Kodeks pracy pozwala pracownikom na używanie prywatnego sprzętu — laptopa czy telefonu — do celów służbowych, ale tylko pod warunkiem ich wyraźnej zgody i odpowiednich zapisów w regulaminie pracy. Choć rozwiązanie to bywa wygodne, niesie za sobą poważne zagrożenia zarówno dla pracodawcy, jak i dla samego pracownika. Ekspertka tłumaczy, na co trzeba uważać.
Zgoda pracownika to nie wszystko
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy, takich jak laptop czy telefon. Choć istnieje możliwość, by pracownik wykorzystywał własny sprzęt do celów służbowych, musi to być poprzedzone jego zgodą oraz odpowiednimi zapisami w regulaminie pracy, aby uniknąć wszelkich niejasności.
Mimo że taki sposób organizacji pracy jest dopuszczalny, wiąże się z szeregiem potencjalnych zagrożeń dla interesu pracodawcy.
Ryzyko roszczeń ze strony pracownika
W przypadku wykorzystywania sprzętu prywatnego przez pracownika do celów służbowych istnieje ryzyko, że pracownicy będą dostępni po godzinach pracy. Zgodnie z aktualnym orzecznictwem, nawet wysyłanie maili do pracowników po godzinach pracy może zostać uznane za mobbing. Przykładem jest, chociażby wyrok Sądu Okręgowego w Lublinie z dnia 20 czerwca 2018 r. (sygnatura akt VIII Pa 86/18).
W rezultacie może dojść do ingerowania w czas wolny pracownika, co prowadzi do naruszenia jego prawa do odpoczynku.
Konsekwencje dla pracodawcy
Zarzut mobbingu: Pracodawca może narazić się na zarzut mobbingu, co może skutkować postępowaniem sądowym, w ramach którego pracownik domagałby się odszkodowania z tytułu dyskryminacji lub zachowań mobbingujących. Warto zauważyć, że polska legislacja zmierza do uproszczenia definicji mobbingu, co ułatwi pracownikom dochodzenie roszczeń;
Wyciek danych wrażliwych: Kolejnym zagrożeniem jest możliwość wycieku danych służbowych przechowywanych na prywatnym sprzęcie pracownika. Pracodawca nie będzie mógł kontrolować, co dzieje się z tymi danymi, co w razie awarii sprzętu może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i wizerunkowych;
Prawo do prywatności: Pracownik ma prawo do prywatności swojego telefonu. Instalowanie aplikacji służbowych na prywatnym urządzeniu może budzić obawy dotyczące dostępu pracodawcy do prywatnych danych pracownika, monitorowania jego aktywności poza godzinami pracy;
Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Warto również zwrócić uwagę na rosnące znaczenie przepisów związanych z dyrektywą „work-life balance”, które kładą nacisk na prawo pracownika do odpoczynku i utrzymania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Korzystanie z prywatnego telefonu do celów służbowych może zaburzyć tę równowagę.
Choć korzystanie z prywatnego sprzętu jest możliwe, wymaga to zgody pracownika oraz odpowiedniego uregulowania tej kwestii w regulaminie pracy. Niemniej jednak nawet w przypadku wyrażenia zgody przez pracownika, istnieje potencjalne ryzyko dla pracodawcy w zakresie roszczeń związanych z naruszeniem prywatności czy ingerowaniem w czas wolny pracownika.
Autorka: Aleksandra Tomczyk, kancelaria Graś i Wspólnicy