Luty jest miesiącem w którym pracodawcy przekazują druki PIT-11 swoim pracownikom. Czy istnieje obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru tego druku przez pracownika?
» Do kiedy pracodawca wystawia PIT?
Wielu pracowników nadal oczekuje na otrzymanie informacji PIT-11 od swojego pracodawcy. Na jego podstawie możliwe jest bowiem dokonanie rozliczenia PIT za poprzedni 2024 rok. Czy pracodawca dostarczając ten druk powinien uzyskać potwierdzenie jego odbioru przez pracownika?
Źródło: shutterstock
Ważna forma wysyłki PIT-11 do pracownika
Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazania informacji PIT-11 osobiście. W zakładach pracy, w których wszyscy pracownicy pracują stacjonarnie, jest to najkorzystniejsza forma przekazania druku pracownikowi. Można bowiem uzyskać od razu podpis pracownika będący potwierdzeniem terminowego otrzymania PIT-11 od pracodawcy. Co jednak w przypadku pracowników świadczących pracę poza miejscem, w którym stacjonuje zakład pracy np. pracownicy zdalni?
W ich przypadku pracodawca może skorzystać zarówno z tradycyjnej, jak i elektronicznej formy przekazania PIT-11. Skuteczne będzie doręczanie PIT-11 za pośrednictwem e-maila, czy programu komputerowego. Druk PIT-11 bez przeszkód można wysłać również kurierem lub pocztą.
[potykacz_pit_3]
Co z obowiązkiem posiadania potwierdzenia wysłania PIT-11?
Przepisy ustawy o PIT nakładają na pracodawcę jedynie obowiązek dostarczenia w ściśle określonym terminie PIT-11 pracownikowi. Nie ma przy tym mowy o obowiązku posiadania potwierdzenia przekazania tego druku. Oznacza to, że skuteczne będzie przesłanie PIT-11 bez uzyskiwania dodatkowych poświadczeń. Na takim stanowisku stanął m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny, który w orzeczeniu z 2018 roku (sygn. akt. I SA/Po 418/18) uznał, że skoro w ustawie o PIT wskazane jest jedynie pojęcie "przesłania" druku, bez dalszego uściślenia, to należy uznać, że z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika dodatkowego obowiązku oznaczającego konieczność posiadania dowodu doręczenia PIT podatnikowi. Oznacza to, że doręczanie PIT-11 bez posiadania dowodu otrzymania go, jest tak samo skuteczne, jak w przypadku pracownika, który takie otrzymanie własnoręczne poświadczył.
Posiadanie potwierdzenia odbioru PIT-11 na korzyść pracodawcy
Choć w ustawie brak przepisu nakładającego na płatnika obowiązek posiadania poświadczenia odbioru druku PIT-11 przez pracownika, to dla bezpieczeństwa pracodawcy warto o takie potwierdzenie zadbać. W sytuacji spornej pracodawca może wówczas bez przeszkód potwierdzić, że druk PIT-11 został dostarczony do osoby zatrudnionej w ustawowym terminie. Poświadczeniem odebrania druku może być nie tylko własnoręczny podpis pracownika, lecz również potwierdzenie odebrania e-maila, w przypadku wysyłki PIT-11 drogą elektroniczną. To jednak nie wszystko. Programy komputerowe umożliwiające wygenerowanie i wysyłkę PIT-11 do pracownika, również umożliwiają pobranie potwierdzenia wysyłki druku do odbiorcy. W przypadku wysyłki druku drogą tradycyjną, pocztową – warto wysłać druk listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.