Koszty pracownicze stosowane przez płatnika

Gazeta Podatkowa

Pracodawca, jako płatnik pdof, ustalając zaliczki na podatek dochodowy od dokonywanych świadczeń pracowniczych zasadniczo zobowiązany jest stosować zryczałtowane tzw. pracownicze koszty uzyskania przychodów. Zryczałtowane nie oznacza jednakowe dla wszystkich. O zróżnicowaniu ich wysokości decyduje wiele okoliczności.


Nasza firma zatrudnia trzy osoby na stanowisku portiera - każdą na umowę o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy. Mamy informacje, że dwie z nich zatrudnione są również w innych zakładach pracy. Ponieważ obie wolałyby nie dopłacać podatku w rozliczeniu rocznym, to zwróciły się do nas z wnioskiem o niestosowanie im zryczałtowanych kosztów pracowniczych. Czy taki wniosek jest skuteczny?

NIE. Płatnik pdof, jak wynika z ustawowych uregulowań, ustalając pracowniczy dochód ze stosunku pracy, pomniejsza osiągnięte w ciągu miesiąca przychody takiej osoby m.in. o koszty uzyskania wynikające z art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 wskazanej ustawy o pdof (art. 32 ust. 2 tej ustawy). Żaden przepis ustawy o pdof nie wskazuje okoliczności, w których płatnik mógłby zaniechać ich stosowania. To z kolei powoduje, że gdy pracownik jest zatrudniony w kilku zakładach pracy i uzyskuje dochody od kilku płatników, każdy z nich ma obowiązek stosowania kosztów uzyskania przychodów w pełnej przysługującej pracownikowi wysokości.

Rzeczywiście, tzw. wieloetatowców uregulowania art. 22 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o pdof zobowiązują do ograniczenia wysokości kosztów. Jednak ograniczenie to nie dotyczy miesiąca, ale odnosi się do roku podatkowego. To z kolei oznacza, że u pracowników zatrudnionych w kilku zakładach pracy to nie płatnik je ogranicza na etapie ustalania zaliczek na pdof, ale dokonuje tego sam pracownik dopiero w zeznaniu podatkowym składanym przez siebie po zakończeniu roku. Taki tok postępowania przy ograniczaniu kosztów pracowniczych potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 20 grudnia 2019 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.42.2019.2.MKA.


Spółka z o.o. w dniu 16 marca 2020 r. zatrudniła na umowę o pracę osobę na stanowisku kierownika w dziale produkcji. Osoba ta do 13 marca br. była pracownikiem innego zakładu. Zatrudniając się w spółce poinformowała, że dotychczasowy pracodawca wypłacając jej w marcu br. ostatnie należności, przy obliczaniu zaliczki na pdof zastosował koszty pracownicze w pełnej miesięcznej kwocie 250 zł. Czy w tej sytuacji spółka, dokonując na koniec marca br. wypłaty tej osobie wynagrodzenia należnego jej za ten miesiąc, upoważniona jest do zastosowania kosztów pracowniczych w tej samej wysokości?

TAK. Każdy zakład pracy ma obowiązek jako płatnik pdof do stosowania przy dokonywaniu wypłaty należności ze stosunku pracy tzw. zryczałtowanych kosztów pracowniczych. Nie ma tu znaczenia zmiana przez pracownika w danym miesiącu jednego zakładu pracy na drugi, która powoduje, że pozostaje on w tym samym okresie rozliczeniowym w stosunku pracy u dwóch pracodawców. W efekcie spółka z o.o. będąca nowym zakładem pracy postąpi prawidłowo stosując do wynagrodzenia wypłaconego nowemu pracownikowi na koniec marca 2020 r. pełne koszty uzyskania przychodów, tj. 250 zł.


Firma zamierza swoim pracownikom zwracać koszty dojazdów do pracy środkami komunikacji publicznej (PKS, PKP) opłacając im miesięczne bilety. Czy w takiej sytuacji będą im nadal przysługiwały tzw. podwyższone koszty pracownicze?

W sytuacji, w której zakład pracy finansuje pracownikom miesięczne bilety na dojazdy do pracy, wartość takiego biletu generuje u pracownika przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Przychód ten pracodawca jako płatnik pdof zasadniczo zobowiązany jest doliczyć do pozostałych składników wynagrodzenia pracownika i wraz z nimi opodatkować. Opodatkowanie tych świadczeń, jak wynika z art. 22 ust. 13 ustawy o pdof, warunkuje prawo stosowania przez pracodawcę podwyższonych kosztów pracowniczych przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek od pracowniczego wynagrodzenia.


Wskaźniki przydatne w rozliczeniach podatku dochodowego dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.


Do naszej firmy większość pracowników dojeżdża z okolicznych wiosek. Wobec niektórych z nich, na podstawie złożonych przez nich oświadczeń, stosujemy podwyższone koszty pracownicze. Zdarza się, że mamy wiedzę o tym, iż zmieniły się okoliczności wskazane w oświadczeniu, choć pracownik osobiście nas o tym nie poinformował. Czy w takiej sytuacji nadal jesteśmy związani złożonym przez pracownika wnioskiem?

TAK. Ustawa o pdof nie przewiduje w swoich uregulowaniach możliwości weryfikacji przez pracodawcę danych podawanych przez pracowników we wskazanych w pytaniu oświadczeniach. Stąd jako płatnik pdof, nawet mając świadomość, że dane podane przez pracownika w takim oświadczeniu mijają się z prawdą, powinien dostosować się do jego treści. Za rzetelność podanych w takim oświadczeniu informacji odpowiada bowiem pracownik, który je podpisał, a nie pracodawca.


Jeden z naszych pracowników na początku marca br. zwrócił się do kadr z wnioskiem o niestosowanie przy obliczaniu zaliczek na pdof przysługujących mu tzw. kosztów autorskich. Czy powinniśmy zastosować się do tego wniosku, a jeżeli tak, to w jakim terminie?

W stosunku do tej części wynagrodzenia pracownika, która przysługuje mu za faktycznie wykonane prace twórcze, o których mowa w art. 22 ust. 9b ustawy o pdof, płatnik może stosować 50% koszty uzyskania przychodów (art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o pdof). Jednocześnie ustawodawca uprawnionym do nich pracownikom zezwolił na rezygnację z ich stosowania. W tym celu powinni złożyć płatnikowi pisemne oświadczenie w tym zakresie (art. 32 ust. 7 ustawy o pdof). W przypadku jego złożenia płatnik zaprzestaje w danym roku potrącania 50% kosztów od miesiąca, w którym otrzymał oświadczenie pracownika o rezygnacji z kosztów, albo od następnego miesiąca, jeżeli w danym miesiącu nie miał możliwości pobrania zaliczki bez zastosowania tych kosztów. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)


autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 23 (1689) z dnia 2020-03-19

Miejsce świadczenia w interpretacjach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

KosztyFormy zatrudnienia