darmowy program do rozliczania PIT
Pobierz e-pity 2020
Darmowy program do rozliczania PIT
Przycisk pobierania programu e-pity
Pobierz e-pity 2020

Wydatki na samochód w firmie w ujęciu księgowym

Gazeta Podatkowa

W prowadzonej działalności gospodarczej jednostki często wykorzystują samochody osobowe lub ciężarowe, które stanowią środki trwałe. Do wydatków związanych z ich używaniem można zaliczyć przede wszystkim amortyzację, ubezpieczenie, bieżące naprawy i remonty, zakup paliwa czy części zamiennych. Koszty z tego tytułu odnosi się w księgach rachunkowych zasadniczo do kosztów działalności operacyjnej. W przypadku gdy z uwagi na przepisy podatkowe wydatek na firmowy samochód nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów, w ewidencji analitycznej do kont kosztów można wyodrębnić konta KUP i NKUP.

Uznanie samochodu za środek trwały

Aby samochód mógł zostać uznany za środek trwały, powinien spełniać warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Na mocy tego przepisu przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Wyróżnia się wśród nich m.in. środki transportu.

Uznany za środek trwały pojazd wprowadza się do ewidencji bilansowej w jego wartości początkowej. Jeżeli został zakupiony, wartością początkową jest cena nabycia określona w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Ważne jest, że należy w niej uwzględnić m.in.:

a) niepodlegający odliczeniu VAT - dotyczy to np. firmowych samochodów osobowych używanych do celów mieszanych, tj. w działalności gospodarczej i na potrzeby prywatne, w przypadku których przysługuje odliczenie VAT tylko w 50%; kwota VAT w części, która nie podlega odliczeniu (50%), zwiększa wartość początkową auta,

b) koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem samochodu do stanu zdatnego do używania, w tym w przypadku nowego fabrycznie auta opłaty za dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne.

Do wartości początkowej zalicza się również koszt obsługi zobowiązań (np. kredytów bankowych czy pożyczek) zaciągniętych w celu finansowania zakupu środka trwałego i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu (art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości).

Koszty amortyzacji

Samochód, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlega dla celów bilansowych amortyzacji. Odpisy amortyzacyjne dokonywane są drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Na dzień przyjęcia go do używania ustala się okres lub stawkę oraz metodę jego amortyzacji (art. 32 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości).

W ewidencji księgowej odpisy amortyzacyjne zalicza się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Podstawą ich naliczania jest wartość początkowa pojazdu, która figuruje na koncie 01 "Środki trwałe". Można je ewidencjonować zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych".

Ubezpieczenie pojazdu

Dla użytkowanych pojazdów istnieje obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC. Można również fakultatywnie wykupić ubezpieczenie AC czy NNW. Ważne jest, że wydatki z tego tytułu nie są uwzględniane w wartości początkowej samochodu (nawet gdy zostały poniesione przed przyjęciem go do używania), lecz zaliczane bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej. W oparciu o polisę ubezpieczeniową wartość składki podlega zarachowaniu na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe lub/i koncie w zespole 5.

Koszty ubezpieczenia samochodu odnoszą się najczęściej do 2 lat obrotowych. Konieczne jest zatem rozliczanie ich w czasie na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Kwotę składki ujmuje się więc wstępnie na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", a następnie przyporządkowuje do okresów, których dotyczą. W zależności od rozwiązań przyjętych w zasadach (polityce) rachunkowości dany podmiot może rozliczać ją co miesiąc lub jeśli w jego ocenie nie jest ona wartością istotną - w odpowiednich częściach na poszczególne lata obrotowe (przykład 1).

Remont a ulepszenie

Z racji tego, że pojazdy zaliczone do środków trwałych są używane dłużej niż rok, mogą wymagać nakładów na ich remont lub ulepszenie. Wydatkami na remont środków trwałych obciąża się z reguły koszty okresu, w którym je poniesiono. Generalnie zalicza się je do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Z tym że jeśli wystąpi remont nadzwyczajny, czyli taki, którego zadaniem jest usunięcie niekorzystnych skutków, jakie na środek trwały wywarły nagłe i nieprzewidziane zdarzenia, w tym także losowe (np. powódź, pożar, wybuch, trzęsienie ziemi, gradobicie, wichury), to odnosi się je do pozostałych kosztów operacyjnych.

Ważne jest też, że wydatki na remont, który jest wykonywany w celu nadania bądź przywrócenia kompletności i zdatności do użytkowania samochodu przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych (np. zakupionego jako pojazd używany), zwiększają jego wartość początkową.

Od remontu samochodu należy odróżnić jego ulepszenie. Występuje ono, gdy w wyniku przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji wartość użytkowa pojazdu po zakończeniu tych prac przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową (art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Nakłady związane z ulepszeniem odnoszone są generalnie na zwiększenie wartości początkowej środka trwałego.

Należy pamiętać, że jeśli jednostce przysługuje tylko częściowe odliczenie VAT z faktur dotyczących remontu lub ulepszenia samochodu stanowiącego środek trwały, VAT w części niepodlegającej odliczeniu zwiększa odpowiednio wysokość kosztu (w razie remontu) lub wartość początkową auta (w razie ulepszenia).

