Próby podpisu sprawozdania po terminie

Piotr Szulczewski

Podpisanie sprawozdania to podstawowy obowiązek, jaki ciążył w tym roku na jednostkach sporządzających sprawozdania finansowe. O ile w latach poprzednich trudnym było ustalenie daty sygnowania, to obecnie podpis elektroniczny potwierdza również datę, a to rodzi pytanie o skutki podpisu po terminie. Sytuacje szczególne jak wyjazd służbowy, choroba, wypadek w drodze w celu złożenia podpisu czy pilne sprawy prywatne czynią niemożliwym terminowe sprostanie nowemu obowiązkowi. Czy w takim przypadku należy w ogóle pominąć podpis, czy złożyć go po terminie.

Na karę grzywny lub pozbawienia wolności do 2 lat narażają się osoby, które niesporządzą sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej. Ta sama kara grozi za  sporządzenie ich niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości lub zawarcie w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych.

E-sprawozdania: do KRS, do US i do KAS

Niepodpisany dokument oznacza braki formalne, a nie to, że nie został sporządzony pod warunkiem oczywiście, że ostatecznie zostanie on przygotowany, podpisany i wysłany do KRS, US, KAS. Nie można bowiem uznać, że poprzez samo niepodpisanie spełniona zostanie przesłanka do zastosowania powyższego przepisu. W tym zakresie bowiem przygotowane sprawozdanie nadal należy uznać za zgodne z przepisami ustawy. Za wypełnienie założeń stosowania przepisu należałoby uznać dopiero przekazanie niepodpisanego sprawozdania lub sprawozdania pozbawionego któregoś z podpisów wymaganych przepisami prawa bez dodatkowego uzasadnienia odmowy jego złożenia.

E-podpis po terminie będzie praktyką

O praktyce podpisywania sprawozdań po 3 miesiącach od końca roku obrotowego świadczyć będą również sytuacje faktyczne, które muszą wpłynąć na akceptowanie późniejszej daty przez sądy.

Po pierwsze, błąd, który pozostaje rzeczą ludzką, zdarzyć się może zawsze. Jego zauważenie po podpisaniu powinno spowodować, że na zgromadzeniu uchwała powinna być podejmowana w sprawie przyjęcia sprawozdania w wersji prawidłowej. Niedopuszczalną byłaby praktyka głosowania nad sprawozdaniem z błędem, o którym jest wiadome, że znajduje się w treści sprawozdania lub – co gorsze – nieprzyjęcie sprawozdania i przedstawienia w wersji nieprzyjętej – ze względu na taki błąd. Wówczas bowiem taki błąd jest faktycznie przesłanką do realizacji sankcji z art.  77 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. W efekcie zatem – po zauważeniu błędu – dokument powinien zostać poprawiony i podpisany ponownie i w takim kształcie głosowany. Nie ma opcji „korekty” pierwotnej wersji sprawozdania tak, jak ma to miejsce przy deklaracjach składanych do organów podatkowych.

Po drugie, zdarzają się sytuacje, w których występują zdarzenia istotne po podpisaniu sprawozdania, których wpływ na wynik jest znaczący. W takich sytuacjach zgodnie z art. 54 ust.  1 ustawy o rachunkowości, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.  Nie sposób zatem nie składać ponownego podpisu pod sprawozdaniem ze zmienionymi danymi.

W efekcie komplet podpisów powinien się pojawić pod rocznym sprawozdaniem finansowym przed jego zatwierdzeniem – a w zasadzie przed przystąpieniem do zatwierdzania, o którym można mówić od chwili udostepnienia sprawozdania przez wymagany przepisami okres, podmiotom zatwierdzającym. Jeśli w tym okresie doszłoby do zmian – podmioty powinny ponownie uzyskać określony przepisami czas na zapoznanie się ze zmienionym sprawozdaniem. W tym zakresie bowiem dochodzi do ujęcia odpowiedzialności za treść i formę przedstawionych dokumentów przez osoby je sporządzające. 

CIT