Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Gazeta Podatkowa

Zdecydowana większość dokumentów pracowniczych jest tworzona i przechowywana w formie pisemnej. Mimo że w praktyce forma ta jest najczęściej używana, prawo pracy nie wyklucza też innych sposobów przechowywania dokumentów kadrowych czy składania oświadczeń woli w sprawach pracowniczych. W określonym zakresie możliwe jest stosowanie formy dokumentowej, a w jednostkowych przypadkach można przygotować dokument w postaci elektronicznej. Ta ostatnia forma tworzenia dokumentacji pracowniczej znajdzie szerokie zastosowanie od 1 stycznia 2019 r.

Forma pisemna jako podstawa

Przepisy prawa pracy zdecydowanie faworyzują formę pisemną, przewidując jej stosowanie w odniesieniu do bardzo wielu dokumentów kadrowych. Potwierdzeniem dominującej roli formy pisemnej są niektóre przepisy dotyczące wykroczeń przeciwko prawom pracownika, które uznają za takie wykroczenie m.in. niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę (art. 281 pkt 2 K.p.). Zgodnie z aktualnym stanem prawnym forma pisemna jest wymagana w przypadku m.in.:

  • zawarcia lub zmiany (aktualizacji) umowy o pracę lub informacji o warunkach zatrudnienia,
     
  • złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę/wypowiedzeniu warunków umowy o pracę lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia,
     
  • zawarcia umowy o współodpowiedzialności materialnej,
     
  • zawarcia umowy o zakazie konkurencji w trakcie zatrudnienia lub po jego ustaniu,
     
  • zawiadomienia pracownika o zastosowaniu kary porządkowej,
     
  • złożenia wniosku przez pracownika o zastosowanie ruchomego lub indywidualnego rozkładu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy lub tzw. systemu weekendowego,
     
  • rezygnacji z urlopu macierzyńskiego przez pracownicę i przejęcia pozostałej części urlopu przez pracownika - ojca dziecka,
     
  • potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami zakładowymi,
     
  • złożenia wniosku przez pracownika o czas wolny za godziny nadliczbowe, o urlop bezpłatny czy o obniżenie wymiaru etatu w trybie art. 1867K.p.

W każdym przypadku, w którym prawo pracy przewiduje obowiązek zachowania formy pisemnej, należy przez nią rozumieć formę tradycyjną, tj. w wersji papierowej, z odręcznie złożonym podpisem lub formę elektroniczną. Forma elektroniczna jest równoważna z formą pisemną, ale wymaga zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pracodawca i pracownik mogą używać obu wariantów formy pisemnej zamiennie - w każdym przypadku, w którym prawo pracy przewiduje zachowanie formy pisemnej. Ponadto niektóre dokumenty kadrowe - wobec nieokreślenia przez przepisy konkretnej formy, w jakiej powinny być sporządzone - można przygotować w formie dokumentowej. Na dzień dzisiejszy w jednostkowych przypadkach jest też dopuszczalna postać elektroniczna (czego nie należy mylić z formą elektroniczną).

Forma dokumentowa uzupełniająco

Jedną z form złożenia oświadczenia woli (również w sprawach dotyczących stosunku pracy) jest forma dokumentowa. Do zachowania formy dokumentowej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 772 Kodeksu cywilnego). Przy czym przez dokument rozumie się każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 773 K.c.). Może nim być korespondencja e-mail, konwersacja prowadzona przez media społecznościowe, SMS, nagranie rozmów telefonicznych czy wideorozmowa. W związku z tak szeroką definicją dokumentu generalnie nie jest potrzebne złożenie na nim podpisu. Jednak trzeba pamiętać, że regulacje Kodeksu cywilnego, w tym dotyczące formy dokumentowej, znajdują zastosowanie w sprawach pracowniczych w zakresie nieuregulowanym przez przepisy prawa pracy i tylko wtedy, gdy nie kłócą się z zasadami tego prawa (art. 300 K.p.). Tak więc w każdym przypadku, w którym prawo pracy zastrzega określoną formę, m.in. pisemną, zastosowanie formy dokumentowej nie jest możliwe. To ograniczenie dotyczy też sytuacji, gdy Kodeks pracy przewiduje dla określonych dokumentów postać elektroniczną (którą można jednak uznać za odmianę formy dokumentowej).


Forma pisemna w prawie pracy nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności, z wyjątkiem umowy o zakazie konkurencji i o współodpowiedzialności materialnej.

Postać elektroniczna bez e-podpisu

W dniu 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), zwana dalej ustawą zmieniającą. Oprócz zmian dotyczących okresu przechowywania dokumentacji płacowej i osobowej pracowników, przepisy nowelizujące modyfikują też formę tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawa zmieniająca wprowadza postać elektroniczną, w jakiej będzie można tworzyć i przechowywać dokumenty pracownicze. Należy nadmienić, że postać elektroniczna jest już znana na gruncie prawa pracy, ale jest stosowana w sporadycznych przypadkach. Jest ona dopuszczalna od 1 stycznia 2017 r. w odniesieniu do wniosku pracownika o wydanie świadectwa pracy. Zgodnie bowiem z art. 97 § 11 K.p. pracownik, który w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy jest ponownie zatrudniany przez tego samego pracodawcę, może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy w postaci papierowej lub elektronicznej. Poza tym w obecnym stanie prawnym postać elektroniczna nie jest przewidziana w stosunkach pracy.

