Ujęcie w księgach świadczeń wielkanocnych dla pracowników

Gazeta Podatkowa

Niektórzy pracodawcy chcąc umilić okres Świąt Wielkanocnych swoim obecnym i byłym pracownikom, przekazują im różnego rodzaju świadczenia. Pracownicy są obdarowywani m.in. paczkami, bonami, talonami lub świadczeniami pieniężnymi. Sposób ujęcia w księgach tego typu świadczeń uzależniony jest od tego, z jakich środków są finansowane oraz czy podlegają one opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Świadczenia dla pracowników z okazji Wielkanocy mogą być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub ze środków obrotowych firmy. W sytuacji gdy w jednostce prowadzony jest ZFŚS, to pracodawca podejmuje decyzję, z jakiego źródła zostaną sfinansowane świadczenia dla pracowników. Przy czym środki ZFŚS mogą być przeznaczone tylko na cele socjalne. Działalnością socjalną, w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), jest m.in. udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej. Przyznanie świadczenia w ramach działalności socjalnej uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych w ramach Funduszu określa pracodawca w regulaminie ZFŚS.

Opodatkowanie świadczeń

Otrzymane przez pracownika lub członka jego rodziny świadczenie z okazji Wielkanocy stanowi pracowniczy przychód ze stosunku pracy. Przy czym przychód ten - w całości lub w części - może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Do świadczeń rzeczowych nie zalicza się bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. Stanowi o tym art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.). Jednak ze zwolnienia w ramach tego limitu może korzystać wartość przekazanych pracownikom kart przedpłaconych - uznawanych za pieniądz elektroniczny.

Zatem w przypadku, gdy paczki lub karty przedpłacone zostaną sfinansowane z ZFŚS, świadczenie to korzysta ze zwolnienia w podatku dochodowym, jeśli wartość wszystkich świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych z ZFŚS od początku roku nie przekroczyła kwoty 1.000 zł. Jeżeli przekroczą kwotę tego limitu, to od nadwyżki pracodawca ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Natomiast w przypadku, gdy paczki lub karty przedpłacone zostaną sfinansowane ze środków obrotowych firmy, to przychód uzyskany z tego tytułu przez podatnika będzie podlegał opodatkowaniu. Bez znaczenia pozostaje wówczas kwota świadczenia. Wartość bonów i talonów oraz innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi, które pracodawca podarował pracownikowi lub członkom jego rodziny, podlega opodatkowaniu bez względu na źródło ich finansowania i kwotę.

Składki ZUS

Przychód pracownika ze stosunku pracy, który zasadniczo podlega oskładkowaniu, może, w określonych sytuacjach, być zwolniony ze składek ZUS. Ze zwolnienia takiego korzystają m.in. świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, więc również na ubezpieczenie zdrowotne. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949) oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.).

Tak więc zwolnione ze składek ZUS są określone świadczenia finansowane z ZFŚS, np. paczki, bony, talony, karty przedpłacone, jeżeli ich przyznanie pracownikowi uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Bez znaczenia pozostaje wówczas wartość uzyskanego świadczenia. Natomiast jeśli powyższe świadczenia pracodawca sfinansuje ze środków obrotowych, to ich wartość podlega oskładkowaniu.

Świadczenia przekazane byłym pracownikom

Pracodawca może zdecydować o przekazaniu świadczeń z okazji Świąt Wielkanocnych również byłym pracownikom, którzy są emerytami lub rencistami. Wówczas otrzymane świadczenia są dla nich przychodem z innych źródeł, który może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3.000 zł. Zwolnienie to ma zastosowanie do świadczeń finansowanych zarówno z ZFŚS, jak i ze środków obrotowych pracodawcy. Jednak gdy otrzymane od byłego pracodawcy świadczenia w roku podatkowym przekroczą ten limit, tj. 3.000 zł, to nadwyżka ponad tę kwotę będzie podlegała opodatkowaniu. Od tej nadwyżki pracodawca będzie musiał pobrać zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10%. Mowa o tym w art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof. Gdy przychód z tytułu otrzymania przez emeryta lub rencistę od byłego pracodawcy świadczenia niepieniężnego podlega opodatkowaniu, to były pracownik jest zobowiązany do wpłacenia byłemu pracodawcy kwoty należnego zryczałtowanego podatku przed udostępnieniem świadczenia.

Świadczenia dla byłych pracowników (emerytów/rencistów), przyznane po ustaniu stosunku pracy, nie podlegają oskładkowaniu.

