Od stycznia 2023 r. weszły w życie przepisy nakładające na płatników składek obowiązek posiadania profilu informacyjnego, tzw. PUE ZUS. Niektóre podmioty były zobligowane założyć ten profil do 30 grudnia 2022 r. Dane w nim zawarte pozwalają płatnikom m.in. zapoznać się z informacjami zapisanymi na ich kontach w ZUS. Ponadto umożliwiają przesyłanie drogą elektroniczną do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych oraz różnego rodzaju pism i wniosków. Dostęp do tej platformy ma nie tylko płatnik, ale również ubezpieczony.

Obowiązek posiadania PUE ZUS

Obowiązujący od 1 stycznia 2023 r. zapis zawarty w art. 47b ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązał wszystkich płatników składek (przedsiębiorców) do posiadania od tego dnia profilu PUE ZUS. Do końca 2022 r. obowiązek jego posiadania mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób.

Informacje na PUE ZUS nie tylko dla płatnika

Z PUE ZUS mogą korzystać nie tylko płatnicy składek, bowiem możliwość taką mają także osoby ubezpieczone. Na platformie tej bowiem:

1) płatnik składek:

a) ma dostęp m.in. do:

• informacji np. o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach, rocznej informacji dla płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych, które wysłał do ZUS, listy osób zgłoszonych do ubezpieczeń, listy pracowników na zwolnieniu lekarskim,
• wniosków o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek, o rozliczenie konta,
• potwierdzania stanu faktycznego, np. w zakresie rozliczeń ze zobowiązań składkowych,

b) ma możliwość m.in.:

• wystawienia zaświadczenia płatnika składek do celów zasiłkowych,
• zamawiania raportów dotyczących e-ZLA (w tym raportów cyklicznych i raportów przekazywanych do oprogramowania kadrowo-płacowego),
• otrzymywania powiadomienia o nowych zwolnieniach swoich pracowników na SMS lub e-mail,

c) może zgłosić lub wprowadzić korektę dokumentu RUD za pomocą kreatora, który ułatwia wypełnienie i umożliwia import listy wykonawców oraz umów (jednorazowo w zgłoszeniu lub korekcie można wykazać umowy dla 50 wykonawców, możliwa jest również korekta przekazanego wcześniej zgłoszenia lub jego wycofanie - jeśli zaszły ku temu przesłanki); przekazane informacje widoczne są w rejestrze umów o dzieło,

2) osoba ubezpieczona (np. pracownik, zleceniobiorca):

a) może sprawdzić informacje na swój temat, które zostały zgromadzone na jej indywidualnym koncie po zgłoszeniu jej do ubezpieczeń przez płatnika (pracodawcę, zleceniodawcę, członka rodziny), w tym m.in. informacje o ubezpieczeniach i płatnikach, podstawach wymiaru i kwotach składek, stanie konta, danych o ubezpieczeniu zdrowotnym, subkoncie (w tym m.in. o składkach i środkach przekazanych przez ofe), przynależności do ofe,

b) ma dostęp do informacji o wystawionych zwolnieniach lekarskich.

Samodzielne tworzenie dokumentów

Wiele instytucji (m.in. banki czy instytucje przyznające różnego typu dotacje) wymaga od firm potwierdzania stanu faktycznego, np. w zakresie rozliczeń z zobowiązań dotyczących składek ubezpieczeniowych.

Dzięki PUE ZUS płatnik może utworzyć elektroniczny dokument z danymi z ZUS i przekazać potwierdzenie do instytucji wymagającej od niego przedłożenia takich danych, np. dokument z informacją o saldzie i rozliczeniu za ostatnie 12 miesięcy czy o liczbie ubezpieczonych we wskazanym okresie.

Natomiast ubezpieczony za pośrednictwem portalu PUE ZUS może złożyć wnioski o świadczenie wychowawcze 500+, świadczenie dobry start (300+), rodzinny kapitał opiekuńczy (RKO), dofinansowanie obniżenia opłaty za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna.

Aplikacja ePłatnik

Na platformie PUE ZUS przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik (przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych). Jest to narzędzie dla małych i średnich przedsiębiorców. Główne jego funkcje to wypełnianie i przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych przez internet, wypełnianie dokumentów z wykorzystaniem danych bezpośrednio z systemu ZUS, weryfikacja on-line i blokada wysłania do ZUS błędnych dokumentów.

Informacja dla nowych płatników zakładających PUE ZUS

Aby założyć profil na PUE ZUS, należy:

• wejść na stronę www.zus.pl i kliknąć przycisk "Zarejestruj w PUE",
• wybrać, dla kogo zakładany jest profil "Dla Ciebie", "Dla przedsiębiorców" oraz "Dla firm",
• wybrać sposób rejestracji,
• samodzielnie wypełnić formularz rejestracji.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.)

autor: Aneta Dąbrowska
Gazeta Podatkowa nr 39 (2018) z dnia 2023-05-15

Składki na FP, FS i FGŚP za pracowników oraz zleceniobiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

ZUSKsięgowość