Trzeba podkreślić, że postać elektroniczna to nie to samo co forma elektroniczna. Przepisy ustawy zmieniającej posługują się w tym zakresie pojęciem postaci pisemnej lub elektronicznej dokumentów, a nie formy pisemnej lub elektronicznej. W związku z tym do tworzenia dokumentów pracowniczych w postaci elektronicznej nie jest wymagany bezpieczny podpis elektroniczny (patrz ramka). Zgodnie z nowymi przepisami taki podpis będzie konieczny tylko w niektórych sytuacjach - jak w przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o przejściu z papierowej wersji dokumentacji pracowniczej na elektroniczną (art. 948 § 2 K.p. dodany przez ustawę zmieniającą).

Przepisy ustawy zmieniającej wchodzące w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. powiększają zakres stosowania postaci elektronicznej na całość tworzonej i przechowywanej przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej oraz na określone dokumenty i wnioski składane przez pracownika (patrz tabela). Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Pracodawca będzie mógł wybrać między tymi dwiema formami, co jednak wymaga dopełnienia określonych formalności.

Z postaci pisemnej w elektroniczną

Pracodawca, który zdecyduje się zmienić postać prowadzonej przez siebie dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, będzie zobowiązany do sporządzenia odwzorowania cyfrowego (w szczególności skanu) i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Kwalifikowany podpis elektroniczny będzie mogła też złożyć osoba upoważniona przez pracodawcę. Z kolei zmiana postaci elektronicznej na papierową będzie wymagała sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Ustawa zmieniająca nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracowników o dokonanej zamianie postaci dokumentacji pracowniczej. Obowiązek ten obejmuje przekazanie zatrudnionym informacji o:

  • zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
     
  • możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania wymienionej informacji.

Pracodawca powiadamia również (w postaci papierowej lub elektronicznej) byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.


W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od zawiadomienia, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.


W razie śmierci pracownika lub byłego pracownika poprzednią postać dokumentacji pracowniczej będą mogli odebrać określeni przez ustawę zmieniającą członkowie rodziny, tj.:

  • dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
     
  • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
     
  • małżonek (wdowa lub wdowiec),
     
  • rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Należy nadmienić, że w ślad za omawianą ustawą zmieniającą, od 1 stycznia 2019 r. ma wejść w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zastępujące obecne rozporządzenie w tej sprawie. W nowym akcie wykonawczym przewidziano regulacje określające wymagania dotyczące m.in. prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem, odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem. Natomiast wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej będzie następowało:

  • na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo
     
  • za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie uprzednio jednoznacznie zidentyfikowana, a sam fakt wydania dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzony dowodem doręczenia.
SytuacjaOsoba uprawniona do skorzystania z postaci papierowej lub elektronicznej
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a K.p., w brzmieniu nadanym przez ustawę zmieniającą)Pracodawca
Przekazanie pracownikowi lub byłemu pracownikowi informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po upływie tego okresu, a w razie nieodebrania we wskazanym terminie, o zniszczeniu dokumentacji (art. 944 pkt 2 i art. 946 K.p. dodany przez ustawę zmieniającą)Pracodawca
Przekazanie informacji o możliwości i terminie odbioru dokumentacji pracowniczej po zmianie formy jej prowadzenia i przechowywania (art. 949 K.p. dodany przez ustawę zmieniającą)Pracodawca
Złożenie wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 K.p., w brzmieniu nadanym przez ustawę zmieniającą)Pracownik
Przekazanie informacji o numerze rachunku płatniczego, na który mają być dokonywane wpłaty wynagrodzenia (art. 86 § 3 K.p., w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą)Pracownik
Złożenie wniosku o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej (art. 9412 K.p. dodany przez ustawę zmieniającą)Pracownik

 

"(...) Zgodnie z Kodeksem cywilnym zastosowanie formy elektronicznej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlatego też użyte w ustawie słowa »postać pisemna lub elektroniczna« mają inne znaczenie niż »forma elektroniczna«. Dzięki zastosowaniu tego terminu przepis szczególny nie wymaga zachowania szczególnej formy oświadczenia woli. Przepisy regulujące wymienione w pytaniu wnioski i informacje nie narzucają żadnej konkretnej formy ich sporządzenia tzn. nie nakładają wymogów związanych z zastosowaniem formy elektronicznej, tj. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Użycie zwrotu »postać papierowa lub elektroniczna« ma pozostawić stronom możliwość swobodnej komunikacji, także przy użyciu komunikacji elektronicznej. Wniosek pracownika o dalszą wypłatę wynagrodzenia w gotówce, czy wydanie pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej może mieć dowolną postać, która nie wymaga zastosowania szczególnych warunków wynikających z pisemnej albo elektronicznej formy".

Stanowisko Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 marca 2018 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.)

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w zakładzie pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kodeks pracy