Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej - kiedy się należy?

Ewelina Czechowicz

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej powinien obejmować faktycznie poniesione przez pracownika koszty prania.  Wypłacanie go w postaci stałej, zryczałtowanej kwoty jest coraz częściej kwestionowane  przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W jakich sytuacjach pracownik może otrzymać ekwiwalent? Czy maseczki stanowią w czasie epidemii odzież roboczą? I czy za ich pranie należy się pracownikowi ekwiwalent?

Ekwiwalent za pranie odzieży

Zgodnie  z treścią art. 207 § 2 ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.) pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Dlatego też powinien, na podstawie art. 2376 § 1 Kodeksu pracy dostarczyć pracownikom środki ochrony indywidualnej, które będą ich zabezpieczać przed niebezpiecznymi i szkodliwymi dla zdrowia czynnikami występującymi w środowisku. Dodatkowo pracodawca powinien poinformować pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Pracodawca ma obowiązek dostarczenia odzieży roboczej

W określonych sytuacjach pracodawca zgodnie z art. 237(7) § 1 Kodeksu pracy ma obowiązek dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, dzieje się tak w sytuacjach, kiedy:

  1. odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Źródło:shutterstock

Czy maseczki ochronne stanowią element odzieży ochronnej?

Głosy w tym temacie są podzielone. Jak pisze Dziennik Gazeta Prawna maseczki używane w trakcie epidemii nie stanowią odzieży ochronnej w rozumieniu przepisów bhp. Dlatego też pracownicy nie mogą oczekiwać ekwiwalentu za pranie maseczek wielokrotnego użytu.

Ile powinien wynosić ekwiwalent za pranie odzieży roboczej?

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej powinien być wypłacany na  podstawie przedstawionych przez pracowników kalkulacji, z których powinny jednoznacznie wynikać poniesione koszty. Jak wskazał ZUS w decyzji nr 62 z 3 marca 2014 r. (sygn. DI/100000/43/57/2014) wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez konkretnego pracownika.

Jak wyliczyć należny ekwiwalent za pranie?

Pracownik powinien wskazać liczbę prań oraz zestawienie poniesionych wydatków, takich jak m.in.:

- koszt energii elektrycznej (można go wyliczyć na podstawie taryfy oraz zużytego prądu wskazanego przez producenta pralki w dokumentach dostarczonych wraz z nią)

- koszt wody

- koszt zużytych detergentów

- ewentualny koszt amortyzacji pralki. W rozliczeniu można wskazać również czas poświęcony na pranie.

Rozliczenia za pranie a PIT

Pracodawca, który nie chce dokonywać rozliczeń, może odstąpić od ich prowadzenia. Jednak wtedy nie będzie miał możliwości  zwolnienia  z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i oskładkowania składkami ZUS. Zwolnieniu podlegają jedynie te świadczenia, które są wypłacane zgodnie przepisami bhp, tylko wtedy można skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy). Dlatego też, w sytuacji kiedy ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży korzysta ze zwolnienia w PIT to na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego jest wyłączony z  podstawy wymiaru składek społecznych pracownika, a także z ubezpieczenia zdrowotnego.

Ekwiwalent za pranie a składki ZUS

 Ekwiwalent  za pranie nie jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jeśli pracodawca ustalił go w kwocie, która odpowiada:

1)      rzeczywistym kosztom prania odzieży na podstawie cen obowiązujących w okolicznych pralniach - w przypadku, gdy pracownik korzysta z pralni i składa pracodawcy oświadczenia o wysokości poniesionych kosztów;

2)      kwocie wskazanej na rachunku z pralni przedkładanego pracodawcy;

3)      skalkulowanym wydatkom za zużytą energię elektryczną, proszek do prania i wodę, które powinny uwzględniać również zmiany cen oraz zużyte sprzętu - w przypadku, gdy pracownik pierze odzież roboczą we własnym zakresie.

Kodeks pracyKoronawirus w PolsceWynagrodzenie minimalne