Umowa o pracę w celu zastępstwa należy do umów o pracę na czas określony. Posiada jednak cechy odróżniające ją od klasycznej umowy tego typu. Umowa o pracę na zastępstwo cechuje się m.in. mniejszą trwałością zatrudnienia i nieco innym sposobem jej wypełniania.

Umowa na zastępstwo bez limitowania

Umowa o pracę w celu zastępstwa nie posiada odrębnej regulacji w Kodeksie pracy. Jedynie pośrednio jest ona unormowana w art. 25¹ K.p., który dotyczy limitów zatrudnienia na czas określony. Umowa na zastępstwo różni się od klasycznych umów na czas określony tym, że w przypadku umowy na zastępstwo:

• nie obowiązuje art. 25¹ § 1 K.p. stanowiący, że okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba umów nie może przekraczać 3,
• nie dochodzi do przedłużenia umowy do dnia porodu.

Pracodawca, zawierając umowę na zastępstwo, powinien wypełnić ten ustęp umowy o pracę, który jest przeznaczony do wskazania przesłanki uzasadniającej wyłączenie danej umowy spod limitów "33 i 3". Nie musi natomiast zgłaszać faktu zawarcia wspomnianej umowy do właściwego okręgowego inspektora pracy (co jest obowiązkiem w przypadku wyłączenia umowy na czas określony spod limitowania z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy).

Okresy wypowiedzenia umowy na czas zastępstwa są takie same jak przy wypowiadaniu typowej umowy na czas określony i wynoszą:

• 2 tygodnie - przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc - przy stażu wynoszącym co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące - przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 3 lata.

Do zakładowego stażu pracy, od którego zależy długość wypowiedzenia, wlicza się wszystkie okresy pracy pracownika w danym zakładzie, bez względu na przerwy między nimi. Zalicza się też do niego okresy pracy w poprzednim zakładzie, jeżeli aktualny pracodawca przejął pracowników w trybie art. 23¹ K.p. lub na podstawie innego następstwa prawnego.

Nieostra data zakończenia umowy

Typowa umowa na czas określony charakteryzuje się ścisłym określeniem daty jej trwania. Umowa ta obowiązuje w przedziale czasowym od - do, co znajduje odzwierciedlenie w jej treści. Nieco inaczej jest w przypadku umowy o pracę na zastępstwo. Data końcowa tej umowy może być oznaczona w sposób nieostry, poprzez wskazanie zdarzenia przyszłego, jakim jest powrót zastępowanego pracownika do pracy. Nie oznacza to zakazu wskazywania w treści umowy na zastępstwo konkretnej daty końcowej jej obowiązywania. Pracodawca - w razie wybrania tego wariantu wypełnienia umowy - musi się jednak liczyć z komplikacjami w razie niezaplanowanego przedłużenia lub skrócenia nieobecności zastępowanego pracownika. W takich sytuacjach konieczne może być przedłużenie umowy zawartej z zastępcą (np. w formie aneksu) albo, w razie szybszego powrotu zastępowanego pracownika, jej wypowiedzenie. Dlatego korzystniejsze jest określenie końcowego terminu umowy na zastępstwo poprzez wskazanie powrotu zastępowanego pracownika do pracy, jako zdarzenia przyszłego, rozwiązującego umowę.

Umowa z minimum danych

Umowa na zastępstwo zawierana jest w związku z usprawiedliwioną nieobecnością innego pracownika. W kontekście zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z rozporządzenia RODO, pojawia się jednak pytanie, w jak szczegółowym stopniu można wskazać osobę pracownika zastępowanego oraz przyczynę jego nieobecności. Biorąc pod uwagę przesłanki legalnego przetwarzania danych, wymienione w art. 6 RODO, wydaje się, że przetwarzanie danych pracownika zastępowanego jest niezbędne m.in. dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych. Jednak i w tym przypadku - z uwagi na zasadę minimalizacji danych - nie można wykluczyć, że podanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej zostanie zakwestionowane. Z tych względów można poprzestać na podaniu w treści umowy, że chodzi o zastępstwo innego pracownika, ewentualnie ze wskazaniem zajmowanego przez niego stanowiska - choć w ten sposób umowa staje się mniej przejrzysta dla zastępcy. Nie należy natomiast wskazywać przyczyn nieobecności zastępowanej osoby, w niektórych przypadkach może się to bowiem wiązać z ujawnieniem danych wrażliwych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 19 (1685) z dnia 2020-03-05

Zatrudnianie emerytów i rencistów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnieniaKodeks pracy