Nowy stosunek pracy ze starymi lub nowymi aktami

Gazeta Podatkowa 06.08.2020 09:01 (aktualizacja: )

Przyjęcie do pracy nowego pracownika oznacza konieczność założenia dla niego akt osobowych i prowadzenia imiennej dokumentacji ze stosunku pracy. Nie jest to jednak obowiązek bezwzględny. W niektórych przypadkach prawo pracy pozwala pracodawcy na kontynuowanie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Bez nowych akt osobowych

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, co obejmuje m.in. założenie akt osobowych dla nowego pracownika, jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 9a K.p.). Jednak w niektórych przypadkach prawo pracy zwalnia pracodawcę z wymogu założenia nowych akt osobowych. Ma to miejsce w sytuacji, o której mowa w art. 945 K.p. Przepis ten stanowi, że w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Nowy stosunek pracy ze starymi lub nowymi aktami
Źródło: shutterstock.com

Wskazana regulacja weszła w życie w dniu 1 stycznia 2019 r. i może być stosowana wyłącznie w przypadku kontynuacji dokumentacji pracownika zatrudnianego ponownie przez tego samego pracodawcę, w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. Przykładowo, pracodawca, który po raz pierwszy zatrudnił pracownika w dniu 1 stycznia 2019 r. na okres roku i zamierza ponownie przyjąć go do pracy od 1 października 2020 r. może, na podstawie art. 945 K.p., kontynuować jego dotychczasową dokumentację pracowniczą. Pojawia się jednak pytanie, czy możliwość kontynuacji "starej" teczki osobowej dotyczy również pracowników zatrudnianych w tej samej firmie, którzy pracowali już w niej w okresie przypadającym przed 1 stycznia 2019 r. Do takiej sytuacji nie ma zastosowania art. 945 K.p., dotyczy jej jednak art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), dalej ustawy nowelizującej. Wprowadziła ona do Kodeksu pracy m.in. art. 945 K.p.

Decyduje raport

Ustawa nowelizująca w art. 9 stanowi, że pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację pracowniczą w przypadku zatrudnienia pracownika - którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. - w ciągu 10 lat od zakończenia tego poprzedniego stosunku pracy. Okres przechowywania dokumentacji wynosi wówczas 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał najpóźniej nawiązany stosunek pracy.

Przywołany przepis może być zastosowany pod warunkiem, że pracodawca skróci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS. Oznacza to, że powyższa regulacja dotyczy pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarówno tych, których stosunek pracy rozpoczął się i zakończył w powyższym przedziale czasowym, jak i tych, którzy podjęli zatrudnienie w tym okresie i których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Tylko wobec takich pracowników pracodawca może bowiem skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. Taką interpretację przepisu potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 12 lutego 2019 r. (patrz ramka). Natomiast w stanowisku z dnia 8 maja 2019 r., zajętym w odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa, resort pracy uznał, że zatrudnienie tego samego pracownika w dniu następnym po zakończeniu poprzedniej umowy z tym pracownikiem (nawiązanej przed 1 stycznia 2019 r.), wyklucza możliwość kontynuacji dotychczasowej dokumentacji pracowniczej z uwagi na niemożność złożenia raportu informacyjnego.

"(...) w przypadku określonym w art. 9 ww. ustawy (nowelizującej - przyp. red.), dokumentacja ponownie zatrudnionego pracownika zostanie połączona i będzie podlegała temu samemu okresowi przechowywania (10 lat). Przepis ten przewiduje bowiem obowiązek kontynuowania prowadzenia poprzedniej dokumentacji pracowniczej, przy ponownym zatrudnieniu pracownika (2 stycznia 2019 r. lub później), jeśli spełnione są określone w ustawie przesłanki, tj. poprzedni stosunek pracy trwa w dniu 1 stycznia 2019 r. oraz za tego pracownika złożony został przez pracodawcę raport informacyjny. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 12 lutego 2019 r.

 

"(...) zgodnie z regulacją art. 9 powołanej wyżej ustawy (nowelizującej - przyp. red.) - w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy (1 stycznia 2019 r. - przyp. red.), art. 945 Kodeksu pracy stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny (o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

Jednak w sytuacji, w której pierwszy stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., natomiast nawiązanie kolejnego, już w nowym stanie prawnym, nastąpiło bez dnia przerwy po rozwiązaniu pierwszego, to pomimo »ponownie nawiązanego stosunku pracy« pracodawca nie ma możliwości złożenia raportu informacyjnego.

Przepisy ustawy (...) o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewidują bowiem konieczności wyrejestrowywania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ponownego jego rejestrowania, gdy kontynuowany jest u tego samego pracodawcy stosunek pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę oraz nie zaistniała żadna przerwa w zatrudnieniu. Takie okresy zatrudnienia traktowane są dla celów ubezpieczeń społecznych jako ciągłość ubezpieczeń. (...) Powyższe oznacza, iż powołany wyżej art. 9 nie ma w tym przypadku zastosowania i pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą dla ostatniego stosunku pracy".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2019 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 63 (1729) z dnia 2020-08-06

Miejsce świadczenia w interpretacjach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnieniaKodeks pracy