Należności z tytułu dostaw i usług zasadniczo inwentaryzowane są drogą potwierdzenia salda. Z prośbą o potwierdzenie salda należności występuje wierzyciel, a dłużnik jest zobowiązany odpowiedzieć na nią, potwierdzając zgodność kwot figurujących w tej prośbie lub wskazując na ich niezgodność wraz z doprecyzowaniem występujących rozbieżności. W przypadku różnic sald należy wyjaśnić ich przyczyny.
Kiedy inwentaryzuje się należności?
Inwentaryzację należności, stosownie do art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym jej termin i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeśli inwentaryzację tę rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Przy stosowaniu takiego ułatwienia ustalenie na dzień bilansowy stanu należności następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda zwiększeń i zmniejszeń, które nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Jeśli rok obrotowy jednostki jest taki sam jak rok kalendarzowy, inwentaryzacja należności w drodze potwierdzenia sald za 2025 r. może nastąpić w dowolnym czasie między 1 października 2025 r. a 15 stycznia 2026 r. Z reguły księgowi uzgadniają salda na ostatni dzień miesiąca, np. 31 października lub 30 listopada danego roku, po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów dotyczących danego miesiąca. Saldo należności potwierdzone na dzień 31 października czy 30 listopada 2025 r. trzeba zweryfikować na dzień 31 grudnia 2025 r., ponieważ w bilansie należy wykazać należności według stanu na ostatni dzień roku obrotowego. Saldo, które wcześniej ustalono, zmniejszają dokonane przez kontrahenta do końca roku płatności i inne zmniejszenia należności, a zwiększają sprzedaż na rzecz kontrahenta i inne zwiększenia należności, jakie wystąpiły między dniem potwierdzenia salda a dniem bilansowym, którym w tym przypadku jest 31 grudnia 2025 r.
Trzeba zaznaczyć, że drogą potwierdzenia salda nie inwentaryzuje się należności: spornych i wątpliwych, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (nie są one zobowiązane do odpowiedzi na prośbę o potwierdzenie salda), z tytułów publicznoprawnych. Tego rodzaju należności inwentaryzuje się drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
Wartość należności
Zanim wierzyciel wystąpi do dłużników z prośbami o potwierdzenia sald należności, powinien dokonać sprawdzenia sald rozrachunków z kontrahentami, aby określić ich status na dzień uzgodnienia. Wyodrębnia się wtedy należności, które są nieściągalne, przedawnione, umorzone (podlegają one wyksięgowaniu), przeterminowane w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej.
Ustalenie należności przeterminowanych i ich terminów opóźnienia jest istotne, ponieważ inwentaryzacji podlega kwota wymagająca zapłaty. Dlatego wartość należności wskazywana w prośbie o potwierdzenie salda należności powinna zawierać nie tylko należność główną, ale również ewentualne odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie). Do należności dolicza się także kary umowne oraz zasądzone koszty postępowania sądowego. Potwierdzenie salda należności wysyłane na inny dzień niż dzień bilansowy, np. na koniec października, powinno zawierać należność główną powiększoną o odsetki za zwłokę naliczone na ten dzień; późniejsze naliczenie odsetek na dzień bilansowy nie musi być dodatkowo potwierdzane. W przypadku gdy kontrahent odesłał potwierdzenie salda na dzień 31 października lub 30 listopada 2025 r. z adnotacją o jego zgodności, a do 31 grudnia 2025 r. należność nie została uregulowana, to saldo na dzień 31 grudnia 2025 r. należy powiększyć nie tylko o ewentualne inne należności powstałe w okresie między potwierdzeniem salda a ostatnim dniem roku obrotowego, ale także o naliczone na ten dzień odsetki od przeterminowanej należności, o ile jednostka nie odstąpiła od ich naliczania (przykład 1).
Przy ustalaniu salda należności w walutach obcych, uzgodnieniu z kontrahentem podlega wartość wyrażona w walucie, w której ma nastąpić zapłata.
W przepisach ustawy o rachunkowości nie ma wzmianki o możliwości przyjęcia uproszczenia polegającego na pominięciu inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald nieistotnych, z punktu widzenia jednostki, należności. Co więcej, w myśl pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83), jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. Pozwala to sprawdzić prawidłowość stanu wykazanego w księgach, czyli czy należności zostały rzeczywiście uregulowane.
Forma potwierdzenia
Przekazana do dłużnika prośba o potwierdzenie salda należności musi mieć formę pisemną. Można ją przekazać pocztą tradycyjną lub elektronicznie, gdy taka forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez kontrahentów uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione. Stanowi o tym pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami.
W przepisach dotyczących rachunkowości nie określono wzoru druku "Potwierdzenie salda", więc jednostki ustalają go samodzielnie. W praktyce do dłużnika wysyłane są dwa egzemplarze (odcinek "A" i "B") pisma będącego wezwaniem do potwierdzenia wartości salda. Zamieszcza się w nim: dane jednostki występującej z prośbą o potwierdzenie stanu należności i dane dłużnika, informację o wysokości salda oraz pozycjach, które się na nie składają (wraz z np. numerami faktur) oraz prośbę o potwierdzenie salda poprzez odesłanie jednego egzemplarza podpisanego przez osobę do tego upoważnioną. Dłużnik odcinek "A" zatrzymuje u siebie, a odcinek "B" odsyła wystawcy wraz z informacją o zgodności lub niezgodności wskazanego salda. Gdy saldo jest zgodne, kontrahent powinien je potwierdzić, np. zamieszczając na odcinku "B", przekazywanym do wierzyciela, informację: "saldo zgodne" (przykład 2).