Na temat księgowego rozliczania remontów i ulepszeń środków trwałych pisaliśmy szerzej w GP nr 35 z 2020 r., na str. 12.

Wydatki eksploatacyjne

Wszelkie koszty ponoszone w trakcie bieżącego użytkowania firmowego samochodu księgowane są w ciężar kosztów działalności podstawowej. Wśród wydatków eksploatacyjnych można wyróżnić m.in. wydatki związane z:

  • zakupem części zamiennych, w tym nowych opon (letnich i zimowych),
  • nabyciem usług wymiany oleju, tarcz i klocków hamulcowych, mycia pojazdu,
  • okresowymi badaniami technicznymi,
  • zakupem paliwa, płynu do spryskiwaczy, płynu hamulcowego.

W zależności od charakteru wydatku ewidencjonuje się go - łącznie z ewentualnym VAT niepodlegającym odliczeniu - na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii bądź Usługi obce) lub koncie zespołu 5. Przykładowo, faktura za zakup części zamiennych, które są magazynowane, może zostać ujęta w księgach następująco:

a) wartość brutto zobowiązania

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony w części podlegającej odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30.

Natomiast przyjęcie tych części do magazynu księguje się, na podstawie dowodu "PZ - Przyjęcie z zewnątrz", zapisem:

- Wn konto 31 "Materiały",

- Ma konto 30.

Wartością części zamiennych z chwilą wydania ich z magazynu w celu naprawy auta, w oparciu o dowód "RW - Rozchód wewnętrzny", obciąża się koszty księgowaniem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 31 "Materiały".

Wydatki NKUP

Na gruncie przepisów o podatku dochodowym część wydatków dotyczących samochodów osobowych nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Odnosi się to m.in. do kosztów:

a) amortyzacji - art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.) i art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdop (Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.),

b) ubezpieczenia AC - art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o pdop,

c) używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej - jeżeli samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością prowadzoną przez podatnika (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop); kosztem podatkowym może być wyłącznie 75% ponoszonych wydatków, przy czym ograniczenie to obejmuje również kwotę VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu.

W księgach rachunkowych jednostka może wyodrębnić dla kont kosztów wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów (KUP) i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP). - przykład 2.

Przykład 1

Założenia

  1. Jednostka zawarła w lipcu 2020 r. umowę ubezpieczenia OC i AC samochodu ciężarowego, stanowiącego środek trwały. Polisa obejmuje okres od 1 lipca 2020 r. do 30 czerwca 2021 r. Wysokość składki ubezpieczeniowej wyniosła 30.000 zł.
  2. Wartość składki uznano za nieistotną. Jej kwota podlega zatem rozliczeniu w czasie poprzez jednorazowe przyporządkowanie do danego roku obrotowego (w lipcu 2020 r. i w styczniu 2021 r.).
  3. Koszty są ewidencjonowane tylko w zespole 4.

Dekretacja

Opis operacjiKwotaKonto
WnMa
1. Polisa na ubezpieczenie samochodu:30.000 zł40 24 
równoległe przeniesienie kosztu do rozliczenia w czasie30.000 zł64-049
2. PK - rozliczenie części kosztów przypadających na okres
od lipca do grudnia 2020 r. (analogiczny zapis zostanie dokonany
w styczniu 2021 r.): (30.000 zł : 12 m-cy) × 6 m-cy
15.000 zł4964-0

Księgowania

Wydatki na samochód w firmie w ujęciu księgowym


Przykład 2

Założenia

  1. Jednostka otrzymała od serwisu samochodowego fakturę za usługę wymiany w samochodzie osobowym (stanowiącym środek trwały) oleju, tarcz i klocków hamulcowych na kwotę brutto 738 zł (w tym VAT 138 zł). Pojazd ten jest wykorzystywany do działalności gospodarczej i jednocześnie na potrzeby prywatne (czyli do celów mieszanych), z tego względu z faktury odliczono 50% VAT naliczonego w wysokości 69 zł, tj. 138 zł × 50%.
  2. Do kosztów podatkowych jednostka może zaliczyć 501,75 zł, tj. (600 zł + 69 zł) × 75%. Pozostała kwota 167,25 zł, tj. 669 zł - 501,75 zł, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.
  3. Jednostka ujmuje koszty tylko w zespole 4. W ewidencji analitycznej do tych kont wyodrębnia koszty podatkowe (KUP) i niepodatkowe (NKUP).

Dekretacja

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. Faktura za usługę wymiany w samochodzie osobowym oleju, tarcz
i klocków hamulcowych:
   
   a) wartość zobowiązania brutto738,00 zł3021
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu (50%)69,00 zł22-230
   c) wartość usługi z VAT zaliczana do KUP (75%)501,75 zł4030
   d) wartość usługi z VAT zaliczana do NKUP (25%)167,25 zł4030

Księgowania

Wydatki na samochód w firmie w ujęciu księgowym

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)


autor: Monika Kuźbińska
Gazeta Podatkowa nr 58 (1724) z dnia 2020-07-20

Dokumentacja pracownicza po zmianach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Auto firmoweKoszty