Monitoring i dane biometryczne w zakładzie pracy

Gazeta Podatkowa

Pracodawca ma prawo kontrolować i kierować procesem pracy, w tym działaniami podległych sobie pracowników. Z drugiej strony ma obowiązek zapewnić zatrudnionym bezpieczne warunki wykonywania pracy. Z tych praw i obowiązków wynika - pod określonymi warunkami - możliwość wprowadzenia zakładowego monitoringu, w ramach którego mogą być wykorzystywane dane biometryczne pracownika.

Pomieszczenia pod nadzorem kamery

Charakter działalności pracodawcy może w niektórych przypadkach uzasadniać wdrożenie w zakładzie monitoringu wizyjnego. W praktyce jest on stosowany od wielu lat, jednak dopiero od 25 maja 2018 r. Kodeks pracy przewiduje odpowiednie regulacje w tym zakresie. Zgodnie z art. 222 K.p., obowiązującym od tego dnia, pracodawca może wprowadzić na terenie lub wokół zakładu pracy monitoring wizyjny - jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji czy zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wprowadzenie monitoringu wymaga od pracodawcy dopełnienia określonych formalności, trzeba też pamiętać, że w niektórych przypadkach jego stosowanie jest zakazane.

Monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy ważnych dla pracodawcy informacji. Przy czym monitoring pomieszczeń sanitarnych, o ile są warunki do jego wprowadzenia, wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a w razie jej braku - zgody przedstawicieli pracowników wyłonionych w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Stosowanie monitoringu wymienionych wcześniej pomieszczeń wymaga wykorzystania takich technik nagrywania obrazu, które uniemożliwią rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (anonimizacja np. przez zamazywanie twarzy).

Należy zaznaczyć, że w żadnym przypadku pracodawca nie może prowadzić monitoringu pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej.

Najpierw zapis o monitoringu

W celu skorzystania z monitoringu pracodawca musi go najpierw formalnie wprowadzić, poprzez odpowiednie zapisy w aktach prawa zakładowego (układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy) bądź w obwieszczeniu, jeżeli nie posiada przepisów zakładowych. W tych aktach musi wskazać cel, zakres oraz sposób stosowania monitoringu. Zanim monitoring zacznie funkcjonować, pracownicy muszą być o nim poinformowani - co najmniej na 2 tygodnie przed jego rozpoczęciem. Ponadto pracodawca ma obowiązek przekazać każdemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacje o monitoringu, które zawarł w regulacjach wewnątrzzakładowych lub w obwieszczeniu.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren, które są monitorowane, w widoczny i czytelny sposób, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Pomieszczenia muszą zostać oznakowane najpóźniej na 1 dzień przed uruchomieniem monitoringu. Uzyskane w wyniku monitoringu nagrania mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywane maksymalnie przez 3 miesiące od dnia nagrania. Jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić taki dowód, powyższy termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Nagranie z wrażliwymi danymi

Obrazy zarejestrowane przez zakładowe kamery zawierają nie tylko widok pomieszczeń, ale również postaci różnych osób, które się w nich znajdują. W większości są to pracownicy, którzy mogą być zidentyfikowani m.in. poprzez zarejestrowany kamerą obraz ich twarzy. Wizerunek twarzy należy do danych biometrycznych, tj. takich danych, które pozwalają na jednoznaczne zidentyfikowanie osoby fizycznej.

Dane biometryczne należą do szczególnych kategorii danych osobowych, tzw. wrażliwych (art. 9 ust. 1 rozporządzenia RODO), które mogą być przetwarzane przez pracodawcę pod ściśle określonymi warunkami. Zgodnie z art. 221b K.p. samodzielną podstawą przetwarzania danych biometrycznych jest zgoda pracownika lub kandydata do zatrudnienia, o ile przekazanie danych nastąpiło z inicjatywy tych osób. Przetwarzanie tego rodzaju danych może się jednak odbywać z pominięciem powyższych wymogów, jeżeli ich podanie przez kandydata na pracownika lub pracownika jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do:

  • szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę,
     
  • dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

W tych przypadkach pracodawca ma prawo żądać udostępnienia wspomnianych danych, a odmowa w tym zakresie uzasadnia rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy (patrz ramka).

"(...) Wyjątek przewidziany w § 2 ww. artykułu (art. 221b K.p. - przyp. red.) wskazuje (...) na możliwość przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracownika, bez jego inicjatywy oraz zgody, lecz tylko w przypadku zaistnienia przesłanek określonych tym przepisem (tj. gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony).

Skoro zatem pozyskanie danych biometrycznych jest z uwagi na określone wyżej okoliczności dla pracodawcy »niezbędne« i ustawodawca przewidział w tym przypadku ich przetwarzanie bez zgody pracownika, to oznacza, że pracodawca może zażądać takich danych a pracownik jest wówczas zobowiązany je udostępnić. W konsekwencji, odmowa ich podania przez pracownika może stanowić przyczynę rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę. (...)".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 maja 2019 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 60 (1622) z dnia 2019-07-29

Wypełnianie obowiązków informacyjnych wynikających z RODO. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

RODO