W przypadku wystąpienia różnic w saldzie wynikającym z ksiąg wierzyciela i dłużnika, na przekazywanym zwrotnie odcinku "B" zamieszcza się adnotację "saldo niezgodne" oraz wskazuje kwotę różnicy i pozycje, które są niezgodne oraz numery dokumentów (np. faktur), z których one wynikają. Można zamieścić także ewentualne uwagi dotyczące wyjaśnienia różnic. Dłużnik może też załączyć osobną informację ze specyfikacją różnic lub zestawienie z własnego programu księgowego.
Odsyłany egzemplarz podpisuje wraz z podaniem daty kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba, którą może być m.in. główna księgowa. Podpisanie potwierdzenia salda przez dłużnika może być traktowane jako uznanie roszczenia przerywające bieg przedawnienia, jednak jeśli osoba, która podpisała potwierdzenie salda w imieniu dłużnika, np. pracownik księgowości, nie była upoważniona do reprezentowania przedsiębiorcy "na zewnątrz", tj. do składania w jego imieniu oświadczeń woli, to potwierdzenie salda nie spowoduje przerwania biegu przedawnienia.
 | Druk potwierdzenia salda należności dostępny w programie DRUKI Gofin w dziale Rachunkowość |
Trzeba zaznaczyć, że jednostka nie może stosować uproszczenia w postaci tzw. milczącego potwierdzenia salda, tj. zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda informacji, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. Brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oznacza, że saldo należności nie zostało potwierdzone.
Odpowiedź dłużnika lub jej brak
Potwierdzenia sald należności dotyczące inwentaryzacji za 2025 r. mogą wpływać do jednostek po 15 stycznia 2026 r., mogą one bowiem wykazywać stan salda należności również na dzień 15 stycznia 2026 r. Ostateczną datą dla uzyskania tych potwierdzeń jest 85. dzień po dniu bilansowym, tj. w odniesieniu do inwentaryzacji za 2025 r. będzie to 26 marca 2026 r. (art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Jednostka ma bowiem obowiązek wyjaśnienia i rozliczenia ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, tj. w 2025 r.
Jeśli kontrahent nie odpowiedział na prośbę o potwierdzenie salda należności, można ponownie wysłać wezwanie lub skontaktować się telefonicznie z kontrahentem w celu wyjaśnienia sytuacji. Gdy jednostka uzna, że inwentaryzacja drogą potwierdzenia salda należności jest niemożliwa, to uzasadnione będzie przeprowadzenie inwentaryzacji niepotwierdzonych sald należności poprzez weryfikację, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, czyli metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
Przykład 1 Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy. W listopadzie 2025 r. do kontrahenta wysłano prośbę o potwierdzenie salda należności z tytułu dostaw na 31 października 2025 r. Wskazano w nim saldo należności w kwocie 91.200 zł wynikające z dwóch faktur o numerach: 231/09/25 w wartości brutto 53.400 zł i 321/10/25 w wartości brutto 37.800 zł. Przyjmijmy, że odpowiedź na prośbę o potwierdzenie salda z informacją o jego zgodności dotarła do jednostki w grudniu 2025 r. Przy ustalaniu stanu należności na dzień 31 grudnia 2025 r. okazało się, że należność wynikająca z faktury nr 231/09/25 została uregulowana, a faktury nr 321/10/25 w wartości brutto 37.800 zł nie zapłacono w ustalonym terminie. W listopadzie i grudniu 2025 r. kontrahent nie dokonał innych zakupów od jednostki. Na dzień 31 grudnia 2025 r. jednostka od zaległej należności naliczyła odsetki wynoszące 486,74 zł i wystawiła kontrahentowi notę odsetkową. Odsetki te ujęto w księgach zapisem:
Stan należności na dzień inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald, tj. 91.200 zł, zmniejszono o zapłaconą należność, tj. (-) 53.400 zł, i zwiększono o naliczone na dzień bilansowy odsetki za zwłokę, tj. 486,74 zł. Zatem stan należności od tego kontrahenta na dzień bilansowy 31 grudnia 2025 r. wyniósł 38.286,74 zł, tj. (91.200 zł - 53.400 zł + 486,74 zł).
ZYBERT spółka jawna w listopadzie 2025 r. przekazała do KLON spółki z o.o. prośbę o potwierdzenie salda należności (druk składał się z odcinka "A" i "B") wynikającego z ksiąg według stanu na 31 października 2025 r. Na saldo w kwocie 49.200 zł składały się należności z faktur nr 782A/25 oraz nr 987C/25. KLON spółka z o.o. odesłała odcinek "B" potwierdzenia salda z adnotacją o jego zgodności.  |
Gazeta Podatkowa nr 90 (2278) z dnia 2025-11-10
Nadrzędne zasady rachunkowości i przykłady ich zastosowania w praktyce. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl