Od 1 października 2026 przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. będą musieli posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Dla firm oznacza to jednak coś więcej niż uruchomienie kolejnej elektronicznej skrzynki. Pismo przesłane przez urząd może zostać uznane za skutecznie doręczone po 14 dniach, nawet jeśli nikt go nie otworzy. Ekspertka SaldeoSMART zwraca uwagę, że obok technicznego przygotowania firmy powinny ustalić, kto będzie monitorował korespondencję, komu przekaże otrzymane dokumenty i kto przypilnuje wynikających z nich terminów.
Przedsiębiorcy objęci październikowym terminem to ostatnia grupa firm włączana do systemu, który funkcjonuje już na szeroką skalę. Od początku 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji między administracją a podmiotami niepublicznymi, o ile przepisy szczególne nie przewidują innej formy. Tylko do początku sierpnia za pośrednictwem systemu wysłano ponad 100 mln przesyłek, a w Bazie Adresów Elektronicznych znajdowało się 4,6 mln adresów.
– Już dziś przedsiębiorcy otrzymują przez e-Doręczenia pisma urzędowe. W praktyce spotykamy się chociażby z sytuacjami, w których urzędy miast przesyłają w ten sposób decyzje dotyczące podatku od nieruchomości. To pokazuje, że dla firm nie jest to już kwestia przygotowania się do przyszłego rozwiązania, ale organizacji codziennej obsługi korespondencji – mówi Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART, właścicielka biura rachunkowego.
Aktywna skrzynka to dopiero początek
Samo utworzenie adresu do e-Doręczeń nie oznacza jeszcze, że firma jest gotowa do korzystania z systemu. Adres trzeba aktywować, a następnie zadbać o regularne monitorowanie wpływającej korespondencji. Jednym z najważniejszych elementów przygotowania jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za obsługę skrzynki oraz ustalenie zastępstwa na czas jej nieobecności. W większych firmach znaczenie ma również aktualizowanie dostępów przy zmianach kadrowych, tak aby formalnie działający kanał komunikacji nie pozostał bez faktycznej obsługi.
– Warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorca może mieć kilka kanałów cyfrowego kontaktu z administracją. Przykładowo, jeśli posiada adres do e-Doręczeń, pisma ZUS wymagające potwierdzenia są kierowane właśnie tam, a ich kopia jest dostępna również na PUE/eZUS. Dostęp do korespondencji może otrzymać także odpowiednio umocowany pełnomocnik – np. księgowy lub biuro rachunkowe obsługujące przedsiębiorcę. Tym bardziej warto jasno ustalić, kto monitoruje poszczególne kanały i odpowiada za dalsze działanie – wskazuje ekspertka SaldeoSMART.
Odebranie pisma to dopiero pierwszy krok
Elektroniczne dostarczenie korespondencji rozwiązuje tylko pierwszy etap procesu. Odebrane pismo może wymagać odpowiedzi, zapłaty, przekazania dodatkowych dokumentów, złożenia wyjaśnień albo zaangażowania księgowości, działu prawnego czy innego pracownika. Firma musi więc wiedzieć nie tylko to, kto odbiera dokument, ale również do kogo powinien on trafić, kto odpowiada za wykonanie działania i gdzie można później sprawdzić status sprawy.
Samo przekazanie odebranego dokumentu dalej nie oznacza też, że firma zachowuje kontrolę nad sprawą. Wysłanie pisma mailem do kolejnej osoby nie daje pewności, że zostało ono przeczytane, ktoś przejął odpowiedzialność za dalsze działania, a termin został odnotowany. Jeśli informacje dotyczące jednej sprawy są rozproszone pomiędzy skrzynkami pocztowymi, komunikatorami i prywatnymi notatkami pracowników, trudno szybko ustalić, na jakim etapie znajduje się jej obsługa.
Cyfrowa korespondencja potrzebuje uporządkowanego obiegu
W tym miejscu znaczenia nabiera odpowiednio zorganizowany elektroniczny obieg dokumentów. Pozwala przechowywać dokumenty i związane z nimi informacje w jednym miejscu, porządkować kolejne etapy pracy oraz zachować historię komentarzy i ustaleń. W przypadku pisma odebranego przez e-Doręczenia oznacza to możliwość włączenia go do dalszego firmowego procesu zamiast pozostawienia w skrzynce lub przesyłania między pracownikami kolejnymi mailami.
– Cyfryzacja dokumentu nie oznacza jeszcze cyfryzacji całego procesu. Jeżeli pismo wpływa elektronicznie, ale później krąży między mailami i prywatnymi kalendarzami pracowników, firma nadal może stracić kontrolę nad odpowiedzialnością i terminem. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala połączyć oba etapy – odbiór dokumentu z jego dalszą obsługą – podkreśla Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART.
Firmy, które nie mają jeszcze aktywnego adresu do e-Doręczeń, powinny w pierwszej kolejności zadbać o jego uruchomienie. Podmioty, które skrzynkę już posiadają, mogą wykorzystać ostatnie dni na sprawdzenie procesu w praktyce: kto monitoruje wpływającą korespondencję, kto zastąpi tę osobę podczas nieobecności oraz w jaki sposób dokument trafi do pracownika odpowiedzialnego za dalsze działanie. Samo uruchomienie skrzynki nie zastąpi bowiem dobrze zorganizowanego procesu obsługi korespondencji.
Źródło: O SaldeoSMART