Pobierz e-pity 2019

Odliczenie nadpłaty wynagrodzenia z następnej wypłaty

Gazeta Podatkowa 16.03.2020 07:32 (aktualizacja: )

Niezawiniona przez pracodawcę nadpłata wynagrodzenia najczęściej jest skutkiem nieobecności pracownika w pracy spowodowanej chorobą. Ustawodawca przewidział taką sytuację i w związku z tym dopuścił możliwość odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia za pracę. Nie jest to jednak potrącenie z wynagrodzenia za pracę uregulowane w art. 87 § 1 K.p., tylko odliczenie, którego można dokonać w ściśle określonym terminie.

Odliczenie z wynagrodzenia

Zasady dokonywania odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia reguluje art. 87 § 7 K.p. Przewiduje on, że z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (przykład 1). W wyroku z dnia 4 października 1994 r., sygn. akt I PRN 71/94, Sąd Najwyższy stwierdził, że: "Istota »odliczenia« przewidzianego w art. 87 § 7 k.p. polega na możliwości zmniejszenia przez zakład pracy kwoty wynagrodzenia pracownika podlegającej wypłaceniu w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone mu w jedynie poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługuje". Oznacza to, że można dokonać odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia w pełnej wysokości, ale tylko z następnego wynagrodzenia za pracę i nie wymaga to zgody pracownika. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 października 1994 r., sygn. akt I PRN 81/94, stwierdzając, że: "Odliczanie z wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 87 § 7 k.p. kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownika (art. 91 zd. pierwsze k.p.)".

Przekroczenie tego terminu powoduje, że pracodawca nie może zastosować odliczenia z wynagrodzenia na mocy art. 87 § 7 K.p., ale jest zobowiązany dokonać potrącenia z wynagrodzenia. Przy czym będzie to potrącenie wskazane w art. 91 K.p. (dobrowolne), na które pisemną zgodę musi wyrazić pracownik.

Należy jeszcze wyjaśnić, że w przypadku sformułowania "kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności" chodzi o wypłatę wynagrodzenia dokonaną jako ostatnią, bezpośrednio poprzedzającą wypłatę, z której ma być dokonane odliczenie. Może to być wynagrodzenie wypłacone w poprzednim miesiącu, ale tylko wtedy, gdy je wówczas wypłacono. Jednak w razie braku wypłaty wynagrodzenia w poprzednim miesiącu należy wziąć pod uwagę wynagrodzenie wypłacone jako ostatnie przed dokonaniem odliczenia.

Brak możliwości odliczenia

Możliwość odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia nie dotyczy zawyżonego wynagrodzenia wypłaconego na skutek błędu po stronie pracodawcy (przykłady 2 i 3). W kwestii tej wypowiedział się Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 1 lipca 2009 r., znak GPP-110-4560-43/09/PE/RP. Zdaniem GIP pracodawca nie może bez zgody pracownika potrącić nadpłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w kolejnych miesiącach, jeżeli nadpłata została spowodowana błędem pracodawcy. Przypadki, w których pracodawca ma prawo dokonać takiego potrącenia bez zgody pracownika, zostały wskazane w art. 87 § 1 K.p. Natomiast w sytuacji, gdy pracodawca na skutek swojego błędu wypłaci pracownikowi zawyżone wynagrodzenie, a pracownik nie wyraża dobrowolnie zgody na zwrot nadpłaconej kwoty, pracodawcy pozostaje jedynie wystąpienie na drogę sądową z roszczeniem o jej zwrot na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Może on domagać się zwrotu nadpłaconej kwoty, wykazując, że pracownik otrzymał świadczenie wyższe niż należne i w związku z tym powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu.

Przykład 1

W zakładzie wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są 27. dnia danego miesiąca. Pełnoetatowa pracownica, której przysługuje wynagrodzenie w kwocie 4.200 zł miesięcznie, otrzymała 27 lutego 2020 r. pełne wynagrodzenie za pracę. W dniu 28 lutego 2020 r. wpłynęło do firmy zwolnienie lekarskie tej pracownicy obejmujące okres od 27 lutego do 8 marca 2020 r. Jest to pierwsza choroba tej pracownicy w 2020 r.

Pracodawca ma prawo odliczyć z wynagrodzenia pracownicy za marzec 2020 r. nadpłacone wynagrodzenie za pracę za luty 2020 r., które wyniosło:

   4.200 zł : 30 = 140 zł; 140 zł × 3 dni = 420 zł.

Jednocześnie ma obowiązek naliczyć za okres choroby od 27 do 29 lutego 2020 r. wynagrodzenie chorobowe.


Przykład 2

Pracownik wynagradzany stawką 3.600 zł miesięcznie od 24 grudnia 2019 r. do 16 lutego 2020 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Była to pierwsza choroba pracownika w 2019 r. W zakładzie wynagrodzenia są wypłacane 27. dnia danego miesiąca. W marcu 2020 r. pracodawca zorientował się, że błędnie obniżył wynagrodzenie pracownika za grudzień 2019 r. za 2 dni niezdolności do pracy, zamiast za 8 dni. Także wynagrodzenie chorobowe wypłacił za 2 dni chorobowej niezdolności do pracy.

Ze względu na upływ terminu na odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę, pracodawca w marcu 2020 r. powinien wypłacić wynagrodzenie chorobowe za 6 dni i wystąpić do pracownika o zgodę na potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę. W razie jej braku pracodawca może jedynie wystąpić do sądu o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia. Wynika to z faktu, że zawyżone wynagrodzenie zostało wypłacone na skutek błędu pracodawcy.


Przykład 3

Wynagrodzenia w firmie są wypłacane 27. dnia danego miesiąca. Jeden z pełnoetatowych pracowników korzystał w dniu 2 i 3 stycznia 2020 r. z urlopu bezpłatnego. Pracodawca wypłacając wynagrodzenie za styczeń 2020 r. nie uwzględnił tych 2 dni urlopu bezpłatnego i wypłacił pracownikowi pełne wynagrodzenie za styczeń 2020 r.

Zawyżenie wynagrodzenia wynikało z błędu pracodawcy, dlatego musi on wystąpić do pracownika o pisemną zgodę na dokonanie potrącenia tej kwoty. W przeciwnym wypadku może dochodzić swojego roszczenia na drodze sądowej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)


autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 22 (1688) z dnia 2020-03-16

Najczęstsze problemy dotyczące wdrożenia RODO. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kodeks pracyWynagrodzenie minimalneChoroba, wypadek