Przełom roku to szczególnie ważny i pracowity okres dla pracodawców. Muszą oni bowiemwywiązać się z określonych obowiązków podatkowych, sprawozdawczych czy tychbezpośrednio związanymi z pracownikami. Większość z tych zadań ma ściśle określonytermin. 

Rozliczenia podatkowe

Do 31 stycznia każdy pracodawca musi przekazać do US, właściwego ze względu nasiedzibę, deklaracje roczne PIT-4R lub PIT-8AR (PIT-8AR dotyczy zryczałtowanegopodatku) oraz także do końca stycznia musi przekazać do urzędu skarbowego:

• PIT-11 – informację o dochodzie rocznym i pobranych zaliczkach na podatekdochodowy za poprzedni rok (pracownikom PIT-11 należy przekazać do końcalutego),
• PIT-8C – w przypadku wypłaty świadczeń z innych źródeł, od których nie byłaodprowadzona zaliczka na podatek dochodowy ani zryczałtowany podatek.

Co ważne, w przypadku kiedy pracodawca nie wywiąże się z tego obowiązku, może liczyćsię z poważnymi konsekwencjami zarówno karnymi, jak i skarbowymi. Jeśli z różnychprzyczyn dojdzie do zaniechania tego obowiązku, pracodawca powinien niezwłocznieprzekazać do urzędu zaległą deklarację oraz zawiadomienie o popełnieniu czynuzabronionego (czynny żal). Czynny żal podatnik powinien złożyć w formie pisemnej, zapośrednictwem poczty lub osobiście w urzędzie skarbowym.

PFRON

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników, muszą liczyć się zobowiązkiem złożenia odpowiedniej deklaracji w ramach systemu e-PFRON. W zależnościod wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych powinien to być:

• dokument DEK-R – składają go pracodawcy, którzy nie osiągnęli odpowiednichwskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych (co najmniej 6%);
• dokument INF-1 – składają go pracodawcy, którzy osiągnęli odpowiednie wskaźnikizatrudnienia niepełnosprawnych.

GUS

Obowiązek sprawozdawczy to kolejne ważne zadanie, o którym powinni pamiętaćpracodawcy. W wypełnionych sprawozdaniach do Głównego Urzędu Statystycznegoprzekazują oni informacje na temat warunków pracy, wynagrodzeń czy zagrożeń nastanowiskach pracy. Sprawozdania, które należy sporządzić, to najczęściej:

• Z-05 – badanie popytu na pracę – za IV kwartał 2018 r. należy złożyć do 9 stycznia2019 r.,
• Z-06 – sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy – za rok 2018należy złożyć do 18 stycznia 2019 r. lub do 2 lutego 2019 r.,
• Z-10 – sprawozdanie o warunkach pracy – za rok 2018 należy złożyć do 15 stycznia2019 r. W 2019 roku termin został wydłużony do 15 lutego.

ZFŚS

Pod koniec roku, kiedy już znana jest rzeczywista liczba zatrudnionych w danej firmiepracowników, pracodawcy, którzy w danym roku tworzą zakładowy fundusz świadczeńsocjalnych, są zobowiązani do korekty odpisów. Po przeliczeniu liczby zatrudnionychustalają oni, czy odprowadzane przez niego odpisy były właściwe, a jeśli nie – powinnidokonać stosownej korekty, a w przypadku zaniżenia odpisu wpłacić różnicę na kontofunduszu.

Tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest konieczne, jeśli 1 styczniadanego roku pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełneetaty. Pozostali pracodawcy mogą, ale nie muszą go tworzyć.

ZUS IWA

ZUS IWA to dokument, który należy przekazać do ZUS-u w celu ustalenia wysokości składkina ubezpieczenie wypadkowe. Jest to składający się z 6 bloków krótki formularz zawierającydane organizacyjne, identyfikacyjne oraz przede wszystkim dane dotyczące wypadków, jakiemiały miejsce w roku, za który składana jest IWA. Na jej podstawie jest ustalana wysokośćopłaty wypadkowej, jaka będzie obowiązywać przez następny rok składkowy, czyli od 1kwietnia do 31 marca. Do 31 stycznia pracodawcy mają obowiązek przekazania deklaracjiZUS IWA za rok 2018. O tym, czy płatnicy muszą ją złożyć, decyduje kilka zasadniczychwarunków:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS-ie jako płatnicy składek na ubezpieczeniewypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i conajmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowegoco najmniej 10 ubezpieczonych;
• byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Urlopy pracownicze

Początek roku to czas kiedy pracodawca powinien sprawdzić stany urlopowe swoichpracowników. Zgodnie z art. 153 § 2 Kodeksu pracy wraz z pierwszym dniem nowego rokuwszyscy pracownicy nabywają prawa do nowego urlopu wypoczynkowego. W zależności odstażu urlopowego, może wynosić 26 lub 20 dni. Po przeanalizowaniu stanu urlopowegoważne jest, aby sporządzić plan urlopów na dany rok. Przy jego tworzeniu należy wziąć poduwagę wnioski pracowników, jednak pamiętając przy tym o konieczności zapewnienianormalnego toku pracy. Plan urlopowy nie musi obejmować całego roku i może być późniejkorygowany. Przekazuje się go pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art.163 § 2 Kodeksu pracy). Nie powinien zostać w nim uwzględniony urlop na żądanie.

Należy pamiętać, że pracownikowi, który wychowuje dziecko w wieku do 14 lat, przysługujądodatkowo 2 dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem, za które zachowuje prawo dowynagrodzenia (art. 188 § 1 Kodeksu pracy). Co ważne, urlop ten jeśli nie zostaniewykorzystany w danym roku, nie przechodzi na rok następny i nie przysługuje za niegoekwiwalent.

Świadczenia chorobowe

Bywają sytuacje, kiedy pracownik choruje na przełomie roku, czyli jego choroba obejmujezarówno grudzień, jak i styczeń. Pracodawca powinien pamiętać, że świadczenia chorobowedla pracowników zatrudnionych na umowie o pracę przez pierwsze 33 dni są wypłacane ześrodków pracodawcy. Zasada ta dotyczy pracowników przed 50. rokiem życia. W przypadkuosób, które ukończyły 50 lat, okres ten jest krótszy i wynosi 14 dni. Jeżeli jednak za 31grudnia pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, wówczas od 1 stycznia nadalprzysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, limit 33 dni (lub odpowiednio 14 dni dla osóbpowyżej 50. roku życia) liczony jest bowiem od nowa. Jeżeli z kolei za 31 grudnia pracownikotrzymał zasiłek chorobowy, wówczas za kontynuację zwolnienia lekarskiego w styczniurównież otrzyma zasiłek chorobowy.

Zmiany stawek

W 2019 roku minimalna płaca wynosi 2250 zł brutto. Poza pracownikami etatowymi należypamiętać o zleceniobiorcach. Minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorcy wynosi 14,70zł brutto za 1 godzinę pracy. Jeśli więc w danej firmie pracują osoby, które zarabiająminimalną pensję, należy przygotować dla nich aneksy. Każdemu pracownikowi bowiemnależy zagwarantować minimalną stawkę wynagrodzenia. Jeśli w umowie jakowynagrodzenie zostało określone „wynagrodzenie minimalne”, to nie trzeba dokonywaćzmian w umowie. Nieprzygotowanie aneksu nie zwalnia pracodawcy z wypłaty minimalnegowynagrodzenia zgodnie z obowiązującym w danym roku.

Źródło: informacja prasowa ​wFirma.pl

Formy zatrudnieniaKodeks pracy