Przetwarzanie danych członków rodziny dla potrzeb ZFŚS

Gazeta Podatkowa

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. Decyzja o przyznaniu danego świadczenia musi więc zapaść na podstawie oceny całokształtu sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej. Aby dokonać takiej oceny, pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tej sytuacji, potwierdzoną oświadczeniami lub dokumentami.

Dane o dochodach osób bliskich

Pomoc udzielana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ma charakter celowy. Z założenia ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami mają być w szczególności rodziny słabiej sytuowane. Udzielenie ulgowego świadczenia z ZFŚS musi więc być poprzedzone ustaleniem, w jakiej sytuacji materialno-bytowej znajduje się osoba uprawniona oraz jej bliscy, pozostający z nią we wspólnym gospodarstwie domowym. W tym celu pracodawca powinien uzyskać odpowiednie informacje od pracownika (lub innej osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu), dotyczące nie tylko jego dochodów, ale również sytuacji i stanu dochodów członków jego rodziny, tworzących wspólne gospodarstwo domowe.

Do 3 maja 2019 r. ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie regulowała sposobu ustalania kryterium socjalnego. W praktyce większość pracodawców poprzestawała na uzyskaniu od uprawnionego oświadczenia o dochodach jego i jego rodziny, a tylko niekiedy żądano innych dokumentów (zaświadczeń). Kwestią problematyczną pozostawało jednak, czy pracodawca ma prawo przetwarzania danych zawartych w tych dokumentach, szczególnie jeżeli chodzi o dane wrażliwe, np. dotyczące zdrowia. Wątpliwe było również prawo wglądu w takie dokumenty jak np. PIT współmałżonka.

Dokumenty tylko do wglądu

Z dniem 4 maja 2019 r. znowelizowano art. 8 ustawy o ZFŚS, który wprowadza wymóg stosowania kryterium socjalnego przy przyznawaniu ulgowych świadczeń z Funduszu. Od powyższej daty z przywołanego przepisu jednoznacznie wynika, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu - w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia z ZFŚS - następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak zażądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Uwiarygodnienie informacji zawartych w oświadczeniu może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).

W świetle znowelizowanych przepisów pojawiły się podobne pytania i wątpliwości co we wcześniejszym stanie prawnym. Nie było pewności co do tego, czy pracodawca może przetwarzać np. dane osobowe dotyczące zdrowia, czy pochodzące z zeznań podatkowych. Na gruncie nowych przepisów powstała również wątpliwość, czy oświadczenia zawierające informacje o sytuacji materialno-bytowej członków rodziny powinny być przez nich podpisane.

Na powyższe pytania odpowiedzi udzielił Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który uznał, że generalnie pracodawca ma prawo wglądu w różne dokumenty dotyczące sytuacji członków rodziny osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu, takich jak np. PIT współmałżonka. Nie może jednak sporządzać i przechowywać kopii takich dokumentów. Zdaniem Rzecznika oświadczenia zawierające dane dotyczące członków rodziny nie muszą być przez nich podpisywane (patrz ramka).

"(...) art. 8 ust. 1 ww. ustawy (o ZFŚS - przyp. red.) zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Dodany art. 8 ust. 1 (powinno być ust. 1a - przyp. red.), który wszedł w życie 4 maja 2019 r., określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. Na dokumencie takim jak np. PIT współmałżonka znajdują się bowiem również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika. (...).

Przepisy ustawy o zakładowych funduszu świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczanie na temat sytuacji rodzinnej przedstawia pracownik.

Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). (...)".

Stanowisko Rzecznika Prasowego Urzędu Ochrony Danych Osobowych udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 14 czerwca 2019 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 62 (1624) z dnia 2019-08-05

Podatkowe rozliczenie świadczeń na rzecz pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

ZFŚSRODO