Ujęcie w księgach

Kwotę świadczenia pieniężnego, które z okazji świąt pracodawca przyznał pracownikom lub byłym pracownikom ze środków ZFŚS, w księgach rachunkowych można ująć zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Świadczenie z ZFŚS wypłacane razem z wynagrodzeniem za pracę można zaewidencjonować w sposób zaprezentowany w przykładzie. Gdy wypłata świadczenia następuje z kasy lub rachunku bieżącego jednostki, to należy dokonać jego refundacji z rachunku ZFŚS.

Jeżeli przyznane świadczenie pieniężne zostanie sfinansowane ze środków obrotowych, to ewidencja księgowa może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto w zespole 5,

- Ma konto 23-4 lub 24.

Gdy pracodawca zdecydował, że z okazji Wielkanocy przekaże pracownikom np. bony, talony lub paczki, to fakturę lub notę księgową dokumentującą ich zakup można ująć w księgach zapisem:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Przekazanie tych świadczeń pracownikom, gdy sfinansowano je ze środków obrotowych pracodawcy, może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30.

W przypadku sfinansowania zakupu upominków ze środków ZFŚS ich przekazanie można ująć zapisem: Wn konto 85, Ma konto 30.

Przykład

Założenia

  1. Z okazji Świąt Wielkanocnych jednostka wypłaciła pracownikom świadczenia pieniężne ze środków ZFŚS.
     
  2. Pracownikowi przyznano świadczenie wielkanocne w kwocie 800 zł - zgodnie z regulaminem uwzględniono jego sytuację materialną, rodzinną i życiową. Pracownik otrzymał już w tym roku świadczenia z ZFŚS na kwotę 600 zł. Zatem świadczenie wielkanocne w kwocie 400 zł, tj. (600 zł + 800 zł) - 1.000 zł, podlega opodatkowaniu pdof.
     
  3. Do wynagrodzenia zasadniczego za marzec 2019 r., które wynosi 3.600 zł, doliczono kwotę świadczenia z ZFŚS. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów i złożył on pracodawcy oświadczenie PIT-2. Rozliczenie składkowo-podatkowe na przykładzie jednego pracownika zaprezentowano w tabeli:
WyszczególnienieKwota
1. Wynagrodzenie za pracę:3.600,00 zł
2. Wartość otrzymanego przez pracownika świadczenia z ZFŚS:800,00 zł
3. Świadczenie z ZFŚS w części podlegającej opodatkowaniu:400,00 zł
4. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:3.600,00 zł
5. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:
3.600 zł × 9,76% + 3.600 zł × 1,5 % + 3.600 zł × 2,45%
493,56 zł
6. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia zdrowotne:3.106,44 zł
7. Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%):279,58 zł
8. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (7,75%):240,75 zł
9. Koszty uzyskania przychodów:111,25 zł
10. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (w zaokrągleniu):
3.600 zł + 400 zł - 111,25 zł - 493,56 zł = 3.395,19 zł
3.395,00 zł
11. Kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek dochodowy:46,33 zł
12. Zaliczka na podatek: (3.395 zł × 18%) - 46,33 zł564,77 zł
13. Zaliczka na podatek dochodowy do pobrania (w zaokrągleniu):
564,77 zł - 240,75 zł = 324,02 zł
324,00 zł
14. Kwota do wypłaty: 3.600 zł + 800 zł - 493,56 zł - 279,58 zł - 324 zł3.302,86 zł
  1. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz FP, FS i FGŚP wyniosły łącznie 737,28 zł (przy założeniu, że stopa procentowa składki wypadkowej to 1,67%), w tym składka emerytalna 351,36 zł.
     
  2. Wynagrodzenie wraz ze świadczeniem z ZFŚS przekazano na rachunek pracownika z rachunku bieżącego - dokonano refundacji świadczenia z rachunku ZFŚS.
     
  3. Jednostka ewidencjonuje koszty tylko na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacjiKwotaKonto
WnMa
1. PK - przyznanie pracownikowi świadczenia z ZFŚS:800,00 zł8523-0
2. LP - lista płac za marzec 2019 r.:   
   a) wynagrodzenie zasadnicze3.600,00 zł4023-0
   b) zaliczka potrącona na podatek dochodowy324,00 zł23-022
   c) składki ZUS obciążające pracownika773,14 zł23-022
3. PK - zarachowanie składek ZUS obciążających pracodawcę:   
   a) składka emerytalna351,36 zł4022
   b) pozostałe składki385,92 zł4022
4. WB - wypłata wynagrodzenia wraz ze świadczeniem z ZFŚS:3.302,86 zł23-013-0
5. WB - refundacja świadczenia dla pracownika:800,00 zł13-013-5

Księgowania

Ujęcie w księgach świadczeń wielkanocnych dla pracowników

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351)


autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 28 (1590) z dnia 2019-04-08

Urlopy związane z rodzicielstwem. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnieniaWynagrodzenie minimalneKodeks pracy